Met Lightspeed Reservations kunnen ondernemers reserveringen accepteren en beheren via de backoffice, POS en een aangepaste website voor online reserveringen met een boekingslink die kan worden gedeeld.

Om te beginnen moet je Lightspeed Reservations in je account inschakelen. Neem contact op met je accountmanager voor meer informatie.

Om Lightspeed Reservations te kunnen gebruiken, moet je voor je locatie een vloerplan hebben geconfigureerd met een nauwkeurig aantal tafels en couverts.

Zodra de service is ingeschakeld, kun je het configuratieproces voor elk van je locaties doorlopen, beheer reserveringen in de backoffice en voor elke locatie een aangepaste reserveringswebsite aanmaken.

De configuratiewizard voor Lightspeed Reservations gebruiken

1. Log in op de backoffice met je Lightspeed-inloggegevens.
2. Navigeer naar Lightspeed Reservationsin de navigatiemenu.
3. Klik op Reservations configureren om de configuratiewizard te openen.

Deze wizard helpt je om beschikbare reserveringstijden in te stellen, boekingsopties te configureren, een reserveringswebsite op te zetten, de reserveringsknop aan de POS toe te voegen en Lightspeed Reservations in gebruik te nemen. Je kunt de instellingen later nog aanpassen.

Terwijl je de wizard gebruikt, kun je op elk moment op de knop Terug klikken om terug te gaan naar een eerdere pagina. Om een pagina terug te zetten naar de standaardinstellingen, gebruik je Resetten. Om de wizard te verlaten, klik je op X>Afsluiten.

Reserveringstijden configureren

Dit zijn de tijden waarop bij je restaurant kan worden gereserveerd via online reserveringen.

1. Om een dag uit het schema te verwijderen, klik je op de schakelaar naast die dag.
2. Om de begintijd voor reserveringen voor elke dag in te stellen, voer je de openingstijd in het eerste vak in (standaard ingesteld op 9.00 uur).
3. Om de eindtijd voor reserveringen voor elke dag in te stellen, voer je de sluitingstijd in het tweede vak in (standaard ingesteld op 19.00 uur).

4. Als er een of meer dagdelen zijn waarvoor je geen reserveringen accepteert, klik je op + om nog een openings-/sluitingstijd toe te voegen voor de dag.

   Als je meerdere identieke dagen hebt, kun je de tijden voor de eerste open dag instellen en vervolgens op Toepassen op alles klikken. De tijden van de eerste open dag worden dan naar alle andere open dagen gekopieerd. Alleen de eerste open dag kan worden gekopieerd.

5. Klik op Doorgaan.

De instellingen voor automatische reserveringen configureren

Hier kun je de capaciteit voor en timing van automatisch goedgekeurde reserveringen configureren.

1. Klik op de naam van een vloerplan om te schakelen tussen het accepteren of weigeren van reserveringen. Een gekleurde achtergrond geeft aan dat het vloerplan beschikbaar is voor reserveringen.
2. Configureer het percentage tafels dat beschikbaar is voor automatische reserveringen via de website. Als je een paar tafels vrij wilt houden voor gasten zonder reservering, stel dan een percentage van minder dan 100% in. Je kunt kiezen uit: 20%, 25%, 50%, 60%, 70%, 80%, 90% en 100%.
3. Stel de duur van een standaardmaaltijd in. Dit is de tijd dat je een tafel bezet wilt houden voordat deze weer beschikbaar komt. Je kunt kiezen uit opties tussen 30 minuten en 4 uur, in stappen van 15 minuten.
4. Stel de doorlooptijd in. Hiermee voorkom je dat het systeem direct na afloop van een reservering een nieuwe reservering inboekt, zodat het personeel voldoende tijd heeft om de tafel klaar te maken voor de volgende klant. Je kunt kiezen uit opties tussen 5 en 30 minuten, in stappen van 5 minuten.
5. Selecteer de prioriteit voor tafeloptimalisering. Dit zijn de opties:
   • Bezetting maximaliseren: met deze optie kunnen alleen reserveringen worden gemaakt waarbij per tafel maximaal één stoel onbezet blijft.
   • Reserveringen maximaliseren: bij deze optie worden meer reserveringen geaccepteerd, zelfs als dit betekent dat er aan een tafel stoelen onbezet blijven.
6. Klik op Doorgaan.

