Bij een voorraadtelling tel je de fysieke voorraad en vergelijk je deze met geregistreerde hoeveelheden om je voorraadniveaus te beoordelen. De Lightspeed Inventory-module helpt hierbij middels tools waarmee je tellingen kunt bijhouden en uitvoeren.

In deze handleiding wordt uitgelegd hoe je een voorraadtelling begint, items telt, aanpassingen van je voorraadniveaus indient en voltooide tellingen bekijkt. Volg deze stappen voor up-to-date registratie, om het risico op afwijkingen te verminderen en om de efficiëntie te verbeteren.

Voorraadtellingen starten en hervatten

Om te beginnen met voorraadtellingen, start je een nieuwe voorraadtelling of hervat je een bestaande concept-voorraadtelling. Dit hoofdstuk begeleidt je door deze eerste stappen om aan de slag te gaan.

1. Log in op de Lightspeed Inventory-module met je Lightspeed-inloggegevens.
2. Selecteer in het navigatiemenu Voorraadbeheer > Voorraadtellingen.
3. Klik op Nieuwe voorraadtelling om een nieuwe telling te starten of klik op Hervatten om door te gaan met een concept-voorraadtelling.
   • Gebruik een nieuwe voorraadtelling voor elke afzonderlijke voorraadtelling. Als je bijvoorbeeld wekelijks telt, is elke week een nieuwe voorraadtelling.
   • Hervat een concept-voorraadtelling om door te gaan met een begonnen maar nog niet ingediende/afgeronde voorraadtelling. Terwijl je items telt, wordt de voortgang automatisch opgeslagen als een concept-voorraadtelling. Meerdere medewerkers kunnen samen tellen door elk dezelfde voorraadtelling te hervatten vanaf verschillende apparaten.

   

Nadat je een voorraadtelling bent gestart of hebt hervat, kom je op de pagina waar je je voorraaditems kunt tellen.

Items tellen

Nadat je een voorraadtelling bent gestart of hebt hervat, moet je de items in je voorraad tellen. Deze sectie beschrijft het telproces. Als er meerdere medewerkers tellen, zorgen realtime updates op alle apparaten dat iedereen gecoördineerd blijft.

Wijzigingen worden automatisch elke paar seconden opgeslagen. Als je moet pauzeren, kun je op een later moment altijd de concept-voorraadtelling hervatten.

1. Als je voorraadlocaties hebt geconfigureerd, selecteer dan een locatie om een lijst te zien met items die in die ruimte zijn opgeslagen.

   

2. Gebruik het zoekveld of scrol door de lijst om het te tellen item te vinden en klik op de naam van het item.
3. Voer aan de rechterkant de exacte hoeveelheid in het veld Eenheden in of gebruik de knoppen +/- om de waarde met één aan te passen.

   

4. Klik op Opslaan, naar volgend item om op te slaan en door te gaan naar het volgende item in de lijst, of klik op het volgende item dat je wilt tellen.
5. (Optioneel) Om een geselecteerd item over te slaan zonder het te tellen, klik je op Dit item niet meetellen of klik je op een ander item in de lijst.
6. Herhaal stap 1 tot en met 5 voor alle items die je wilt tellen.

   Opmerking: Niet getelde items verschijnen met een - - in de kolom Getelde hoeveelheid en worden meegenomen in de telling. Als je een item op 0 wilt zetten, moet je het als 0 tellen voordat je de telling verzendt.

7. Nadat alle gewenste items zijn geteld, dien je de voorraadtelling in om deze af te ronden.

Een voorraadtelling indienen

Zodra alle items zijn geteld, is het indienen van de voorraadtelling de laatste stap om je voorraadniveaus te updaten. In deze sectie wordt uitgelegd hoe je je tellingen controleert en afrondt, zodat alle wijzigingen nauwkeurig worden weergegeven in je voorraadadministratie.

Voordat je een voorraadtelling indient, moet je zorgen dat alle medewerkers klaar zijn met tellen. Elke medewerker die nog aan het tellen is, wordt weergegeven met een letter bovenaan de telling. Eenmaal ingediend, kunnen er geen extra wijzigingen meer worden aangebracht in de voorraadtelling.

1. Klik tijdens een voorraadtelling op Voorraadtelling controleren om de resulterende voorraadwijzigingen te bekijken.
2. (Optioneel) Als er items verkeerd zijn geteld, selecteer dan het item in de lijst en klik op Opnieuw tellen om het aantal aan te passen. Klik op Wijzigingen toepassen om te voltooien.
3. Voer een Naam voorraadtelling in en klik vervolgens op Voorraadtelling indienen > Indienen om de telling af te ronden. De voorraadniveaus van je items worden automatisch geüpdatet om de nieuwe getelde hoeveelheden weer te geven.

Afgeronde voorraadtellingen bekijken

Nadat je je voorraadtellingen hebt ingediend, kun je historische gegevens bekijken om inzicht te krijgen in de invloed ervan op je voorraad. In deze sectie vind je instructies voor toegang tot en het analyseren van eerdere voorraadtellingen, zodat je voorraadwijzigingen kunt bijhouden en weloverwogen beslissingen kunt nemen.

1. Log in op de Lightspeed Inventory-module met je Lightspeed-inloggegevens.
2. Selecteer in het navigatiemenu Voorraadbeheer > Voorraadtellingen.
3. Klik op de naam van een voorraadtelling om meer informatie te bekijken.

De detailpagina geeft de datum van de voorraadtelling en de e-mailadressen van alle gebruikers die eraan hebben gewerkt weer. Het totale aantal verschillen, de kosten van die verschillen en de totale waarde van je getelde voorraaditems worden ook weergegeven. Je kunt zoeken op item, filteren op omzetgroep en per item een uitsplitsing bekijken.

Klik op Exporteren naar CSV om de itemtabel te exporteren naar een spreadsheet.