Facturen worden automatisch gegenereerd en naar de factuurontvanger gemaild wanneer een abonnementsbetaling voor je Lightspeed Restaurant-account moet worden gedaan. Ze zijn ook beschikbaar in de backoffice onder de tab Facturen. Op de facturen staan het verschuldigde bedrag, de inbegrepen items en services, en andere relevante factuurgegevens. Je geselecteerde abonnement, betaalfrequentie en het aantal POS-apparaten in je account bepalen de hoogte van je facturatiebedrag.

Als de pagina Abonnement en facturering er anders uitziet, is je account gekoppeld aan een ander type facturatiesysteem. Om je factuur te downloaden of te betalen op de verouderde pagina Facturen, klik je op de vervolgkeuze Acties bij de gekozen factuur en klik je vervolgens op de gewenste actie.

Abonnementsgegevens bekijken

Op de pagina Abonnement en facturering kun je je abonnements- en factuurgegevens bekijken, je facturen online betalen en de betaalstatus ervan controleren.

1. Log in op de backoffice met je Lightspeed-inloggegevens.
2. Klik rechtsboven op je naam > en vervolgens op Facturen.

Bekijk in één oogopslag informatie over je abonnement in het gedeelte Details. Hier zie je de datum waarop je abonnement eindigt, de naam van je bedrijf en het aantal apparaten dat aan je account is gekoppeld.

Klik op Toevoegingen om alle toevoegingen te bekijken die aan dit account zijn gekoppeld, zoals Advanced Insights.

Klik op Support krijgen om toegang te krijgen tot ondersteuningsopties, inclusief je PIN en de contactgegevens van je accountmanager.

• Abonnements-ID: de unieke ID die aan het abonnement is gekoppeld.
• Support-PIN: de persoonlijke PIN die wordt gebruikt om je bedrijf te identificeren bij Support.
• Helpopties: ga naar ons Helpcentrum of annuleer je abonnement.
• Contact opnemen met accountmanager: het e-mailadres van je accountmanager.

Facturen openen

Facturen bekijken vanuit de backoffice

Bekijk en betaal je facturen direct vanuit de backoffice.

1. Log in op de backoffice met je Lightspeed-inloggegevens.
2. Klik rechtsboven op je naam > en vervolgens op Facturen.
3. Scroll omlaag naar het gedeelte Factuurgeschiedenis om uitgebreide informatie over je facturen te bekijken.

• Zoeken op factuur-ID: zoeken naar een factuur op basis van het INVS-nummer.
• Overzichts-ID: het factuurnummer dat bij de specifieke facturatieperiode hoort. Klik op de overzichts-ID van de factuur om een pdf-versie te downloaden.
• Status: de status van je factuurbetaling. De betalingsopties zijn afhankelijk van de status van de factuur. De optie om een betaling te doen of automatische betaling in te stellen verschijnt als een factuur nog niet volledig is betaald.
  • Betaald: de factuur is volledig betaald.
  • Gedeeltelijk betaald: de factuur is deels betaald voor de vervaldatum.
  • Openstaand: er is geen betaling gedaan op de factuur, maar de vervaldatum is nog niet voorbij.
  • Vervallen: er is geen betaling gedaan op de factuur en de vervaldatum is voorbij.
• Vervaldatum: de uiterlijke betaaldatum van de factuur.
• Totaal: het totale te betalen bedrag van de factuur.
• Openstaand saldo: het resterende bedrag van de factuurbetaling.

Facturen uit e-mail downloaden

Zodra de factuur is gegenereerd, ontvangt de factuurgebruiker een e-mail met een pdf-bestand dat je kunt downloaden om de gegevens te bekijken.

1. Log in op het e-mailadres dat is gekoppeld aan je Lightspeed Restaurant-account.
2. In je inbox vind je een e-mail van Lightspeed (do_not_reply@lightspeedhq.com) met je factuur. Als je de e-mail niet in je inbox ziet staan, controleer dan de map met spam of ongewenste e-mail.
3. Open de e-mail.
4. Download de factuur als pdf-bestand.

Facturen

Op de factuur staat het te betalen bedrag voor je Lightspeed-abonnement en andere gegevens, zoals je factuurnummer en abonnementsgegevens. De factuur kan er anders uitzien dan het getoonde voorbeeld, maar zal vergelijkbare informatie bevatten. Je kunt pdf-facturen openen vanuit de e-mail die door Lightspeed naar de factuurgebruiker is gestuurd en via de backoffice.

