Les planifications de rapports vous permettent d'envoyer automatiquement des rapports du back-office à un ou plusieurs destinataires par e-mail. Les rapports peuvent être envoyés quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement ou annuellement, selon les besoins de votre entreprise.

Si vous utilisiez auparavant la fonctionnalité de rapports automatisés de Lightspeed Restaurant, vos automatisations ont fait l'objet d'une migration automatique sous forme de planifications de rapports.

Création d'une planification de rapports

Configurez des planifications de rapports pour transmettre de manière automatique des données récurrentes sur les ventes, les opérations et la comptabilité directement aux managers, aux comptables ou aux partenaires externes concernés.

1. Connectez-vous au back-office à l’aide de vos identifiants Lightspeed.
2. Dans le menu de navigation, sélectionnez Rapports > Planifier des rapports.
3. Cliquez sur Créer.

4. Ajoutez un ou plusieurs destinataires pour votre rapport planifié.

   1. Sous Envoyer à, saisissez l'adresse e-mail d'un destinataire.
   2. Cliquez sur Ajouter ou appuyez sur la touche Entrée.
   3. (Facultatif) Répétez les étapes 4a et 4b autant de fois que nécessaire : vous pouvez ajouter jusqu'à 20 destinataires au total.

   

5. Choisissez un rapport à envoyer à vos destinataires.

   1. Sous Rapport, cliquez sur Ajouter des rapports.
   2. Faites défiler la liste des rapports disponibles ou recherchez-y un rapport.
   3. Sélectionnez un rapport, puis cliquez sur Ajouter.

   

6. (Facultatif) Configurez les paramètres du rapport.
   • Vous pouvez affiner le rapport en cliquant sur Personnaliser et en appliquant les filtres disponibles, tels que les balises de transaction.
   • Sous Format, sélectionnez PDF, CSV ou XLS. Tous les formats ne sont pas disponibles pour chaque rapport.

7. Planifiez les dates auxquelles le rapport doit être envoyé. Les rapports sont envoyés à 5 h (heure locale) et portent sur la période venant de s'achever.

   • Fréquence : quotidienne, hebdomadaire (les lundis), mensuelle (le premier jour de chaque mois) ou annuelle (le 1er janvier de chaque année).
   • Répéter le : lorsque la fréquence est Quotidienne, vous pouvez sélectionner le ou les jours de la semaine où le rapport sera envoyé.

   

8. Cliquez sur Enregistrer la planification pour terminer la création de la planification de rapports.

Gestion des planifications de rapports

Vous pouvez consulter toutes les planifications de rapports que vous avez créées dans la section Rapports > Planifications de rapports du back-office. Vous y verrez chaque rapport planifié, ses destinataires, son état (Actif ou Suspendu), sa cadence et d'autres renseignements.

En cliquant sur les trois points à côté d'une planification de rapport, vous pouvez effectuer les actions suivantes :

• Modifier la planification : permet de modifier les destinataires ou les paramètres de la planification de rapports.
• Dupliquer : crée une copie de la planification de rapports, avec les mêmes paramètres.
• Suspendre la planification : empêche temporairement les envois prévus du rapport.
• Reprendre la planification : rétablit les envois de rapports suspendus.
• Supprimer la planification : supprime définitivement cette planification de rapports du back-office, mettant fin aux prochains envois prévus.

Paramètres des planifications de rapports

Personnalisez vos planifications de rapports en paramétrant les filtres de données, en choisissant vos formats d'exportation préférés et en définissant les fréquences d'envoi pour les adapter à votre routine opérationnelle.

Rapports disponibles

Voici les rapports du back-office pouvant faire l'objet d'un envoi automatique par e-mail, classés par catégorie :

Filtres et formats

Cliquez sur Personnaliser lorsque vous ajoutez un rapport, afin d'affiner ses données à l'aide des critères disponibles, par exemple des balises de transaction spécifiques. Vous pouvez ensuite sélectionner un format d'exportation en fonction de la manière dont le destinataire prévoit d'utiliser le fichier :

• PDF : un document formaté et non modifiable, conçu pour faciliter la visualisation, l'impression et l'archivage sans avoir à utiliser de tableur.
• CSV : un format de feuille de calcul léger en texte brut, compatible avec les plateformes comptables externes, les bases de données et les outils de traitement de données personnalisés.
• XLS : un classeur Microsoft Excel standard contenant des tableaux, adapté à l'analyse manuelle des données, aux calculs personnalisés et au tri.

Planification

Les rapports planifiés sont envoyés par e-mail au(x) destinataire(s) à 5 h (heure locale). Chaque rapport porte sur la période venant de s'achever.

Les rapports peuvent être planifiés aux fréquences suivantes :

• Quotidien : un ou plusieurs jours par semaine. Une fois cette option sélectionnée, vous pouvez choisir le ou les jours d'envoi du rapport dans le champ Répéter le.
• Hebdomadaire : tous les lundis, pour la période allant du lundi au dimanche de la semaine précédente.
• Mensuel : le premier jour de chaque mois, pour le mois précédent.
• Annuel : le 1er janvier de chaque année, pour l'année précédente.