Zodra je Lightspeed Tasks gebruiksklaar hebt gemaakt, kun je checklists voor je werknemers configureren zodat ze precies weten wat er moet gebeuren en wanneer, en zodat jij kunt controleren of de taak correct is uitgevoerd.

Een checklist aanmaken

Checklists zijn lijsten met taken die moeten worden voltooid. Je kunt een checklist indelen op dag of op tijdstip, en aan specifieke personen of rollen toewijzen. Er kunnen e-mailnotificaties worden verzonden naar werknemers en managers om hen te herinneren aan een taak en om de voltooiing ervan te bevestigen.

1. Ga naar Lightspeed Tasks > Checklists in de backoffice.
2. Klik op Checklist aanmaken.
3. Vul de checklistinstellingen naar wens in.
4. Klik op Checklist aanmaken om de configuratie van de checklist te voltooien.

Checklistinstellingen

Je voert de instellingen voor een checklist in wanneer je deze aanmaakt, maar je kunt deze altijd later nog bewerken. De instellingen bestaan uit een aantal onderdelen: Details, Notificaties en Taken.

Details

In de details van de checklist vind je de titel van de checklist, de gebruikers waarop de checklist van toepassing is, het tijdschema en andere basisinformatie.

Notificaties

Checklistnotificaties zijn optionele meldingen die kunnen worden verzonden om werknemers eraan te herinneren dat een checklist binnenkort moet worden voltooid of om te bevestigen dat een checklist is voltooid.

Taken

Om taken aan een checklist toe te voegen klik je op de knop + Taak toevoegen. Er moet ten minste één taak aan een checklist worden toegevoegd om deze te kunnen opslaan.

Het checklistoverzicht gebruiken

Backoffice-gebruikers met de juiste machtigingen kunnen rapporten over geplande checklists bekijken om de voltooiingspercentages en eventuele notificaties die aandacht vereisen te raadplegen. Gebruikers kunnen alleen rapporten zien voor de locaties waar ze toegang toe hebben.

Om het checklistoverzicht te bekijken, ga je naar Lightspeed Tasks > Overzicht in de backoffice.

Gegevens in het overzicht

• Datum: de datum of het datumbereik van het overzicht. Standaard wordt het rapport voor de huidige dag op de pagina weergegeven.

  Klik op de datum om deze te wijzigen. Selecteer vervolgens een nieuwe start- en einddatum in de kalender die verschijnt. Als je één dag wilt bekijken, selecteer je dezelfde datum als start- en als einddatum. Klik op Toepassen om het rapport met het nieuwe datumbereik te bekijken.

• Locatie: checklists worden gesorteerd op locatie.
• Voltooiingspercentage: de fractie en het percentage voltooide checklists, evenals een lijngrafiek waarin het percentage voltooide checklists te zien is.
• Naam: titel van de checklist.
• Te voltooien voor: de deadline voor voltooiing van de checklist.
• Status: de actuele status van de checklist: In uitvoering of Onvoltooid.
• Voortgang: de fractie en het percentage voltooide taken, evenals een lijngrafiek waarin het percentage voltooide taken te zien is.

Het aantal rijen per pagina en de paginanavigatie staan onder aan het gedeelte van elke locatie.

Voltooiingslogboeken bekijken

Om de voltooiingslogboeken voor een checklist te bekijken, klik je op de titel van die checklist in het overzicht.

Gegevens in het voltooiingslogboek

• Overzicht: geeft Voltooiingspercentage weer als het percentage voltooide taken, Voltooide taken als het aantal voltooide taken en Tijd tussen taken als de gemiddelde tijd tussen het voltooien van taken.
• Taak: de naam van de taak.
• Status: de actuele status van de taak: Voltooid, In uitvoering of Onvoltooid.
• Voltooid door: de naam van de gebruiker die de taak heeft voltooid en de datum en het tijdstip waarop deze is voltooid.
• Problemen: eventuele problemen of ontbrekende informatie met betrekking tot de voltooiing van de taak worden hier vermeld. Het kan bijvoorbeeld gaan om een ontbrekend antwoord of een temperatuur die lager is dan de ingestelde minimumwaarde.
• Opmerking: eventuele aanvullende opmerkingen of informatie van de gebruiker die de taak uitvoert.

Om de taakdetails te bekijken, klik je op het pijlpictogram aan het begin van de rij.

Taken importeren

Je kunt taken importeren om sneller een nieuwe checklist aan te maken. Download een CSV-sjabloon, voeg de taken aan het bestand toe en upload het vervolgens om de taken aan een nieuwe checklist toe te voegen.