De eerste pagina van sommige facturen is een overzichtspagina met een opsomming van het factuurnummer, het bedrag, het rekeningsaldo, de vervaldatum en de betalingsvoorwaarden. Als automatische betaalmethode is ingeschakeld, worden ook de voldane betalingen weergegeven. De volledig factuur bevat aanvullende informatie zoals de facturatieperiode, je contactgegevens, contactgegevens van de afdeling facturatie van Lightspeed en een overzicht van je Lightspeed-abonnementsproducten.

Achterstallige facturen

Als een factuur achterstallig is, verschijnt er een banner in zowel de backoffice als op het login-scherm van de POS. Je hebt 14 dagen de tijd om te betalen, anders wordt je toegang tot de backoffice opgeeschort en heb je alleen nog toegang tot de pagina Facturen. Er verschijnt ook een waarschuwing op de POS wanneer je een bestelling start.

Als de betaling na nog eens 14 dagen niet is ontvangen, wordt je toegang tot de backoffice volledig geblokkeerd en moet je contact opnemen met Support om je account te herstellen. Op de POS verschijnt de waarschuwing zowel wanneer je een bestelling start als wanneer je een betaling aanneemt. We raden je aan om automatische betaalmethoden in te schakelen om gemiste betalingen te voorkomen.

Zodra een factuur is betaald, worden de banners en waarschuwingen verwijderd binnen een uur nadat Lightspeed de betaling heeft bevestigd. Om lange verwerkingstijden te voorkomen, raden we je aan om voor de betaling van achterstallige facturen een creditcard of betaalpas te gebruiken in plaats van een bankoverschrijving. Als een banner, zelfs na betaling, nog steeds wordt weergegeven, kun je het beste contact opnemen met Support.

Facturen betalen

Betaal facturen om de openstaande betaling voor je Lightspeed Restaurant-abonnement te voldoen. Afhankelijk van het abonnementstype dat je hebt geselecteerd, wordt maandelijks of jaarlijks een nieuwe factuur aangemaakt. Je krijgt een bericht per e-mail zodra er een nieuwe factuur beschikbaar is. Je kunt facturen online betalen met creditcard, Bacs (alleen in het VK) of een SEPA-machtiging (alleen in de EU).

Als je nog gebruikmaakt van de verouderde pagina Facturen, kun je niet betalen via de e-mailfactuur en moet je naar https://www.lightspeedhq.com/pay gaan om betalingen te doen.

• Betalen via Facturen

  Ondernemers in Europa, Noord-Amerika, het Midden-Oosten en Afrika kunnen facturen rechtstreeks betalen vanuit het factuuroverzicht of door in de backoffice te klikken op Betalen. Betalingen vanuit het factuuroverzicht en de backoffice kunnen worden gedaan met een creditcard, Bacs (alleen VK), Bancontact, iDeal, (alleen Nederland en Duitsland) of SEPA (alleen Europese Unie).

  Facturen betalen vanuit de backoffice

  1. Log in op de backoffice met je Lightspeed-inloggegevens.
  2. Klik rechtsboven op je naam > en vervolgens op Facturen.

  3. Zoek de factuur die je wilt betalen en klik op Betalen.

     

  4. Selecteer vanuit de betaallink een betaalmethode en vul de verplichte velden in. Desgewenst kun je hier de geselecteerde betaalmethode opslaan om toekomstige facturen automatisch te voldoen.
  5. Klik op Betalen.
  6. Controleer in je e-mailinbox of je een betalingsbevestiging hebt ontvangen.

  Facturen betalen vanuit het factuuroverzicht

  1. Log in op het e-mailadres dat is gekoppeld aan je Lightspeed Restaurant-account.
  2. In je inbox vind je een e-mail van Lightspeed (do_not_reply@lightspeedhq.com) met je factuur. Als je de e-mail niet in je inbox ziet staan, controleer dan de map met spam of ongewenste e-mail.

