Een factuur is een rekening voor goederen of diensten die een klant op een later tijdstip persoonlijk kan betalen via een bestaande betaalmethode. Facturen kunnen worden geprint, via e-mail verzonden of gedownload als pdf-bestand om aan de klant te overhandigen. Ze kunnen individueel worden gevolgd op status vanuit de backoffice, en het totale uitstaande saldo van elke klant is beschikbaar in de backoffice en in de POS.

Het aanmaken van een klantfactuur omvat twee belangrijke stappen: 1. Een bestelling verwerken in de POS voor de items die op de factuur moeten staan, en 2. Een factuur maken voor die bestelling vanuit de POS of backoffice.

Belangrijk: voordat je een factuur maakt, moet je de klantfacturering configureren door de stappen hier te volgen.

Inhoudsopgave:

• Een factuurbestelling verwerken
• Een factuur maken vanuit de POS
• Een factuur aanmaken vanuit de backoffice

Een factuurbestelling verwerken

Verwerk een bestelling in de Lightspeed Restaurant POS-app met de betaalmethode IKDEBT om een kassabon te genereren die je kunt omzetten in een factuur via de POS-app of backoffice. Dit zal een transactie toevoegen aan de backoffice-pagina Debiteuren, waardoor de geselecteerde klant een debiteur wordt.

1. Voeg in de Lightspeed Restaurant POS-app items voor de factuur toe aan een bestelling.
2. Voeg een klant toe aan de bestelling. Voor stapsgewijze hulp, zie Een klant toevoegen aan een bestelling.
3. Als je klaar bent met het bewerken van de bestelling, tik je op Betalen om deze te ontvangen.
4. Selecteer de IKDEBT-betaalmethode die eerder is aangemaakt in de backoffice.
5. Tik op Betalen om de bestelling af te ronden.
6. Volg de stappen in het gedeelte Restaurant POS of backoffice om een factuur te maken van de bestelbon.

Een factuur maken vanuit de POS

Na het verwerken van een factuurbestelling maak je een factuur aan voor de bestelbon in de POS of vanuit de backoffice-pagina Debiteuren. Als je de stappen in dit gedeelte of het volgende gedeelte niet uitvoert, kun je de factuur niet voldoen wanneer de klant betaalt.

1. Tik in de Lightspeed Restaurant POS-app op Klanten.
2. Zoek de klant van de eerder verwerkte factuurbestelling.
3. Tik op Bekijken naast de naam van de klant om hun profiel te openen.
4. Selecteer Saldo om openstaande factuurtransacties en openstaande facturen voor de klant te bekijken.
5. Tik op Factuur aanmaken om een factuur te maken voor alle lopende factuurbestellingen van de klant.
   
   
6. Tik op Annuleren om terug te keren naar het profiel van de klant.
7. (Optioneel) Volg de stappen 7a-7f om een factuur in kassabonindeling te printen of te e-mailen:
   1. Tik op Kassabonnen in het navigatiemenu.
   2. Selecteer de kassabon voor de factuurbestelling en tik vervolgens op het groene optie-pictogram.
   3. Tik op Factuur aanmaken.
   4. Tik op Klant aan factuur koppelen en selecteer de klant die aan de factuur is gekoppeld.
   5. Tik op OK om de factuur in kassabonindeling aan te maken.
   6. Tik nogmaals op het groene opties-pictogram en selecteer vervolgens Printen of E-mailen.
8. (Optioneel) Volg stap 8 in Een factuur maken vanuit de backoffice om een factuur in briefindeling te printen of een kopie in pdf-indeling te downloaden.

Een factuur aanmaken vanuit de backoffice

Na het verwerken van een factuurbestelling maak je een factuur aan voor de bestelbon vanuit de backoffice-pagina Debiteuren of in de POS-app. Als je de stappen in dit gedeelte of het vorige gedeelte niet voltooit, kun je de factuur niet verrekenen wanneer de klant betaalt.

Belangrijk: Duitse rekeningen moeten facturen maken vanuit de Restaurant POS-app, omdat ze dit niet kunnen doen vanuit de backoffice.

1. Log in op de backoffice met je Lightspeed Restaurant-inloggegevens.
2. Ga in het navigatiemenu naar Klanten > Debiteuren > Debiteuren.
3. Selecteer Transacties die worden verwerkt. Deze pagina toont bestelbonnen die zijn betaald met de IKDEBT-betaalmethode en waar nog geen facturen van zijn gemaakt.
4. Klik op de + naast een klant om al hun factuurbestellingen te bekijken.
5. Vink het vakje aan naast elke kassabon die je in de factuur wilt opnemen en klik vervolgens op Factuur aanmaken om één enkele factuur te genereren voor de geselecteerde kassabonnen.
   
   
6. (Optioneel) Voer een opmerking in die bovenaan de factuur moet komen te staan.
7. Klik op OK om de factuur aan te maken en de transactie te verplaatsen van Transacties die worden verwerkt naar Openstaande facturen.
8. Volg de stappen 8a-8d om de factuur te bekijken, te printen of te downloaden:
   1. Klik op Facturen openen om alle openstaande facturen te bekijken.
   2. Klik op de + naast de klant om hun openstaande facturen te bekijken.
   3. Selecteer Factuur tonen naast een factuur om deze op het scherm te openen.
   4. (Optioneel) Vanuit het menu van je webbrowser kun je de factuur printen naar een aangesloten computerprinter voor bezorging per post of persoonlijk, of de factuur opslaan als pdf-bestand voor je eigen administratie of als bijlage bij een e-mail.

Wat nu?

Bekijk, verreken en beheer klantfacturen in de backoffice en in de POS.