SevenRooms is een platform dat door horecabedrijven wordt gebruikt om de ervaring van gasten te verbeteren, klanten aan te moedigen vaker terug te keren en om de winst te verhogen. Door de integratie met Lightspeed Restaurant kun je gedetailleerde restaurantaankopen vanuit Lightspeed in realtime synchroniseren met SevenRooms VMS, waarbij je al je gastprofielen, tafelstatussen en reserveringsgeschiedenis bijhoudt.

De SevenRooms-integratie configureren

De configuratie van de SevenRooms-integratie begint in de backoffice en gaat daarna verder in SevenRooms.

1. Log in op de backoffice met je Lightspeed Restaurant-inloggegevens.
2. Selecteer in het navigatiemenu Integratie-hub > Reserveringen.
3. Klik op de tegelnaam de SevenRooms.
4. Klik op verbinden..

   

5. Klik op Verbinding in SevenRooms voltooien en volg de instructies.

   

6. Het SevenRooms-team voltooit de configuratie.

SevenRooms-functies configureren

Na het opzetten van de integratie kun je verschillende functies configureren om de interactie tussen SevenRooms en Lightspeed Restaurant aan te passen. In dit gedeelte vind je uitleg over onder andere het instellen van het automatisch aanmaken van bestellingen, het bekijken van reserveringsgegevens op de POS, het beheren van de status van tafels en het synchroniseren van vooruitbetalingen.

Automatisch aanmaken van bestellingen

Wanneer dit is ingeschakeld in Instellingen reserveringsintegratie, wordt er in de Lightspeed Restaurant POS-app automatisch een bestelling geopend wanneer je een reservering plaatst in SevenRooms. Automatische bestellingen worden gemarkeerd met een R op het Tafelscherm.

Reserveringen die over meerdere tafels zijn verdeeld, worden geopend op de eerste tafel in numerieke of alfabetische volgorde. Als er al een bestelling is geopend op de betreffende tafel in de POS, wordt er geen nieuwe bestelling aangemaakt.

De automatische bestelling wordt standaard aangemaakt met een bestelprofiel met de naamReservering onder de POS-gebruiker Reservation_System. In Instellingen reserveringsintegratie kun je wijzigen welk bestelprofiel en welke POS-gebruiker worden gebruikt voor automatische bestellingen.

Informatie over reserveringen en gasten

Aan je POS-menu kun je knop Reserveringen beheren toevoegen om reserveringsinformatie van SevenRooms te bekijken in de Lightspeed Restaurant POS-app. Per reservering kun je het volgende bekijken:

• Voor- en achternaam van de gast
• Groepsgrootte
• Reserveringstijd
• Eventuele opmerkingen
• Labels voor de reservering en gast

Zelfbijwerkende tafelstatus

In SevenRooms kun je de tafelstatus van een reservering configureren om te wijzigen wanneer gangen naar de keuken worden verzonden in Lightspeed Restaurant. Wanneer bijvoorbeeld in Lightspeed Restaurant de vierde of vijfde gang naar de keuken worden verzonden, kun je de tafelstatus in SevenRooms laten wijzigen in Dessert.

1. Open de SevenRooms-webapplicatie.
2. Ga naar het navigatiemenu en selecteer Settings (Instellingen) > Integrations (integraties) > Point of Sale (POS).
3. Klik op het pictogram met de drie puntjes > Edit (Bewerken).
4. Schakel Self-updating table statuses (Zelfbijwerkende tafelstatussen) in.
5. Klik op Add Mapping (Mapping toevoegen) om gangnummers van Lightspeed te koppelen aan tafelstatussen in SevenRooms.

   Er kunnen meerdere gangen aan één status worden gekoppeld. Statussen worden alleen opgehoogd en kunnen niet worden teruggezet naar een eerdere waarde.

   

6. Selecteer in het vervolgkeuzemenu een of meer gangen.
7. Selecteer naar welke reserveringsstatus moet worden overgegaan wanneer de geselecteerde gang(en) naar de keuken is/zijn gezonden.
8. (Optioneel) Herhaal dit voor elke gang die moet worden toegewezen.
9. Klik op Opslaan.

Vooruitbetalingen synchroniseren en aanbetalingen verzilveren op de POS

Wanneer een klant een vooruitbetaling doet voor een SevenRooms-reservering, kan de aanbetaling worden verzilverd op de POS voor hun totale bestelling. Om deze functie te gebruiken, moet je deze inschakelen in de SevenRooms-webapplicatie en de Lightspeed Restaurant-backoffice.

1. Open de SevenRooms-webapplicatie.
2. Ga naar het navigatiemenu en selecteer Settings (Instellingen) > Integrations (Integraties) > Point of Sale (POS).
3. Klik het pictogram met de drie puntjes > Edit (Bewerken).
4. Schakel Seamless prepayment sync (Naadloze vooruitbetalingssynchronisatie) in.
5. Klik op Opslaan.
6. Ga in Lightspeed Restaurant als volgt te werk om de knop Betalen met aanbetaling in te schakelen.

Extra functies

De integratie met SevenRooms omvat verschillende andere geautomatiseerde functies die op de achtergrond worden uitgevoerd om je reserverings- en bestelgegevens op elkaar af te stemmen.

• Tafelstatus Automatisch betaald: wanneer een reservering met een gekoppelde bestelling is betaald in Lightspeed Restaurant, wordt in SevenRooms de status van de reservering automatisch bijgewerkt naar Betaald.
• Automatisch koppelen van bestellingen: bestellingen die door de integratie worden gegenereerd, worden direct gekoppeld aan de bijbehorende reservering. Bestellingen die niet door de integratie zijn gegenereerd, probeert SevenRooms te koppelen via ons standaardvenster voor automatisch koppelen.

Veelgestelde vragen

• Als een klant binnenkomt, wordt deze ingecheckt via SevenRooms en neemt deze plaats aan zijn tafel. De tafel wordt vervolgens geopend in Lightspeed en automatisch gekoppeld via het tafelnummer. De tussenrekeninggegevens van de tafel worden elke 30 seconden in SevenRooms opgehaald om live uitgaven te zien. Als de klant klaar is, betaalt deze zijn rekening met Lightspeed en wordt de tafel gesloten. De host kan de tafel vervolgens als vrij markeren in SevenRooms.

• SevenRooms werkt op locatieniveau. 1 locatie = 1 omzetcentrum.

• Nee, het bedienend personeel moet de pro-formarekening naar de nieuwe tafel verplaatsen binnen de Lightspeed POS-app of een nieuwe pro-formarekening aanmaken voor de tafel om de pro-formarekening aan de reservering te koppelen.

• Ja, als een pro-formarekening al aan een reservering is gekoppeld, blijft de koppeling behouden als de pro-formarekening naar een andere tafel in de Lightspeed POS-app wordt verplaatst.

• Voor hulp en support met de integratie stuur je een e-mail naar support@sevenrooms.com.