Clock PMS+ est un système de gestion d’hôtel cloud qui propose des fonctionnalités de gestion de la relation client étendues, y compris les réservations de chambres, les réservations en ligne et la gestion des événements.

L’intégration avec Clock PMS+ permet aux utilisateurs de Lightspeed d’accéder au gestionnaire de canaux intégré de Clock, qui se connecte à des centaines de canaux, y compris Expedia et TripAdvisor.

Configurer Clock PMS+

Pour configurer Clock PMS+, vous devrez créer un nouveau mode de paiement dans le back-office, puis connecter votre compte Lightspeed à votre compte Clock.

1. Connectez-vous au back-office à l’aide de vos identifiants Lightspeed Restaurant.
2. Accédez au menu de navigation, puis cliquez sur Configuration > Paramètres > Modes de paiement.
3. Cliquez sur Ajouter un mode de paiement.
4. Saisissez les renseignements suivants :
   • Type de mode de paiement : Mettre sur chambre
   • Code : IKPMS
   • Nom : Clock
   • Serveur PMS : Autre
   • Activer la recherche manuelle : Activé
     

     

5. Dans Clock PMS, accédez à Settings > All Settings > AppConnector (paramètres > tous les paramètres > connecteur d’applications) > Lightspeed (K-series).
6. Cliquez sur Connect Lightspeed K-Series (connecter Lightspeed K-Series) et saisissez vos identifiants Lightspeed dans la fenêtre contextuelle sécurisée.
7. Ajoutez votre ou vos lieux de vente Lightspeed.
8. Accédez au guide de configuration pour Lightspeed K-Series de Clock pour poursuivre la configuration et le mappage.

Questions fréquemment posées

• Clock PMS+ prend en charge les paiements partiels, la facturation à la chambre, et bien d’autres fonctionnalités. Consultez la liste de toutes les fonctionnalités prises en charge ci-dessous.

  • Enregistrement quotidien de toutes les recettes en fin de journée
  • Facturation à la chambre. Les frais sont reportés en temps réel.
  • Facturation aux comptes internes (Paymaster). Les facturations aux comptes internes sont reportées en temps réel.
  • Pourboires pour les frais de chambre, les comptes internes et les frais non liés aux chambres
  • Paiements partiels
  • Annulations
  • Rembours.
  • Mappage de l’assignation des recettes pour votre lieu de vente uniquement

• L’heure de fermeture est définie par défaut sur 5 h 30 (conformément à l’heure de fermeture des caisses). Contactez le soutien technique de Lightspeed pour modifier votre heure de fermeture.

• Trouvez un client depuis la caisse en recherchant son nom ou son prénom, le numéro de sa chambre ou le compte d’une société. Les correspondances partielles et alphanumériques sont également reconnues. Si la recherche aboutit, le fournisseur PMS renvoie le ou les noms des clients correspondants et affiche les numéros de chambre associés. La fonction de recherche ne permet pas de trouver les clients qui ne se sont pas enregistrés.

• Oui, empêchez les clients de facturer des éléments sur leur chambre en désactivant l’option Charge transfers (transferts de frais) dans les paramètres de la réservation. Si cette option est désactivée pour une réservation, la chambre et le client n’apparaîtront pas dans les recherches effectuées depuis la caisse.

• Si une transaction d’une réservation client doit être annulée parce que le mauvais client a été sélectionné ou que les mauvais articles ont été facturés, le ticket doit être annulé dans son intégralité sur la caisse. Cela enverra un enregistrement négatif au PMS. Pour annuler une transaction effectuée le jour même, suivez les instructions ci-dessous :

  • Vérifiez d’abord que le client est toujours enregistré sur la chambre.
  • Annulez le ticket en sélectionnant ANNULER TICKET sur la caisse.

  Il n’est possible d’annuler un ticket le jour même ou le lendemain que depuis la caisse, et non depuis le back-office.

• Si une transaction doit être remboursée ou annulée pour une réservation client à venir parce que le mauvais mode de paiement ou les mauvais articles ont été facturés, le ticket doit être annulé dans son intégralité sur la caisse. Pour cela, suivez les instructions ci-dessous :

  • Recherchez la chambre pour vérifier si le client est toujours enregistré.
  • Créez une nouvelle transaction contenant les articles remboursés et imputez-la à la même chambre ou au même compte d’entreprise que la transaction erronée.

  Il n’est possible d’annuler un ticket le jour même ou le lendemain que depuis la caisse, et non depuis le back-office. Une annulation équivaut à une facturation négative et est reportée sur la réservation client ou sur le compte de l’entreprise à la date à venir.

• Non, les frais de service ne sont pas pris en charge pour le moment.

• Pour obtenir de l’aide avec l’intégration, consultez le Centre d’assistance de Clock.