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Configuration de Lightspeed Accounting

Lightspeed Accounting est actuellement disponible dans certaines régions sous forme de module complémentaire payant en plus de l’abonnement Lightspeed Restaurant existant. Pour en savoir plus sur Lightspeed Accounting, contactez votre gestionnaire de compte ou envoyez un courriel à sales@lightspeedhq.com.

Configurez Lightspeed Accounting en l’activant dans votre back-office, en connectant un logiciel de comptabilité pris en charge, tel que QuickBooks, et en configurant ses paramètres de synchronisation. Les données de vente de Lightspeed seront synchronisées avec votre logiciel de comptabilité quotidiennement ou hebdomadairement, par article ou par département, et avec des mappages de comptes personnalisés selon la configuration choisie.

Table des matières :

Activer Lightspeed Accounting

Commencez la configuration de Lightspeed Accounting en activant cette fonctionnalité dans le back-office. Une fois activée, poursuivez la configuration en connectant votre logiciel de comptabilité afin de déterminer le programme sur lequel les données de vente seront synchronisées.

Important : Lightspeed Accounting est actuellement disponible dans certaines régions sous forme de module complémentaire payant en plus de l’abonnement Lightspeed Restaurant existant. Pour en savoir plus sur Lightspeed Accounting, contactez votre gestionnaire de compte ou envoyez un courriel à sales@lightspeedhq.com.

  1. Connectez-vous au back-office à l’aide de vos identifiants Lightspeed Restaurant.
  2. Accédez au menu de navigation, puis cliquez sur Intégration > Comptabilité.
  3. Cliquez sur Activer.
    k-series-back-office-accounting-enable.png
  4. Saisissez les identifiants Lightspeed Restaurant d’un utilisateur administrateur, puis cliquez sur Se connecter.
  5. Activez toutes les options activables, puis cliquez sur Authorize (autoriser) pour permettre à l’intégration d’accéder à vos données de vente Lightspeed.
  6. Suivez les étapes de la section Connecter votre logiciel de comptabilité pour continuer la configuration de Lightspeed Accounting.
    k-series-accounting-enable-toggles-authorize.png

Connecter votre logiciel de comptabilité

Après avoir activé Lightspeed Accounting, connectez votre logiciel de comptabilité pour définir le programme sur lequel les données de vente de Lightspeed seront synchronisées. Les options logicielles disponibles peuvent varier en fonction du lieu où se trouve votre entreprise, mais peuvent inclure QuickBooks Online, QuickBooks Desktop, Sage One, Xero et Exact.

Pour pouvoir terminer cette section, vous devez disposer d’un compte existant auprès de l’un des fournisseurs de logiciels répertoriés sur la page Lightspeed Accounting de votre back-office. Si vous n’avez pas de compte, créez-en un avant de continuer.

Les étapes à suivre pour terminer cette section diffèrent selon le logiciel de comptabilité que vous prévoyez d’utiliser avec Lightspeed Accounting.

Sélectionnez le logiciel de comptabilité que vous utilisez pour consulter les étapes correspondantes dans cette section :

    1. Assurez-vous que tous les utilisateurs sont déconnectés de votre logiciel de comptabilité.
    2. Cliquez sur Connect (connecter) à côté de QuickBooks Online, Sage One, Xero ou Exact.
    3. Dans la fenêtre qui s’ouvre, saisissez les identifiants administrateur de votre logiciel de comptabilité et cliquez sur Se connecter.
      k-series-accounting-enter-admin-credentials.png
    4. Cliquez sur Connect (connecter) ou Allow access (autoriser l’accès) pour autoriser votre logiciel de comptabilité à se connecter à Lightspeed Accounting.
      k-series-accounting-allow-access.png
    5. Suivez le reste des étapes qui s'affichent dans la fenêtre pour terminer la connexion du logiciel de comptabilité.
    6. Une fois la connexion établie, fermez la fenêtre et cliquez sur Terminé dans le back-office.
    7. Suivez les étapes de la section Configurer la planification de synchronisation et la méthode de report pour poursuivre la configuration de Lightspeed Accounting.
    1. Cliquez sur Connecter à côté de QuickBooks Desktop, et un fichier QWC (QuickBooks Web Connector) sera téléchargé automatiquement.
    2. Notez le mot de passe affiché à l’écran.
      k-series-accounting-quickbooks-desktop-password.png
    3. Consultez le site QuickBooks Support et suivez les étapes pour télécharger le QuickBooks Web Connector.
    4. Effectuez les étapes 4a à 4i dans QuickBooks Desktop :
      1. Ouvrez le fichier de votre entreprise.
      2. Accédez à la page File > App Management > Update Web Services (fichier > gestion de l’application > mettre à jour les services Web) pour lancer Web Connector.
      3. Dans la fenêtre Web Connector, cliquez sur Add an Application (ajouter une application).
        quickbooks-web-connector-add-application.png
      4. Sélectionnez le fichier QWC téléchargé à l’étape 1, puis cliquez sur Open (ouvrir).
      5. Cliquez sur OK pour permettre à Web Connector d’accéder au fichier de votre entreprise.
      6. Lorsqu’il vous est demandé d’autoriser l’application à lire et à modifier le fichier de l'entreprise, sélectionnez Yes, always; allow access even if QuickBooks is not running (oui, toujours ; autoriser l’accès même si QuickBooks n’est pas en cours d’exécution) et cliquez sur Continue (continuer).
        quickbooks-web-connector-always-allow.png
      7. Saisissez le mot de passe noté à l’étape 2 dans le champ Password (mot de passe), puis appuyez sur la touche de tabulation.
      8. Cliquez sur Yes (oui) pour enregistrer le mot de passe.
      9. Cochez la case située à côté de votre entreprise, puis cliquez sur Update Selected (mettre à jour la sélection).
        quickbooks-web-connector-update-selected.png
    5. Dans le back-office, cliquez sur Terminé.
    6. Suivez les étapes de la section Configurer la planification de synchronisation et la méthode de report pour poursuivre la configuration de Lightspeed Accounting.