De instellingen van je website voor gasten configureren

Met deze instellingen kun je de maximale groepsgrootte configureren, evenals de informatie die met klanten wordt gedeeld wanneer ze de reserveringssite gebruiken.

1. Stel delimiet voor groepsgrootte in. Dit is het maximale aantal gasten per online reservering.
2. (Optioneel) Voeg een telefoonnummer toe. Het telefoonnummer van je locatie wordt gedeeld met de klant die de reservering maakt.
3. (Optioneel) Voeg een opmerking voor gasten toe. Dit bericht wordt weergegeven nadat de reservering is voltooid op de site. Hier kun je voor de klant relevante aanvullende informatie opnemen, bijvoorbeeld over parkeergelegenheid, annuleringsvoorwaarden of belangrijk nieuws.
4. Klik op Doorgaan.

Een reserveringsknop toevoegen aan de POS

Hiermee kun je een knop toevoegen aan je menu om reserveringen aan te maken en te beheren in een POS-configuratie.

1. Klik op Knop toevoegen voor elke POS-configuratie waar vanuit je reserveringen wilt aanmaken.

   Je kunt op het menu of de configuratie klikken om naar de pagina met details in de backoffice te gaan. Het configuratieproces wordt dan wel geannuleerd en alle tot dan toe geconfigureerde instellingen worden verwijderd.

2. Selecteer in het nieuwe pop-upvenster via het vervolgkeuzemenu het bestaande hoofdscherm waaraan je een knop Reserveringen beheren wilt toevoegen. Als je een nieuwe hoofdpagina wilt aanmaken in het menu voor reserveringen, selecteer dan Nieuw hoofdscherm aanmaken en geef een naam op voor het scherm.

3. Klik op Knop toevoegen om deze stap te voltooien.

   Als je van gedachten verandert, klik dan op Verwijderen voor elke POS-configuratie waaruit je de knop wilt verwijderen.

4. Klik op Doorgaan.

Het configuratieproces voltooien

Je website voor online reserveringen is bijna klaar voor gebruik.

1. Klik op Link kopiëren om de URL van de website naar het klembord te kopiëren, zodat je deze kunt delen.
2. Klik op Website voor gasten openen om een nieuwe pagina te openen met de reserveringssite.
3. Klik wanneer je klaar bent op Configuratie voltooien.

Je kunt de link naar de website voor online reserveringen altijd raadplegen onder Lightspeed Reservations > Instellingen.

Je reserveringswebsite is live en je kunt reserveringen nu beheren via de backoffice of POS. Herhaal dit proces voor elke locatie waarvoor je een website voor online reserveringen wilt toevoegen.

Geavanceerde reserveringsinstellingen configureren

Nadat je Lightspeed Reservations hebt geconfigureerd, zijn er in de POS een paar geavanceerde instellingen voor reserveringen met toegewezen zitplaatsen beschikbaar.

1. Log in op de backoffice met je Lightspeed-inloggegevens.
2. Navigeer naar Lightspeed Reservations > Instellingen.

Op deze pagina kun je alle instellingen configureren die ook tijdens het configuratieproces beschikbaar waren, plus een extra gedeelte met een paar geavanceerde instellingen.

De POS configureren voor Lightspeed Reservations

Maak je POS gereed om reserveringen te verwerken door een paar eenvoudige stappen te volgen.

1. Zorg dat op elk POS-apparaat de nieuwste versie van de software is geïnstalleerd.
2. Controleer onder Lightspeed Reservations > Instellingen > Reserveringen beheren of de reserveringsknop, indien nodig, aan elk menu is toegevoegd.
3. Zorg ervoor dat op elk POS-apparaat een configuratie staat met de reserveringsknop. Laad elk apparaat opnieuw door onder Apparaten op de knop voor opnieuw laden (pictogram met twee pijlen) te klikken.