Met de standalone-modus kun je ervoor kiezen om betalingen op de terminal te verwerken zonder de verkoop in Lightspeed POS te initiëren. Deze optie zorgt voor meer flexibiliteit in de dagelijkse gang van zaken van het bedrijf, maar ook een noodoplossing in geval van een internetstoring.
Voor betalingen die in de standalone-modus worden ontvangen, worden geen kassabon-ID's aangemaakt en ze worden uitsluitend gerapporteerd in het Betalingstransactierapport. Zo kun je kiezen hoe je de standalone-verkoop wilt verantwoorden op een manier die het beste past bij je zakelijke behoeften.
Standalone-modus activeren
De standalone-modus kan worden ingeschakeld via je backoffice.
- Selecteer in het navigatiemenu van de backoffice Financiële diensten > Terminals.
- Klik op Instellingen.
- Mocht je de standalone-modus slechts voor één betaalterminal in willen schakelen, selecteer dan het serienummer van de betaalterminal waarvoor je de standalone-modus wilt inschakelen.
- Klik op de schakelaar om Aangepaste instellingen in te schakelen.
- Klik op de schakelaar om Standalone-modus toestaan in te schakelen.
Verkopen en terugbetalingen verwerken in de standalone-modus
Zodra de betaalterminal is ingesteld voor standalone-betalingen, kun je een betaling initiëren door de waarde van de transactie in te voeren op de terminal en deze vervolgens aan de klant te overhandigen om de transactie te voltooien.
-
De standalone-modus met de slimme terminal met printer
Om een standalone-betaling met een kaart uit te voeren op de slimme terminal met printer:
- Start de betaling door Payment (Betaling) te selecteren in het scherm van de terminal.
- Voer het transactiebedrag in met toetsen op het scherm.
- Druk op Confirm (Bevestigen) om door te gaan.
- Op de terminal zal nu een prompt verschijnen om contactloos te betalen of om de kaart in te voeren om de betaling te voltooien.
Zodra de betaling is verwerkt, wordt op het scherm van de terminal Approved (Goedgekeurd) getoond en wordt een kassabon geprint.
Transacties waarbij de kaart niet aanwezig is, zijn niet beschikbaar in standalone-modus op de slimme terminal met printer.
Een terugbetaling verwerken in standalone-modus
Het verwerken van een terugbetaling in de standalone-modus houdt in dat de oorspronkelijke verkoop wordt gevonden en rechtstreeks wordt terugbetaald naar de oorspronkelijke kaart die voor de verkoop is gebruikt. Terugbetaling van de oorspronkelijke verkoop is handig voor de administratie en kan fraude helpen voorkomen. Het kan ook voorkomen dat je voor afgeprijsde items de volledige prijs terugbetaalt.
Om een terugbetaling te doen op de slimme terminal met printer:
- Selecteer in het scherm van de slimme terminal met printer Transactions (Transacties).
- Klik op History (Geschiedenis).
- Selecteer de transactie die je wilt terugbetalen.
- Selecteer void (annuleren) om de transactie terug te betalen.
Zodra de betaling is verwerkt, wordt op het scherm van de terminal Approved (Goedgekeurd) getoond en wordt een kassabon geprint.
Een transactiebon opnieuw printen in standalone-modus
Om voor een specifieke transactie nog een kopie van de kassabon van de klant of ondernemer te printen:
- Selecteer op de terminal Admin (Beheer).
- Selecteer Transactions (Transacties) > History (Geschiedenis).
- Selecteer Transactions (Transacties).
- Selecteer de transactie waarvan je de kassabon opnieuw wil printen.
- Selecteer Receipts (Kassabonnen).
- Selecteer Customer Receipt (Klantenbon) of Merchant Receipt (Ondernemersbon).
- Selecteer Print (Printen).
- Als je nog een kopie wilt printen, druk dan op Cancel (Annuleren) om terug te keren naar het scherm van stap 5 en herhaal stappen 5-7.
- Druk herhaaldelijk op Cancel (Annuleren) om het menu te sluiten en terug te keren naar het inactieve scherm.
Het einde van de dag-rapport printen
Alle transacties die in standalone-modus zijn verwerkt, zijn beschikbaar in het Betalingstransactierapport. Als je echter een geprint rapport van je totalen rechtstreeks vanaf de slimme terminal met printer wilt, kun je een Z-rapport printen voor de administratie.