Configurer la planification de synchronisation et la méthode de report

Une fois votre logiciel de comptabilité connecté, configurez la méthode de synchronisation et la méthode de comptabilisation. La planification de synchronisation détermine la fréquence à laquelle Lightspeed envoie les données de vente à votre logiciel de comptabilité (quotidiennement ou hebdomadairement). La méthode de report détermine le format utilisé pour les factures comptables ou les écritures de journal.

  1. Sélectionnez une option dans le menu déroulant Sync schedule (planification de synchronisation) pour déterminer la fréquence à laquelle Lightspeed Accounting synchronisera les données de vente sur votre logiciel de comptabilité.
    • Sync daily (synchronisation quotidienne) - Les données de vente seront synchronisées une fois par jour et couvriront une période de 24 heures selon les heures de votre journée d’activité telles que définies dans Lightspeed Restaurant (par défaut, de 5 h 30 à 5 h 29 le jour suivant). Pour modifier les heures de votre journée d’activité, contactez le soutien technique.
    • Sync weekly on... (synchronisation hebdomadaire le...) - Les données de vente seront synchronisées une fois par semaine, selon le jour de la semaine choisi, et comprendront sept sommaires de fin de journée individuels.
    • Pause suspendre - Les données de vente ne seront pas synchronisées tant qu’une nouvelle planification de synchronisation n’aura pas été sélectionnée.
  2. Saisissez une adresse courriel dans le champ Notification email (notification par courriel) pour recevoir une alerte par courriel lorsque la synchronisation des données de vente échoue.
  3. Sélectionnez une méthode de report pour déterminer le format dans lequel les données de vente seront synchronisées sur votre logiciel de comptabilité.
    • Invoices by items (facturation par articles) - Les factures comprenant les résumés des ventes quotidiennes et les modes de paiement utilisés seront envoyées à votre logiciel de comptabilité. Les ventes d’articles seront indiquées et mappées individuellement.
    • Invoices by accounting groups (facturation par département) - Les factures comprenant les résumés des ventes quotidiennes et les modes de paiement utilisés seront envoyées à votre logiciel de comptabilité. Les ventes d’articles seront regroupées par département.
    • Journal entry (écriture de journal) - Des écritures de journal générales seront créées sur la base de votre résumé de fin de journée, et les ventes de produits seront regroupées par catégorie. Les paiements seront comptabilisés en fonction de la configuration de mappage que vous avez choisie.
    Pour savoir comment modifier la méthode de report après la configuration initiale, consultez l’article Utilisation de Lightspeed Accounting.
  4. Si vous choisissez une méthode de report par facturation, indiquez si les factures de rapprochement doivent être créées en tant que factures Approuvées ou Provisoires.
    Les factures approuvées reprennent les paiements de votre logiciel de comptabilité. Les factures provisoires sont des factures à 0 $ dont les paiements apparaissent sous forme de lignes.
  5. Suivez les étapes de la section Mapper les comptes et paramètres supplémentaires pour terminer la configuration de Lightspeed Accounting.
    k-series-accounting-sync-email-posting-method.png

Mapper les comptes et paramètres supplémentaires

Terminez la configuration de Lightspeed Accounting en mappant vos données de vente Lightspeed aux comptes du grand livre de votre logiciel de comptabilité dans lequel vous souhaitez synchroniser ces informations. Configurez des paramètres supplémentaires pour ajouter un nom de client ou un numéro de facture par défaut ou pour activer le suivi des établissements.

