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Utilisation de Lightspeed Accounting

Après la configuration, découvrez les fonctionnalités que vous pouvez avoir à utiliser pour gérer Lightspeed Accounting. Parmi ces fonctionnalités se trouvent la consultation de l’historique de synchronisation pour savoir quand les données de vente ont été synchronisées, le report et la resynchronisation des données de vente, la modification des méthodes de report et des mappages de comptes, et le changement de logiciel de comptabilité pour connecter un nouveau programme.

Table des matières :

Consulter l’historique de synchronisation

Consultez l’historique de synchronisation de Lightspeed Accounting pour afficher chaque tentative de synchronisation entre Lightspeed et votre logiciel de comptabilité. Filtrez par date ou par statut de report pour réduire les résultats dans le tableau, et cliquez sur un résultat de synchronisation pour en afficher les détails.

  1. Connectez-vous au back-office à l’aide de vos identifiants Lightspeed Restaurant.
  2. Accédez au menu de navigation, puis cliquez sur Intégration > Comptabilité.
  3. Cliquez sur Sync history (historique de synchronisation) pour afficher un tableau indiquant toutes les tentatives de synchronisation des données de vente avec votre logiciel de comptabilité.
    k-series-lightspeed-accounting-click-sync-history.png
  4. (Facultatif) Pour filtrer les résultats de la synchronisation par statut ou par date, suivez les étapes  4a à 4c :
    1. Dans le premier menu déroulant, sélectionnez All (tous) , Success (réussis) ou Failure (échoués).
      • All (tous) - Affiche les reports réussis et échoués. 
      • Success (réussis) - Affiche uniquement les reports qui ont bien été synchronisés avec votre logiciel de comptabilité.
      • Failure (échoués) - Affiche uniquement les reports dont la synchronisation avec votre logiciel de comptabilité a échoué.
    2. Dans le second menu déroulant, sélectionnez une date ou une période pour laquelle afficher les résultats de synchronisation.
    3. Cliquez sur Refresh (actualiser) pour mettre à jour les reports affichés dans le tableau.
  5. (Facultatif) Pour consulter les détails d’un résultat de synchronisation spécifique, cliquez sur sa date.

k-series-lightspeed-accounting-sync-history-filter-view-details.png

Report et resynchronisation des données de vente

Reportez les données de vente passées si vous mettez à jour les mappages de comptes ou les paramètres dans Lightspeed Accounting et que vous souhaitez que ces modifications apparaissent dans votre logiciel de comptabilité. Resynchronisez les données de vente si la synchronisation avec votre logiciel de comptabilité a échoué à cause d’une erreur.

Reporter les données de ventes

Si vous modifiez les mappages de comptes ou les paramètre dans Lightspeed Accounting et que vous souhaitez que ces modifications soient reflétées dans votre logiciel de comptabilité pour les données de vente passées, reportez ces données.

Important : Avant de reporter des données déjà synchronisées, vous devez supprimer les données en cours de report de votre logiciel de comptabilité. Sinon, des irrégularités apparaîtront dans votre logiciel de comptabilité, car les données auront été reportées deux fois (lors de la synchronisation originale et du report).

  1. Supprimez les données dans votre logiciel de comptabilité pour la date que vous reportez.
  2. Suivez les étapes 1 à 4 de la section Consulter l’historique de synchronisation.
  3. Cliquez sur la date du résultat de synchronisation réussie que vous souhaitez reporter.
  4. Cliquez sur Repost (reporter) pour reporter les données.
    k-series-lightspeed-accounting-click-repost.png
  5. Lisez l'avertissement, puis cliquez sur Repost (reporter) pour confirmer.
  6. Consultez votre logiciel de comptabilité pour vérifier que les données ont bien été reportées. Les données reportées peuvent prendre jusqu’à 30 minutes pour apparaître.

Resynchroniser les données de vente

Si la synchronisation des données de vente a échoué à cause d’une erreur, résolvez l’erreur et resynchronisez ces données pour qu’elles apparaissent dans votre logiciel de comptabilité.

