Zodra je Lightspeed Tasks gebruiksklaar hebt gemaakt, kun je checklists voor je werknemers configureren zodat ze precies weten wat er moet gebeuren en wanneer, en zodat jij kunt controleren of de taak correct is uitgevoerd.
Een checklist aanmaken
Checklists zijn lijsten met taken die moeten worden voltooid. Je kunt een checklist indelen op dag of op tijdstip, en aan specifieke personen of rollen toewijzen. Er kunnen e-mailnotificaties worden verzonden naar werknemers en managers om hen te herinneren aan een taak en om de voltooiing ervan te bevestigen.
- Ga naar Taakbeheer > Checklists in de backoffice.
- Klik op Checklist aanmaken.
- Vul de checklistinstellingen naar wens in.
- Klik op Checklist aanmaken om de configuratie van de checklist te voltooien.
Checklistinstellingen
Je voert de instellingen voor een checklist in wanneer je deze aanmaakt, maar je kunt deze altijd later nog bewerken. De instellingen bestaan uit een aantal onderdelen: Details, Notificaties en Taken.
Details
In de details van de checklist vind je de titel van de checklist, de gebruikers waarop de checklist van toepassing is, het tijdschema en andere basisinformatie.
| Instelling | Beschrijving |
|---|---|
| Checklisttitel | Dit is de naam van de checklist. Als je een beschrijvende naam kiest, kun je de checklist gemakkelijker herkennen. |
| Kopieën aanmaken voor | Voor bedrijven met meerdere locaties worden checklists toegewezen aan een of meerdere locaties. |
| Toegewezen aan | De gebruikerstag van de groep gebruikers die aan deze checklist is toegewezen. Configureer je gebruikerstags in de backoffice door naar Taakbeheer > Instellingen te gaan. |
| Vervaldagen | Vink het vakje aan naast elke dag waarop de checklist moet worden voltooid. Er kunnen meerdere dagen worden geselecteerd. Voor checklists die dagelijks moeten worden voltooid, kan Elke dag worden geselecteerd. |
| Vervaltijd | Selecteer het tijdstip waarop de checklist moet worden voltooid. Er kan maar één tijdstip worden geselecteerd. |
| Checklist zichtbaar | Selecteer wanneer de checklist zichtbaar moet zijn: Hele dag, Ochtend (00.00 tot 11.59 uur), Middag (12.00 tot 23.59 uur). |
Notificaties
Checklistnotificaties zijn optionele meldingen die kunnen worden verzonden om werknemers eraan te herinneren dat een checklist binnenkort moet worden voltooid of om te bevestigen dat een checklist is voltooid.
| Instelling | Beschrijving |
|---|---|
| Herinnering sturen 15 minuten voor de vervaltijd |
Schakel deze optie in om vijftien minuten voordat de checklist moet worden voltooid een herinneringsmail te sturen naar de geselecteerde ontvangers als de checklist nog niet is voltooid. Nadat deze functie is ingeschakeld, verschijnt een vervolgkeuzemenu met beschikbare backoffice-gebruikers en POS-gebruikers met een e-mailadres. Er kunnen meerdere ontvangers worden geselecteerd. |
| E-mailnotificatie sturen wanneer voltooid |
Schakel deze optie in om een e-mailnotificatie te verzenden naar de geselecteerde ontvangers wanneer de checklist is voltooid. Nadat deze functie is ingeschakeld, verschijnt een vervolgkeuzemenu met beschikbare backoffice-gebruikers en POS-gebruikers met een e-mailadres. Er kunnen meerdere ontvangers worden geselecteerd. |
Taken
Om taken aan een checklist toe te voegen klik je op de knop + Taak toevoegen. Er moet ten minste één taak aan een checklist worden toegevoegd om deze te kunnen opslaan.
| Instelling | Beschrijving |
|---|---|
| Titel van taak | De naam van de taak die moet worden voltooid. Maximaal 60 tekens. |
| Omschrijving (optioneel) | Een meer gedetailleerde beschrijving van de taak (indien nodig). Hier kun je aanvullende informatie of herinneringen toevoegen. |
| Antwoordtype |
Om de taak te voltooien, moet de toegewezen gebruiker een antwoord indienen op een Lightspeed Pulse-apparaat in de personeelsmodus. Selecteer het type antwoord dat het beste bij de taak past. Er is minimaal één antwoordtype vereist, maar het is mogelijk om meerdere opties te selecteren.
|
Het checklistoverzicht gebruiken
Backoffice-gebruikers met de juiste machtigingen kunnen rapporten over geplande checklists bekijken om de voltooiingspercentages en eventuele notificaties die aandacht vereisen te raadplegen. Gebruikers kunnen alleen rapporten zien voor de locaties waar ze toegang toe hebben.