  3. Klik op Factuur betalen en voer je betalingsgegevens in.

     

  4. Controleer in je e-mailinbox of je een betalingsbevestiging hebt ontvangen.

• Betalen via Lightspeed-facturatie

  Ondernemers in Noord-Amerika, Australië en Nieuw-Zeeland kunnen facturen betalen via Lightspeed-facturatie. Deze betalingen kunnen worden gedaan met een creditcard.

  Facturen betalen via Lightspeed-facturatie

  1. Ga naar www.lightspeedhq.com/pay.

  2. Voer het factuurnummer en het totale factuurbedrag in.

     

  3. Klik op Next Step (Volgende stap).
  4. Controleer je betaalgegevens.
  5. Voer je payment information (betaalgegevens) in en verstuur de betaling.
  6. Controleer in je e-mailinbox of je een betalingsbevestiging hebt ontvangen.

Automatische betaalmethode configureren en beheren

Automatische betaalmethoden zijn alleen beschikbaar in Noord-Amerika, Europa, het Midden-Oosten en Afrika. Ondernemers in Azië, Australië en Nieuw-Zeeland moeten handmatig betalen via Lightspeed-facturatie.

Als je automatische betaalmethode configureert voor je Lightspeed-account, wordt de betaling van nieuwe facturen automatisch verwerkt op de dag dat ze worden aangemaakt. Op die manier mis je nooit meer een betaling en hoef je je betaalgegevens niet meer handmatig in te voeren. Nadat je automatische betaalmethode hebt geconfigureerd, kun je de betaalmethode indien nodig bijwerken.

Automatische betaalmethoden instellen via de backoffice

Creditcard, Bacs (alleen VK) en SEPA (alleen Europese Unie) zijn de enige betaalmethoden die beschikbaar zijn voor het inschakelen van automatische betaalmethoden vanuit de backoffice. Als een automatische betaling wordt geweigerd door je bank, blijven automatische betaalmethoden mislukken tot de betaalmethode is bijgewerkt.

1. Log in op de backoffice met je Lightspeed-inloggegevens.
2. Klik rechtsboven op je naam > en vervolgens op Facturen.

3. Klik op Betaalmethode beheren.

   

4. Voer de betaalgegevens in.
5. Selecteer het vakje bij Gebruik deze betaalmethode om facturen automatisch te betalen en klik op Toevoegen.
6. Klik op Klaar.

De betaalmethode voor automatische betaalmethode bijwerken via de backoffice

Werk je automatische betaalmethode bij door een nieuwe betaalmethode te maken of over te schakelen op een al opgeslagen betaalmethode in de backoffice. Gebruik dit om een betaalmethode te verwijderen die je niet meer wilt gebruiken. Je moet een betaalmethode toevoegen of verwisselen voordat je de oude kunt verwijderen.

1. Log in op de backoffice met je Lightspeed-inloggegevens.
2. Klik rechtsboven op je naam > en vervolgens op Facturen.
3. Klik op Betaalmethode beheren.
4. Klik op +Betaalmethode toevoegen of Bijwerken om de gegevens van een kaart bij te werken.
5. Als je een nieuwe betaalmethode toevoegt, klik je op Gebruiken voor automatische betaling voor de nieuwe betaalmethode.

6. Klik op Verwijderen op de betaalmethode die je niet meer wilt gebruiken voor automatische betalingen.

   

7. Klik op Klaar.

Als je creditcard binnen een maand verloopt of als er een fout is opgetreden in het automatische betaalmethodesysteem, verschijnt er een waarschuwingsbanner in de backoffice. Klik op Betaalmethode bijwerken of Betalen op deze banner om de gegevens van je automatische betaalmethode bij te werken of een betaling te doen op een openstaande of vervallen factuur.

Factuurgegevens bijwerken

Werk de factuurgegevens voor je Lightspeed Restaurant-account bij om de contactgegevens, het bedrijfsadres en de btw-ID te wijzigen die op facturen verschijnen. Houd deze informatie up-to-date zodat dat facturen nauwkeurig zijn en juist kunnen worden verwerkt. Wijzigingen in factuurgegevens zijn van toepassing op alle toekomstige facturen, maar niet op facturen die al zijn uitgegeven.

Om de factuurgegevens op toekomstige facturen bij te werken:

1. Zoek je factuurnummer op in je e-mail of in de backoffice.
2. Neem contact op met de afdeling facturatie of met je accountmanager voor een update van je factuurgegevens.

Wat nu?