Important : Lightspeed n’est pas en mesure de fournir de conseils comptables sur la manière de mapper les comptes. Pour obtenir des conseils, nous vous recommandons de consulter un comptable agréé.

  1. Si vous utilisez QuickBooks Online, Sage ou Xero, suivez les instructions préliminaires indiquées dans cette étape. Si vous utilisez un autre logiciel de comptabilité, passez à l’étape 2.
    Remarque : Cliquez sur le bouton de votre logiciel de comptabilité ci-dessous pour afficher les étapes correspondantes :
        
    • Assurez-vous que la fonction Sales tax (taxe de vente) est activée dans QuickBooks Online afin de pouvoir mapper la taxe de vente de Lightspeed à QuickBooks.
      1. Connectez-vous à QuickBooks Online.
      2. Accédez au menu de navigation, puis cliquez sur Taxes > Sales tax (taxes > taxe de vente).
      3. Suivez les étapes de configuration de la taxe de vente.
      4. Sur la page Lightspeed Accounting du back-office, cliquez sur Refresh accounts (actualiser les comptes) pour synchroniser les modifications effectuées dans QuickBooks.
        k-series-accounting-refresh-accounts.png
        
    • Pour tout compte Sage sur lequel vous souhaitez synchroniser les modes de paiement, assurez-vous que ce compte est attribué à la catégorie Bank (banque) afin qu’il puisse être sélectionné dans Lightspeed Accounting.
      1. Connectez-vous à Sage.
      2. Accédez au menu de navigation, puis cliquez sur Settings (paramètres).
      3. Cliquez sur Chart of Accounts (plan comptable) dans Financial Settings (paramètres financiers).
      4. Cliquez sur le compte sur lequel vous souhaitez synchroniser tous les modes de paiement.
      5. Sélectionnez Bank (banque) dans le menu déroulant Category (catégorie).
        sage-accounting-account-category-bank.png
      6. Cliquez sur Save (enregistrer) pour enregistrer les modifications.
      7. (Facultatif) Si vous souhaitez mapper des modes de paiement individuels (par exemple espèces, crédit, etc.) à des comptes distincts, répétez les étapes 1d à 1f pour chaque compte de mode de paiement supplémentaire.
      8. Sur la page Lightspeed Accounting du back-office, cliquez sur Refresh accounts (actualiser les comptes) pour synchroniser les modifications effectuées dans Sage.
        k-series-accounting-refresh-accounts.png
        
    • Activez le paramètre des paiements pour au moins un compte dans Xero afin de pouvoir mapper les modes de paiement traités dans Lightspeed à votre logiciel de comptabilité.
      1. Connectez-vous à Xero.
      2. Accédez au menu de navigation, puis cliquez sur Accounting > Chart of accounts (comptabilité > plan comptable).
      3. Sélectionnez le compte sur lequel vous souhaitez synchroniser tous les modes de paiement.
        Important : Seuls les comptes de type Current Asset dans Xero sont compatibles avec la synchronisation des modes de paiement. Les comptes de type Bank ne sont pas compatibles avec cette fonction.
      4. Activez le paramètre Enable payments to this account (activer les paiements vers ce compte).
        xero-accounting-enable-payments-2.png
      5. Cliquez sur Save (enregistrer) pour enregistrer les modifications.
      6. (Facultatif) Si vous souhaitez mapper des modes de paiement individuels (par exemple espèces, crédit, etc.) à des comptes distincts, répétez les étapes 1b à 1e pour chaque compte de mode de paiement supplémentaire.
      7. Sur la page Lightspeed Accounting du back-office, cliquez sur Refresh accounts (actualiser les comptes) pour synchroniser les modifications effectuées dans Xero.
        k-series-accounting-refresh-accounts.png
  2. Sélectionnez un Default sales account (compte de ventes par défaut) sur lequel les ventes seront synchronisées dans votre logiciel de comptabilité. Toutes les ventes seront comptabilisées dans ce compte, à moins qu’elles ne soient mappées individuellement à l’étape suivante.
    Remarque : Les ventes sont souvent mappées à un compte de type Income (revenu) ou Sales (ventes).
    Un compte ne figure pas dans le menu déroulant ? Cliquez sur Refresh accounts (actualiser les comptes) pour resynchroniser la liste avec votre logiciel de comptabilité.