- Selecteer op de terminal Admin (Beheer).
- Voer de PIN 5773 in.
- Selecteer Transactions (Transacties) > Totals (Totalen).
- Print het Totalen-rapport door de knop Print (Printen) te selecteren.
-
Standalone-modus met de V400m
Om een standalone-betaling met een kaart uit te voeren op de V400m-terminal:
- Selecteer Start op het display van de terminal, of druk op de groene toets Confirm (Bevestigen) op het toetsenblok.
- Voer het transactiebedrag in met de toetsen.
- Druk op Confirm (Bevestigen) om door te gaan.
- Op de terminal zal nu een prompt verschijnen om contactloos te betalen of om de kaart in te voeren om de betaling te voltooien.
Zodra de betaling is verwerkt, wordt op het scherm van de terminal Approved (Goedgekeurd) getoond en wordt een kassabon geprint.
Om een transactie uit te voeren waarbij er geen kaart aanwezig is vanaf de V400m-terminal:
- Druk op de V400m-terminal op 8 op het toetsenblok en vervolgens op de groene toets Confirm (Bevestigen) op het toetsenblok.
- Voer de PIN 5773 in.
- Selecteer Moto payment (Moto-betaling).
- Voer het transactiebedrag in met de toetsen.
- Druk op Confirm (Bevestigen) om door te gaan.
-
Volg de instructies op het display om het kaartnummer en de CVC-code van de klant in te voeren. De terminal kan ook vragen om de postcode en het huisnummer van de klant in te voeren, afhankelijk van de instellingen en de locatie van de kaarthouder.
Zodra de betaling is verwerkt, wordt op het scherm van de terminal Approved (Goedgekeurd) getoond en wordt een kassabon geprint.
Een terugbetaling verwerken in standalone-modus
Het verwerken van een terugbetaling in de standalone-modus houdt in dat de oorspronkelijke verkoop wordt gevonden en rechtstreeks wordt terugbetaald naar de oorspronkelijke kaart die voor de verkoop is gebruikt. Terugbetaling van de oorspronkelijke verkoop is handig voor de administratie en kan fraude helpen voorkomen. Het kan ook voorkomen dat je voor afgeprijsde items de volledige prijs terugbetaalt.
Om een gerefereerde terugbetaling te doen:
- Druk op de V400m-terminal op 9 op het toetsenblok en vervolgens op de groene toets Confirm (Bevestigen) op het toetsenblok.
- Voer de PIN 5773 in.
- Selecteer Transactions (Transacties) > History (Geschiedenis).
- Selecteer Transactions (Transacties).
- Selecteer de transactie die je wilt terugbetalen.
- Selecteer Void (Annuleren) om de transactie terug te betalen.
Zodra de betaling is verwerkt, wordt op het scherm van de terminal Approved (Goedgekeurd) getoond en wordt een kassabon geprint.
Een transactiebon opnieuw printen in standalone-modus
Om voor een specifieke transactie nog een kopie van de kassabon van de klant of ondernemer te printen:
- Druk op de V400m-terminal op 9 op het toetsenblok en vervolgens op de groene toets Confirm (Bevestigen) op het toetsenblok.
- Voer de PIN 5773 in.
- Selecteer Transactions (Transacties) > History (Geschiedenis).
- Selecteer Transactions (Transacties).
- Selecteer de transactie waarvoor je een kassabon opnieuw wilt printen.
- Selecteer Receipts (Kassabonnen) en vervolgens de kassabon die je wilt printen: klantenbon of ondernemersbon.
- Selecteer Print (Printen).
- Selecteer Cancel (Annuleren) om terug te gaan naar het punt waar je de andere bon kunt selecteren en printen, of selecteer herhaaldelijk Cancel (Annuleren) totdat het menu wordt gesloten.
Het einde van de dag-rapport printen
Alle transacties die in standalone-modus zijn verwerkt, zijn beschikbaar in het Betalingstransactierapport. Als je echter een geprint rapport van je totalen rechtstreeks vanaf de V400m-betaalterminal wilt, kun je een einde van de dag-rapport printen voor de administratie.
- Druk op de V400m-terminal op 9 op het toetsenblok en vervolgens op de groene toets Confirm (Bevestigen) op het toetsenblok.
- Voer de PIN 5773 in.