Je kunt alleen taken importeren wanneer je een nieuwe checklist aanmaakt. Je kunt geen taken importeren om taken in een bestaande checklist te vervangen.

Een sjabloon downloaden

1. Log in op de backoffice met je Lightspeed Restaurant-inloggegevens.
2. Selecteer in het navigatiemenu Lightspeed Tasks > Checklists.
3. Klik op Importeren uit bestand.
4. Klik in het pop-upvenster Taken importeren op Lightspeed-importspreadsheet (.csv). Het sjabloon wordt dan automatisch gedownload.

Het bestand voorbereiden voor import

Open het gedownloade CSV-bestand en voeg de taakgegevens toe. Zorg dat het bestand voldoet aan de volgende opmaakeisen voordat je het uploadt:

1. Wijzig de kolomkoppen in het sjabloon niet.
2. Vul per rij één taak in.
3. Gebruik voor elk veld van elke taak de onderstaande indeling.
4. Elke rij moet een taaknaam bevatten.
5. Zorg dat in elk veld alle tekst op één regel staat. Splits beschrijvingen bijvoorbeeld niet in alinea’s.
6. Tellingen en meerkeuzevragen kunnen niet worden geïmporteerd.
7. Als je voor Temperature (Temperatuur) de optie 'Yes' (Ja) selecteert, voer dan waarden in voor Min temperature (Min. temperatuur) en Max temperature (Max. temperatuur).
8. Voeg maximaal 255 taken per bestand toe.
9. Gebruik maximaal 255 tekens voor tekstvelden.
10. Het sjabloon is al een CSV-bestand. Behoud de CSV-indeling (.csv) wanneer je de wijzigingen opslaat:
    • Opslaan als CSV in Excel
    • Opslaan als CSV in Numbers

Raadpleeg de beschrijvingen van de instellingen voor de definities van elk veld en elk antwoordtype.

Het sjabloon uploaden

1. Selecteer in het navigatiemenu Lightspeed Tasks > Checklist.
2. Klik op Importeren uit bestand.
3. In het pop-upvenster Taken importeren kun je het voorbereide CSV-bestand selecteren door te bladeren of door het te slepen.
4. Klik op Taken importeren.

Nadat je het bestand hebt geüpload, worden de gegevens gevalideerd. Als het bestand fouten bevat, krijg je een bericht te zien waarin de rij en kolom worden vermeld en wordt uitgelegd wat er moet worden gecorrigeerd. De checklist wordt pas aangemaakt nadat je de fouten hebt gecorrigeerd.

Als het bestand in orde is, word je teruggeleid naar de nieuwe checklist, met in het gedeelte Taken de taken die automatisch zijn toegevoegd vanuit het CSV-bestand.  Vervolgens kun je de checklistinstellingen eventueel bewerken. Klik daarna op Checklist aanmaken. De nieuwe checklist wordt dan aangemaakt en de geïmporteerde taken en checklistinstellingen worden opgeslagen.

Een checklistsjabloon gebruiken

In plaats van checklists helemaal zelf samen te stellen of taken te importeren, kun je ook kant-en-klare checklistsjablonen (zoals Front-of-house openen of Back-of-house afsluiten) gebruiken om sneller aan de slag te gaan. Wanneer je een sjabloon selecteert, wordt automatisch een nieuwe checklist met vooraf ingevulde taken aangemaakt. Als je de taken wilt bekijken voordat je een sjabloon selecteert, klik je op het oogpictogram (Voorbeeld).

Een checklist bewerken

Bewerk een checklist als je wijzigingen wilt aanbrengen, bijvoorbeeld als je de toegewezen gebruikers moet wijzigen, taken moet toevoegen of verwijderen, of de instellingen voor notificaties moet bijwerken.

1. Ga naar Lightspeed Tasks > Checklists in de backoffice.
2. Klik op de naam van de checklist die je wilt bewerken.
3. Breng de vereiste wijzigingen aan in de checklistinstellingen.
4. Klik op Checklist bijwerken om op te slaan.

Je kunt de volgorde van een checklist wijzigen door de twee horizontale streepjes links van een taaknaam naar een andere positie te slepen.

Een checklist verwijderen

Verwijder checklists die je niet meer gebruikt, zodat ze uit de backoffice worden verwijderd.

1. Ga naar Lightspeed Tasks > Checklists in de backoffice.
2. Klik op het prullenbakpictogram in de rij van de checklist die je wilt verwijderen.

3. Controleer het bericht dat verschijnt.

   Als een checklist wordt verwijderd, worden ook alle taken in die checklist verwijderd. Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt.

4. Klik op Checklist verwijderen om de verwijdering te bevestigen.

Wat nu?