    k-series-accounting-map-sales.png
  3. (Facultatif) Pour mapper des éléments individuels ou des départements à des comptes séparés, suivez les étapes 3a à 3d.
    La méthode de report choisie détermine si vous mapperez les articles ou les départements.
    1. Cliquez sur Map individual items (mapper des articles individuels) ou Map individual accounting groups (mapper des départements individuels).
    2. Sélectionnez les comptes sur lesquels vous souhaitez synchroniser les articles individuels ou les départements. Les ventes par articles ou par départements non mappées seront synchronisées sur le compte de ventes par défaut défini à l’étape 2.
    3. Cliquez sur Enregistrer les modifications pour enregistrer.
    4. Cliquez sur le bouton de retour pour revenir à la page principale de Lightspeed Accounting.
  4. Sélectionnez un Default payment account (compte de paiement par défaut) pour synchroniser les modes de paiement à votre logiciel de comptabilité. Tous les modes de paiement seront comptabilisés sur ce compte, à moins qu’ils ne soient affectés individuellement à l’étape 6.
    Remarque : Les paiements sont souvent mappés à un compte de type Asset (actif) ou Bank (banque).
    Un compte ne figure pas dans le menu déroulant ? Assurez-vous d'avoir terminé l'étape 1, puis cliquez sur Refresh accounts (actualiser les comptes) pour resynchroniser la liste avec votre logiciel de comptabilité.
    k-series-accounting-map-payments.png
  5. (Facultatif) Dans le menu déroulant Split credit card payments by card type (séparer les paiements par carte de crédit par type de carte), sélectionnez Oui ou Non pour choisir de mapper ou non les paiements par carte de crédit individuellement selon le type de carte (par exemple Visa, Amex, etc.).
  6. (Facultatif) Pour mapper des modes de paiement individuels et des types de cartes de crédit à des comptes distincts, suivez les étapes 6a à 6d.
    1. Cliquez sur Map individual payment types (mapper les modes de paiement individuels).
    2. Sélectionnez les comptes sur lesquels vous souhaitez synchroniser les paiements individuels ou les types de cartes. Les modes de paiement non mappés seront synchronisés sur le compte par défaut défini à l’étape 4.
    3. Cliquez sur Enregistrer les modifications pour enregistrer.
    4. Cliquez sur le bouton de retour pour revenir à la page principale de Lightspeed Accounting.
  7. Sélectionnez un compte de taxes ou un code de taxe auquel mapper chaque taux de taxe Lightspeed.
    Remarque : Les taxes sont souvent mappées à un compte de type Liability (passif).
    Un compte ne figure pas dans le menu déroulant ? Assurez-vous d'avoir terminé l'étape 1, puis cliquez sur Refresh accounts (actualiser les comptes) pour resynchroniser la liste avec votre logiciel de comptabilité.
    k-series-accounting-map-tax.png
  8. Dans votre logiciel de comptabilité, sélectionnez un compte de pourboires sur lequel synchroniser les pourboires.
    Remarque : Les pourboires sont souvent mappés à un compte de type Liability (passif).
    Un compte ne figure pas dans le menu déroulant ? Cliquez sur Refresh accounts (actualiser les comptes) pour resynchroniser la liste avec votre logiciel de comptabilité.
    k-series-accounting-map-tips.png
  9. (Facultatif) Activez la fonction Auto-payout tips (versement automatique des pourboires) si les pourboires effectués par carte de crédit sont versés chaque soir en espèces au personnel et que vous souhaitez que Lightspeed Accounting les enregistre comme des paiements.
  10. Configurez la section Additional settings (paramètres supplémentaires) :
    • Default customer name (nom de client par défaut) (obligatoire) - Saisissez un nom de client générique qui apparaîtra dans le champ client de votre logiciel de comptabilité pour toute vente sans client attribué (par exemple, Client anonyme).
    • Custom transaction number (numéro de transaction personnalisé) (facultatif) - Saisissez un préfixe à quatre chiffres à ajouter aux numéros de facture. Cela permet de conserver l’ordre séquentiel des factures si vous utilisiez auparavant un autre système comptable.
    • Location/Class tracking (suivi des établissements/classes) (facultatif) - Ajoute un champ de suivi permettant d’affecter les transactions à différents établissements ou classes, tels que les restaurants, les régions de vente et les pays. Assurez-vous que le paramètre de suivi des établissements ou des classes est activé dans votre logiciel de comptabilité avant d’activer ce paramètre dans Lightspeed Accounting. Ce paramètre est uniquement disponible pour QuickBooks et Xero.
    k-series-accounting-additional-settings-2.png
  11. Cliquez sur Enregistrer les modifications pour les sauvegarder et lancer la synchronisation avec votre logiciel de comptabilité.
    Pour savoir comment modifier les mappages de comptes après la configuration initiale, consultez l’article Utilisation de Lightspeed Accounting.

Prochaine étape

Après avoir configuré Lightspeed Accounting, découvrez comment mettre à jour votre méthode de report et vos mappages de comptes, transférer et resynchroniser les données, et afficher l’historique de synchronisation. Pour en savoir plus, consultez l’article Utilisation de Lightspeed Accounting.

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