Mit den Zeitplanberichten können Sie Backoffice-Berichte automatisch an einen oder mehrere E-Mail-Empfänger verschicken. Berichte können je nach Ihren Geschäftsanforderungen täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich versendet werden.

Wenn Sie zuvor die Funktion für automatisiertes Berichtswesen von Lightspeed Restaurant verwendet haben, wurden Ihre Automatisierungen automatisch als Zeitplanberichte migriert.

Einen Zeitplanbericht erstellen

Richten Sie Zeitplanberichte ein, um wiederkehrende Verkaufs-, Betriebs- und Buchhaltungsdaten automatisch direkt an bestimmte Manager, Buchhalter oder externe Partner zu übermitteln.

1. Melden Sie sich mit Ihren Lightspeed-Zugangsdaten am Backoffice an.
2. Wählen Sie im Navigationsmenü die Option Berichte > Zeitplanberichte.
3. Klicken Sie auf Neu erstellen.

4. Fügen Sie einen oder mehrere Empfänger für Ihren geplanten Bericht hinzu.

   1. Geben Sie unter Senden an die E-Mail-Adresse eines Empfängers ein.
   2. Klicken Sie auf Hinzufügen oder drücken Sie die Eingabetaste.
   3. (Optional) Wiederholen Sie die Schritte 4a und 4b nach Bedarf, um bis zu 20 Empfänger hinzuzufügen.

   

5. Wählen Sie einen Bericht aus, der an Ihre Empfänger gesendet werden soll.

   1. Klicken Sie unter Bericht auf Berichte hinzufügen.
   2. Scrollen Sie durch die Liste der verfügbaren Berichte oder durchsuchen Sie sie.
   3. Wählen Sie einen Bericht aus und klicken Sie dann auf Hinzufügen.

   

6. (Optional) Konfigurieren Sie die Einstellungen des Berichts.
   • Sie können den Bericht eingrenzen, indem Sie auf Individuell anpassen klicken und die verfügbaren Filter, wie z. B. Transaktionstags, anwenden.
   • Wählen Sie unter Format die Option PDF, CSV oder XLS. Nicht alle Formate sind für jeden Bericht verfügbar.

7. Legen Sie fest, wann der Bericht geliefert werden soll. Berichte werden um 05:00 Uhr Ortszeit für den vorherigen Zeitraum gesendet.

   • Frequenz: Täglich, Wöchentlich (montags), Monatlich (am ersten Tag jedes Monats) oder Jährlich (jedes Jahr am 1. Januar).
   • Wiederholen am: Wenn die Frequenz Täglich ist, können Sie auswählen, an welchen Wochentagen der Bericht gesendet werden soll.

   

8. Klicken Sie auf Zeitplan speichern, um die Erstellung des Zeitplanberichts abzuschließen.

Zeitplanberichte verwalten

Sie können alle von Ihnen erstellten Zeitplanberichte im Backoffice unter Berichte > Zeitplanberichte einsehen. Hier sehen Sie jeden geplanten Bericht, seine Empfänger, den Status (Aktiv oder Pausiert), die Häufigkeit und weitere Informationen.

Durch Klicken auf die drei Punkte neben einem Zeitplanbericht können Sie die folgenden Aktionen durchführen:

• Zeitplan bearbeiten: Ändern Sie die Empfänger oder Einstellungen des Zeitplanberichts.
• Duplizieren: Erstellt eine Kopie des Zeitplanberichts mit denselben Einstellungen.
• Zeitplan pausieren: Verhindert vorübergehend, dass der Bericht versendet wird.
• Zeitplan fortsetzen: Setzt einen pausierten Zeitplanbericht wieder in Gang.
• Zeitplan löschen: Entfernt einen Zeitplanbericht dauerhaft aus dem Backoffice und verhindert, dass zukünftige Berichte gesendet werden.

Einstellungen für Zeitplanberichte

Passen Sie Ihre Zeitplanberichte individuell an, indem Sie Datenfilter anpassen, bevorzugte Exportformate auswählen und Lieferfrequenzen definieren, um sie an Ihre betrieblichen Abläufe anzupassen.

Verfügbare Berichte

Die folgenden Backoffice-Berichte können für den automatischen E-Mail-Versand geplant werden, organisiert nach Berichtskategorie:

Filter und Formate

Klicken Sie beim Hinzufügen eines Berichts auf Individuell anpassen, um die Daten mithilfe der verfügbaren Kriterien, wie z. B. spezifischer Transaktionstags, zu verfeinern. Sie können dann ein Export-Format auswählen, je nachdem, wie der Empfänger die Datei verwenden möchte:

• PDF: Ein formatiertes, nicht bearbeitbares Dokument, das für die einfache Ansicht, den Druck und die Archivierung ohne Tabellenkalkulationssoftware konzipiert ist.
• CSV: Ein leichtgewichtiges, reines Text-Tabellenkalkulationsformat, das mit externen Buchhaltungsplattformen, Datenbanken und benutzerdefinierten Datenverarbeitungstools kompatibel ist.
• XLS: Eine standardmäßige Microsoft Excel-Arbeitsmappe mit Tabellen, die sich für die manuelle Datenanalyse, benutzerdefinierte Berechnungen und das Sortieren eignet.

Planung

Geplante Berichte werden um 05:00 Uhr lokaler Zeit per E-Mail an Ihre Empfänger verschickt. Jeder geplante Bericht bezieht sich auf den vorherigen Zeitraum.

Berichte können für die folgenden Frequenzen geplant werden:

• Täglich: An einem oder mehrern Tag(en) pro Woche. Wenn diese Option ausgewählt ist, wählen Sie im Feld Wiederholen am die entsprechenden Tage aus, an denen der Bericht verschickt werden soll.
• Wöchentlich: Jede Woche montags für den Zeitraum von Montag bis Sonntag der Vorwoche.
• Monatlich: Der erste Tag jedes Monats für den Vormonat.
• Jährlich: Immer am 1. Januar für das vorherige Jahr.