- Selecteer Transactions (Transacties) > Totals (Totalen).
- Print het Totalen-rapport door de knop Print (Printen) te selecteren.
- Klik op Yes (Ja) om de totalen van de dag te resetten.
Rapportage over standalone-transacties
Alle transacties die in standalone-modus zijn verwerkt, zijn beschikbaar in het Betalingen-rapport. Wanneer je klikt om de transactiegegevens van elke transactie te bekijken, kun je zien of een betaling is verwerkt via de POS, of dat deze is verwerkt in de standalone-modus.
Zoeken naar standalone-transacties in je Lightspeed Payments-rapport
Om een transactie te vinden die is verwerkt via de standalone-modus op het tabblad Betalingen van het ondernemersportaal van Lightspeed Payments, kun je je zoekresultaten filteren in het rapport Betalingen.
- Navigeer naar Financiële diensten > Betalingen.
- Klik op Filters.
- Selecteer Kanaal > Standalone.
- (Optioneel) Je kunt de zoekbalk gebruiken om relevante trefwoorden in te voeren en/of de resultaten filteren met het vervolgkeuzemenu om te filteren op Datum, Status of Uitbetalingsstatus.
Een verkoop terugbetalen via de backoffice
Verkopen kunnen volledig of gedeeltelijk worden terugbetaald in het tabblad Financiële diensten van de backoffice van Lightspeed.
Om in aanmerking te komen voor terugbetaling moet de transactie:
- Minder dan 90 dagen oud zijn.
- Een betaalmethode zijn die in aanmerking komt. Sommige betaalmethoden, zoals Interac, moeten worden terugbetaald op een aanwezige kaart.
- Niet eerder terugbetaald zijn.
Verkopen die niet aan deze vereisten voldoen, moeten worden terugbetaald naar een andere betalingstype of op een aanwezige kaart via de standalone-modus.
Verkopen waarvoor momenteel een terugboekingsgeschil loopt, mogen niet worden terugbetaald zonder eerst contact op te nemen met de support van Lightspeed Payments.
- Navigeer in de backoffice van Lightspeed naar Financiële diensten > Betalingen.
- Zoek naar de betaling die je wilt terugbetalen.
- Klik op de betaling om de gegevens weer te geven.
- Klik op Terugbetalen.
- Voer het terug te betalen bedrag in en eventueel een opmerking.
- (Optioneel) Klik op Kassabon e-mailen.
- Klik op Klaar.
Standalone-betalingen in de POS verantwoorden
Voor betalingen die in de standalone-modus worden ontvangen, worden geen kassabon-ID's aangemaakt en ze worden uitsluitend gerapporteerd in het Betalingstransactierapport. Zo kun je kiezen hoe je de standalone-verkoop wilt verantwoorden op een manier die het beste past bij je zakelijke behoeften.
Als je deze verkopen in de dagelijkse totalen wilt opnemen, kun je ervoor kiezen om een aangepast betalingstype aan te maken dat kan worden gebruikt om standalone-betalingen te registreren. Bij dit proces verwerk je de verkoop nog steeds handmatig op de betaalterminal wanneer de klant betaalt met een kaart en gebruik je de aangepast betalingstype om de verkoop in de POS te voltooien. Zodra je de verkoop hebt voltooid, worden het betalingstype en het bedrag vastgelegd in de backoffice-rapportage. Let op: Als je de verkoop vervolgens annuleert of terugbetaalt vanuit de rapportage, wordt het geld niet teruggestort op de kaart van de klant. Om terug te betalen naar een kaart moet de terugbetaling via de terminal zelf worden verwerkt.
Om het standalone-betalingstype aan te maken:
- Selecteer in het navigatiemenu Configuratie > Instellingen > Betaalmethoden.
- Selecteer Een betaalmethode toevoegen.
- Voer de instellingen voor de betaalmethode in:
- Code: voer een korte unieke code in, bijvoorbeeld: Standalone
- Naam: voer de naam van de betaalmethode in zoals die zal worden weergegeven op het apparaat en op de kassabon van de consument. Bijvoorbeeld: Standalone-betaling
- Referentie boekhouding: niet verplicht
- Type betaalmethode: Selecteer Creditkaart. Ga naar Inzicht in betalingstypen voor meer informatie over typen betaalmethoden.
- Klik op Opslaan.