Om het checklistoverzicht te bekijken, ga je naar Taakbeheer > Overzicht in de backoffice.
Gegevens in het overzicht
-
Datum: de datum of het datumbereik van het overzicht. Standaard wordt het rapport voor de huidige dag op de pagina weergegeven.
Klik op de datum om deze te wijzigen. Selecteer vervolgens een nieuwe start- en einddatum in de kalender die verschijnt. Als je één dag wilt bekijken, selecteer je dezelfde datum als start- en als einddatum. Klik op Toepassen om het rapport met het nieuwe datumbereik te bekijken.
- Locatie: checklists worden gesorteerd op locatie.
- Voltooiingspercentage: de fractie en het percentage voltooide checklists, evenals een lijngrafiek waarin het percentage voltooide checklists te zien is.
- Naam: titel van de checklist.
- Te voltooien voor: de deadline voor voltooiing van de checklist.
- Status: de actuele status van de checklist: In uitvoering of Onvoltooid.
- Voortgang: de fractie en het percentage voltooide taken, evenals een lijngrafiek waarin het percentage voltooide taken te zien is.
Het aantal rijen per pagina en de paginanavigatie staan onder aan het gedeelte van elke locatie.
Voltooiingslogboeken bekijken
Om de voltooiingslogboeken voor een checklist te bekijken, klik je op de titel van die checklist in het overzicht.
Gegevens in het voltooiingslogboek
- Overzicht: geeft Voltooiingspercentage weer als het percentage voltooide taken, Voltooide taken als het aantal voltooide taken en Tijd tussen taken als de gemiddelde tijd tussen het voltooien van taken.
- Taak: de naam van de taak.
- Status: de actuele status van de taak: Voltooid, In uitvoering of Onvoltooid.
- Voltooid door: de naam van de gebruiker die de taak heeft voltooid en de datum en het tijdstip waarop deze is voltooid.
- Problemen: eventuele problemen of ontbrekende informatie met betrekking tot de voltooiing van de taak worden hier vermeld. Het kan bijvoorbeeld gaan om een ontbrekend antwoord of een temperatuur die lager is dan de ingestelde minimumwaarde.
- Opmerking: eventuele aanvullende opmerkingen of informatie van de gebruiker die de taak uitvoert.
Om de taakdetails te bekijken, klik je op het pijlpictogram aan het begin van de rij.
Een checklist bewerken
Bewerk een checklist als je wijzigingen wilt aanbrengen, bijvoorbeeld als je de toegewezen gebruikers moet wijzigen, taken moet toevoegen of verwijderen, of de instellingen voor notificaties moet bijwerken.
- Ga naar Taakbeheer > Checklists in de backoffice.
- Klik op de naam van de checklist die je wilt bewerken.
- Breng de vereiste wijzigingen aan in de checklistinstellingen.
- Klik op Checklist bijwerken om op te slaan.
Je kunt de volgorde van een checklist wijzigen door de twee horizontale streepjes links van een taaknaam naar een andere positie te slepen.
Een checklist verwijderen
Verwijder checklists die je niet meer gebruikt, zodat ze uit de backoffice worden verwijderd.
- Ga naar Taakbeheer > Checklists in de backoffice.
- Klik op het prullenbakpictogram in de rij van de checklist die je wilt verwijderen.
-
Controleer het bericht dat verschijnt.
Als een checklist wordt verwijderd, worden ook alle taken in die checklist verwijderd. Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt.
- Klik op Checklist verwijderen om de verwijdering te bevestigen.
Wat nu?
Lightspeed Tasks gebruiken in Lightspeed Pulse
In de Lightspeed Pulse-app kan personeel de checklists voltooien die je voor Lightspeed Tasks hebt geconfigureerd.
Lightspeed Tasks configureren
Kom te weten hoe je Lightspeed Tasks kunt configureren, gebruikerstags kunt aanmaken en de Pulse-app in de personeelsmodus kunt zetten.