Om de OpenTable-integratie te gebruiken heb je een OpenTable-account nodig. Als je nog geen account hebt aangemaakt, ga dan naar OpenTable om er een aan te maken.

OpenTable is een reserveringsplatform dat je helpt bij het beheren en plaatsen van reserveringen in je restaurant. Zo kun je wachttijden verkorten en de capaciteit van je restaurant maximaal benutten.

De OpenTable-integratie met Lightspeed Restaurant synchroniseert de gast- en reserveringsgegevens van OpenTable met Lightspeed en stuurt financiële gegevens terug naar OpenTable.

Wanneer je een reservering in OpenTable plaatst, verschijnt deze op je tafelindeling in Lightspeed Restaurant. De status van de reservering wordt in OpenTable gedurende de maaltijd bijgewerkt totdat de kassabon in Lightspeed Restaurant volledig is betaald. De tafelstatus wordt in de volgende volgorde bijgewerkt: aanwezig, voorgerecht, hoofdgerecht, dessert, betaald.

De functies van de OpenTable-integratie

• Meer gegevens: met de OpenTable-integratie kun je alle informatie over de eetervaring van een gast aan de reserveringen in OpenTable koppelen.
• Vloeiende overgangen: zodra een gast plaatsneemt in OpenTable, wordt de informatie over de gast en de reservering meteen aan de POS doorgegeven.
• Updates over de tafelstatus verzenden: de functie Course Mapping werkt de actuele status van een tafel continu bij op het OpenTable-vloerplan.

De OpenTable-integratie configureren en gebruiken

• De OpenTable-integratie configureren: leer hoe je de OpenTable-integratie inschakelt en de OpenTable-integratie-instellingen configureert.
• De OpenTable-integratie gebruiken: leer hoe je reserveringen beheert in de OpenTable Guest Center-webapp en Lightspeed Restaurant.

Veelgestelde vragen

Abonnement

• Nee, de OpenTable-integratie is gratis voor ondernemers met bestaande Lightspeed- en OpenTable-accounts.

Configuratie

• Als je de OpenTable-integratie vóór december 2022 hebt uitgeschakeld, moet je OpenTable verbinden en verzoeken om de integratie uit hun systeem te verwijderen voordat je deze opnieuw activeert in de backoffice van Lightspeed.

• Wanneer de instelling voor het automatisch aanmaken van rekeningen is ingeschakeld, worden alle rekeningen standaard toegewezen aan dit rekeningprofiel, zelfs als er een ander rekeningprofiel is gepland.
  Om te voorkomen dat het geplande bedragprofiel wordt overschreven, schakel je het automatisch aanmaken van rekeningen uit in de backoffice.
  Om het standaard rekeningprofiel voor rekeningen die zijn geopend door OpenTable in de backoffice te wijzigen, ga je naar de bedrijfslocatie onder Integratie > Online bestellen > Reserveringen.

• We raden ten zeerste aan om Lightspeed Restaurant POS open te houden op een van je apparaten om vertragingen bij het openen van rekeningen op de POS te voorkomen. Het apparaat dat is toegewezen om bestellingen voor reserveringen te ontvangen, kan worden ingesteld in de backoffice voor de bedrijfslocatie onder Integratie > Online bestellen > Reserveringen.
  De Restaurant POS-app moet tijdens de shift actief zijn op je hoofdapparaat, maar je kunt schakelen tussen applicaties op andere apparaten.

Reserveringen

• De OpenTable-integratie draagt de volledige naam, het e-mailadres en het telefoonnummer van de gast over van OpenTable naar de Lightspeed POS-app.

• Als het automatisch aanmaken van rekeningen is ingeschakeld, wordt de rekening geopend wanneer de groep is gemarkeerd als gedeeltelijk toegewezen in OpenTable.

• Als het automatisch aanmaken van rekeningen is ingeschakeld, wordt er een rekening geopend bij de tafel met de laagste numerieke waarde wanneer je twee tafels samenvoegt voor een reservering.

• Het bekijken van aankomende reserveringen wordt momenteel niet ondersteund door de OpenTable-integratie.

• Wanneer er een reservering wordt geannuleerd in OpenTable, wordt de overeenkomstige rekening geannuleerd in de POS en wordt de tafelstatus bijgewerkt in OpenTable.

• Het beheer van wachtlijsten wordt momenteel niet ondersteund door de OpenTable-integratie.

Bestellingen

• Het versturen van bestellingen van OpenTable naar het Kitchen Display System wordt momenteel niet ondersteund door de OpenTable-integratie.

• Eventuele wijzigingen die worden aangebracht aan een bestelling in OpenTable worden niet gesynchroniseerd met de POS. Om de bestelling bij te werken, moet je deze handmatig bijwerken in de Restaurant POS-app.

• Als er twee items met verschillende tafelstatusmappings worden verzonden voor dezelfde gang, zal de meest recente tafelstatus worden gebruikt. Bijvoorbeeld: het ene item heeft als statistiekgroep Salade en heeft de status Voorgerecht toegewezen gekregen, terwijl een ander item als statistiekgroep Burger heeft en de status Hoofdgerecht toegewezen heeft gekregen. Als beide items in dezelfde gang worden verzonden, zal de tafelstatus in OpenTable worden ingesteld op Hoofdgerecht.

Rekeningen

• Als het automatisch aanmaken van rekeningen is ingeschakeld, worden alle rekeningen die zijn gesplit vanaf de eerste rekening weergegeven in OpenTable.

• Geannuleerde rekeningen worden weergegeven naast de oorspronkelijke rekening in het OpenTable-gastenboek.

• Als een gast een rekening na de maaltijd ontvangt, betekent dit dat e-mailnotificaties zijn ingeschakeld. Om e-mailnotificaties uit te schakelen, moet je deze instelling uitschakelen in de backoffice.

• Automatische sluiting van rekeningen wordt momenteel niet ondersteund door de OpenTable-integratie. Je moet rekeningen handmatig sluiten in OpenTable om de tafel vrij te maken.

• Als je tussen tafels schakelt in OpenTable wanneer het automatisch aanmaken van rekeningen is ingeschakeld, blijft de synchronisatie van rekeningen werken. Je moet de rekening dan echter automatisch naar de nieuwe tafel verplaatsen.

• Fooien die na betaling in de Restaurant POS-app worden toegevoegd, worden niet weergegeven op de rekening die in OpenTable te zien is.

Probleemoplossing

• Er zijn twee mogelijke redenen waarom geopende rekeningen niet in de POS verschijnen na de plaatsing in OpenTable:
  Je tafelnummers in OpenTable komen niet overeen met je tafelnummers in de POS. Als je tafelnummers alfanumeriek zijn gelabeld in OpenTable (bijvoorbeeld, T5), dan worden ze niet toegewezen aan de POS. Om dit probleem op te lossen, controleer je je tafelnummers in de POS-taken en bewerk je ze dienovereenkomstig. Zorg ervoor dat ze hetzelfde zijn in beide systemen.
  De Restaurant POS-app is niet geopend op het apparaat dat is geconfigureerd om reserveringen te ontvangen. Om dit probleem op te lossen, zorg je ervoor dat de Restaurant POS-app actief is op je hoofdapparaat.