  1. Lisez le courriel de notification envoyé après l’échec de la synchronisation et corrigez les erreurs qui ont empêché la synchronisation des données.
    Le courriel sera envoyé à l’adresse saisie dans le champ Notification email (courriel de notification) sur la page principale de Lightspeed Accounting.
  2. Suivez les étapes 1 à 4 de la section Consulter l’historique de synchronisation.
  3. Cliquez sur la date du résultat de synchronisation échouée que vous souhaitez resynchroniser.
  4. Cliquez sur Resync (resynchroniser) pour tenter de resynchroniser les données.
    k-series-lightspeed-accounting-click-resync.png
  5. Consultez votre logiciel de comptabilité pour vérifier que les données ont bien été synchronisées. Les données synchronisées peuvent prendre jusqu’à 30 minutes pour apparaître.

Modifier les méthodes de report ou les mappages de comptes

Modifiez la méthode de report ou les mappages de comptes utilisés dans Lightspeed Accounting pour mettre à jour la façon dont les futures données de vente seront synchronisées avec votre logiciel de comptabilité. Par exemple, passez de l’enregistrement des ventes par article à l’enregistrement par département, ou changez le compte par défaut dans votre logiciel de comptabilité sur lequel les ventes se synchronisent.

Pour une description des méthodes de report, des mappages de comptes et des paramètres supplémentaires mentionnés dans cette section, consultez l’article Configuration de Lightspeed Accounting.

Imprtant : Les modifications apportées à la méthode de report et au mappage des comptes ne s’appliqueront qu’aux futures données synchronisées, et non aux données passées qui ont déjà été synchronisées. Les données passées peuvent être reportées manuellement avec les nouveaux paramètres, si vous le souhaitez. Si vous modifiez la méthode de report, vous devrez reconfigurer tous les paramètres et comptes mappés.

  1. Connectez-vous au back-office à l’aide de vos identifiants Lightspeed Restaurant.
  2. Accédez au menu de navigation, puis cliquez sur Intégration > Comptabilité.
  3. (Facultatif) Sélectionnez une nouvelle méthode de report.
    k-series-lightspeed-accounting-new-posting-method.png
  4. Sélectionnez les nouveaux mappages de comptes.
    Si vous avez modifié la méthode de report à l’étape précédente, vous devez sélectionner tous les nouveaux mappages de comptes. Sinon, ne mettez à jour que les mappages souhaités.
  5. Si vous avez modifié la méthode de report à l’étape 3, configurez les paramètres dans la section Additional settings (paramètres supplémentaires).
  6. Cliquez sur Enregistrer les modifications pour enregistrer.
  7. (Facultatif) Reportez les données de vente passées pour les resynchroniser dans votre logiciel de comptabilité avec les paramètres mis à jour. Pour connaître les étapes détaillées, consultez la section Reporter les données de vente.

Changer de logiciel de comptabilité

Si vous commencez à utiliser un nouveau logiciel de comptabilité pris en charge par Lightspeed Accounting, déconnectez votre ancien logiciel de comptabilité et connectez le nouveau programme. Toutes les données de vente futures seront synchronisées avec le nouveau logiciel, mais les données passées ne seront pas affectées.

Important : Tous les mappages de comptes, les paramètres et l’historique de synchronisation seront perdus lors de la déconnexion d'un logiciel de comptabilité. Cette action est irréversible.

  1. Connectez-vous au back-office à l’aide de vos identifiants Lightspeed Restaurant.
  2. Accédez au menu de navigation, puis cliquez sur Intégration > Comptabilité.
  3. Cliquez sur Disconnect (déconnecter).
    k-series-lightspeed-accounting-disconnect.png
  4. Lisez l'avertissement indiquant que tous les mappages de comptes, les paramètres et l’historique de synchronisation configurés seront perdus.
  5. Cliquez sur Disconnect (déconnecter) pour confirmer.
  6. Connectez votre nouveau logiciel de comptabilité en suivant les étapes de l’article Configuration de Lightspeed Accounting.

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