SevenRooms est une plateforme d’expérience client conçue pour aider les entreprises de restauration et d’hôtellerie à accroître leurs bénéfices et fidéliser les clients. En l’intégrant à Lightspeed Restaurant, vous pouvez synchroniser en temps réel les données détaillées de Lightspeed sur les achats en restaurant avec le service de gestion des visiteurs de SevenRooms et suivre tous les profils de vos clients, l’état des tables et l’historique des réservations.

Configuration de l’intégration SevenRooms

La configuration de l'intégration SevenRooms commence dans le back-office puis continue dans l'interface de SevenRooms.

1. Connectez-vous au back-office à l’aide de vos identifiants Lightspeed Restaurant.
2. Accédez au menu de navigation, puis cliquez sur Hub d'intégrations > Réservations.
3. Cliquez sur la vignette pour SevenRooms.
4. Click Connecter.

   

5. Cliquez sur Terminer le processus de connexion sur SevenRooms et suivez les instructions.

   

6. L’équipe de SevenRooms terminera la configuration.

Configurer les fonctionnalités de SevenRooms

Après avoir connecté l'intégration, vous pouvez configurer plusieurs fonctionnalités pour personnaliser l'interaction entre SevenRooms et Lightspeed Restaurant. Cette section couvre la configuration de la création automatique de commandes, la visualisation des données de réservation sur la caisse, la gestion des états des tables, la synchronisation des paiements anticipés, et bien plus encore.

Créer des commandes automatiquement

Lorsque cette option est activée dans vos paramètres d'intégration de réservation, une commande sera automatiquement ouverte dans l'application Lightspeed Restaurant POS dès que vous installez une réservation dans SevenRooms. Les commandes automatiques sont marquées d'un R sur l'écran Tables.

Les réservations réparties sur plusieurs tables seront ouvertes sur la première table par ordre numérique ou alphabétique. Si une commande est déjà ouverte à la table correspondante sur l'application de caisse, une nouvelle commande ne sera pas créée.

Par défaut, la commande automatique est créée avec un profil de commande appelé Réservation sous l'utilisateur caisse Reservation_System (Système_de_réservation). Vous pouvez modifier le profil de commande et l'utilisateur caisse utilisés pour les commandes automatiques dans vos paramètres d'intégration de réservation.

Renseignements sur les réservations et les clients

Vous pouvez ajouter un bouton Gérer les réservations au menu de votre application de caisse pour afficher les informations de réservation de SevenRooms dans l'application Lightspeed Restaurant POS. Pour chaque réservation, cela vous permet de voir les données suivantes :

• Prénom et nom du client
• Nombre de clients
• Heure de la réservation
• Remarques diverses
• Balises pour la réservation et le client

Mise à jour automatique de l’état des tables

Dans SevenRooms, vous pouvez configurer l'état des tables d'une réservation pour qu'il évolue à mesure que des plats sont envoyés en préparation dans Lightspeed Restaurant. Par exemple, lorsque le quatrième ou cinquième plat est envoyé dans Lightspeed Restaurant, vous pouvez faire en sorte que l'état des tables passe à Dessert dans SevenRooms.

1. Ouvrez l'application Web SevenRooms.
2. Dans le menu de navigation, sélectionnez Settings (Paramètres) > Integrations (Intégrations) > Point of Sale (Point de vente).
3. Cliquez sur l'icône trois points > Edit (Modifier).
4. Activez Self-updating table statuses (Mise à jour automatique des états des tables).
5. Cliquez sur Add Mapping (Ajouter un mappage) pour mapper les numéros des plats de Lightspeed avec les états des tables dans SevenRooms.

   Plusieurs plats peuvent être liés à un seul état. Les états ne peuvent passer qu'au niveau suivant, et ne peuvent pas revenir à un état antérieur.

   

6. Utilisez le menu déroulant pour choisir un ou plusieurs plats.
7. Sélectionnez l'état de réservation vers lequel passer lorsque le ou les plats sélectionnés ont été envoyés en préparation.
8. (Facultatif) Répétez ces opérations pour chaque plat qui doit être mappé.
9. Cliquez sur Save (Enregistrer).

Synchronisation des paiements anticipés et remboursement des acomptes sur l'application de caisse

Lorsqu'un client effectue un paiement anticipé pour sa réservation SevenRooms, son acompte peut être appliqué en caisse au total de sa commande. Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez l'activer dans l'application Web SevenRooms et dans le back-office de Lightspeed Restaurant.

1. Ouvrez l'application Web SevenRooms.
2. Dans le menu de navigation, sélectionnez Settings (Paramètres) > Integrations (Intégrations) > Point of Sale (Point de vente).
3. Cliquez sur l'icône trois points > Edit (Modifier).
4. Activez l'option Seamless prepayment sync (Synchronisation fluide des paiements anticipés).
5. Cliquez sur Save (Enregistrer).
6. Dans Lightspeed Restaurant, suivez ces étapes pour activer le bouton Utiliser l'acompte pour payer.

Fonctionnalités supplémentaires

L'intégration de SevenRooms comprend plusieurs autres fonctionnalités automatisées qui s'exécutent en arrière-plan pour maintenir la cohérence de vos données de réservation et de commande.

• Passage automatique d'une table à l'état « payé » : lorsqu'une réservation avec une commande associée est payée dans Lightspeed Restaurant, SevenRooms passera automatiquement l'état de la réservation à Paid (Payée).
• Liaison automatique des commandes : les commandes générées par l'intégration seront directement liées à la réservation correspondante. En ce qui concerne les commandes non générées par l'intégration, SevenRooms tentera de les lier en utilisant notre fenêtre de liaison automatique standard.

Questions fréquemment posées

• Lorsqu’un client arrive, vous l’enregistrez dans SevenRooms et le dirigez vers sa table. La table est ensuite ouverte dans Lightspeed et automatiquement liée par son numéro. Les données de la note de la table sont extraites toutes les 30 secondes vers SevenRooms pour afficher les dépenses en temps réel. Lorsque le client a terminé, il paie sa note avec Lightspeed, et la table est fermée. Vous pouvez ensuite marquer la table comme disponible dans SevenRooms.

• SevenRooms fonctionne par lieu : 1 lieu = 1 centre de recettes.

• Non, les serveurs devront déplacer la note vers la nouvelle table dans Lightspeed POS ou créer une nouvelle note sur la table pour s'assurer que la note est liée à la réservation.

• Oui, si une note est déjà liée à une réservation, elle restera liée si elle est déplacée vers une autre table dans Lightspeed POS.

• Envoyez un e-mail à support@sevenrooms.com pour obtenir de l’aide.