Om de OpenTable-integratie te gebruiken heb je een OpenTable-account nodig. Als je nog geen account hebt aangemaakt, ga dan naar OpenTable om er een aan te maken.

Over OpenTable

OpenTable is een reserveringsplatform dat je helpt bij het beheren en plaatsen van reserveringen in je restaurant. Zo kun je wachttijden verkorten en de capaciteit van je restaurant maximaal benutten.

De OpenTable-integratie met Lightspeed Restaurant synchroniseert de gast- en reserveringsgegevens van OpenTable met Lightspeed en stuurt financiële gegevens terug naar OpenTable.

Wanneer je een reservering in OpenTable plaatst, verschijnt deze op je tafelindeling in Lightspeed Restaurant. De status van de reservering wordt in OpenTable gedurende de maaltijd bijgewerkt totdat de kassabon in Lightspeed Restaurant volledig is betaald. De tafelstatus wordt in de volgende volgorde bijgewerkt: aanwezig, voorgerecht, hoofdgerecht, dessert, betaald.

De functies van de OpenTable-integratie

• Meer gegevens: met de OpenTable-integratie kun je alle informatie over de eetervaring van een gast aan de reserveringen in OpenTable koppelen.
• Vloeiende overgangen: zodra een gast plaatsneemt in OpenTable, wordt de informatie over de gast en de reservering meteen aan de POS doorgegeven.
• Updates over de tafelstatus verzenden: de functie Course Mapping werkt de actuele status van een tafel continu bij op het OpenTable-vloerplan.

De OpenTable-integratie configureren

De OpenTable-integratie inschakelen

Voor een goede werking van de OpenTable-integratie moeten de tafelnummers in OpenTable exact overeenkomen met de tafelnummers in Lightspeed Restaurant.

1. Log in op de backoffice met je Lightspeed Restaurant-inloggegevens.
2. Ga in het navigatiemenu naar Integratie > Reserveringen.
3. Klik in de sectie OpenTable op Meer informatie.
4. Klik op Integratie inschakelen om een nieuw browsertabblad te openen. Het nieuwe browsertabblad laadt het OpenTable Guest Center, waar je de integratie kunt inschakelen.
5. Log in op het OpenTable Guest Center met je OpenTable-inloggegevens.
6. Selecteer het restaurant dat je met de OpenTable-integratie wilt verbinden.
7. Klik op de OpenTable-website op Integrations (Integraties).
8. Selecteer Lightspeed K in de lijst met integraties.
   

   Als er een groen vinkje verschijnt op de Lightspeed K-tegel, dan is het geselecteerde OpenTable-restaurant al geïntegreerd met een ander Lightspeed-account. De integratie moet handmatig vanuit het al verbonden restaurant of door OpenTable worden uitgeschakeld.

9. Volg de instructies op het scherm om je Lightspeed Restaurant-account aan je OpenTable-account te koppelen.

De instellingen voor de OpenTable-integratie configureren

Zodra je de integratie hebt ingeschakeld, ga je verder met het instellen van de OpenTable-integratie door de instellingen ervan te configureren.

1. Log in op de backoffice met je Lightspeed Restaurant-inloggegevens.
2. Ga in het navigatiemenu naar Integratie > Reserveringen.
3. Klik op OpenTable.
4. Vul de juiste informatie in voor het automatisch aanmaken van rekeningen en gangen-instellingen.

   instellingen voor het automatisch aanmaken van tussenrekeningen:

   • Automatisch tussenrekeningen openen in de POS: Schakel in om automatisch tussenrekeningen te openen in de POS-app bij het plaatsen van een partij in OpenTable. Als je liever handmatig tussenrekeningen opent bij het plaatsen van een partij in OpenTable, schakel dit dan uit. Welke optie je ook kiest, de tussenrekeninggegevens worden van de POS-app naar het Guest Center gesynchroniseerd als de tafelnummers in zowel Lightspeed Restaurant als OpenTable precies hetzelfde zijn.
   • Inloopgroepen van OpenTable opnemen: Schakel in om automatisch tussenrekeningen in de POS-app te openen bij het plaatsen van inloopgroepen. Als je liever handmatig tussenrekeningen opent voor inloopgroepen, of alleen automatisch tussenrekeningen opent voor reserveringen die in OpenTable zijn aangemaakt, schakel je dit uit.
   • Een OpenTable-rekeningprofiel gebruiken: Schakel in om rekeningen aan te maken met het OpenTable-bestelprofiel. Als je er de voorkeur aan geeft om rekeningen aan te maken met je bestaande bestelprofiel, schakel je deze instelling uit.

   Course settings (Ganginstellingen):

   Om OpenTable automatisch updates van de tafelstatus te laten ontvangen naarmate de maaltijd vordert, wijs je statistiekgroepen van Lightspeed Restaurant toe aan OpenTable-statussen.

   Statistiekgroepen toevoegen in Lightspeed Restaurant en ze toewijzen aan OpenTable-statussen doe je als volgt:

   1. Selecteer in het navigatiemenu Menu > Omzetgroepen.
   2. Klik onder Acties op Bewerken op de bestaande omzetgroep waaraan je een statistiekgroep wilt toevoegen.
   3. Vul de velden Categorie en Waarde in, waarbij Waarde overeenkomt met de statistiekgroep die je aan de OpenTable-statistieken wilt toewijzen. De omzetgroep "Alcoholische dranken" kan bijvoorbeeld de statistiekgroep "Dranken" hebben.
   4. Klik op Opslaan.
   5. Ga in het navigatiemenu naar Integratie > Reserveringen.
   6. Klik op OpenTable.
   7. Klik onder Course settings (Ganginstellingen) op Toevoegen om een statistiekgroep aan elke gang toe te voegen.
   8. Selecteer de statistiekgroepen die je aan elke gang wilt toevoegen.
5. Klik op Opslaan.

De OpenTable-integratie gebruiken

Met de OpenTable Guest Center-webapp kun je je reserveringen beheren. Controleer, wijzig en plaats gasten via OpenTable en zie hun reserveringen verschijnen in Lightspeed Restaurant.

Reserveringen beheren in OpenTable Guest Center-webapp

Gasten kunnen reserveren via de OpenTable-app, door het restaurant te bellen, of door gewoon naar binnen te lopen en om een tafel te vragen. De workflow in het OpenTable Guest Center varieert afhankelijk van hoe de reservering wordt geboekt.

Voor meer informatie over het beheren van reserveringen in de OpenTable Guest Center-web-app, ga naar Leer je product te gebruiken.

Reserveringen beheren in Lightspeed Restaurant POS

Na het plaatsen van een reservering in het OpenTable Guest Center, zal de Lightspeed Restaurant POS de betreffende tafel als bezet markeren en een rekening voor de tafel aanmaken.
Volg vanaf daar de gebruikelijke workflow voor het bedienen van klanten door hun bestelling op te nemen en hun betaling te verwerken. Alle gegevens, zoals het toevoegen van items of het aanmaken van de rekening, in de Lightspeed Restaurant POS zullen in real time naar het OpenTable Guest Center worden verzonden.

Om reserveringen te beheren in Lightspeed Restaurant POS:

1. Log in op de Lightspeed Restaurant POS-app.
2. Selecteer in de Tafelsweergave de tafel van de reservering om de betreffende bestelling te openen en te bekijken.
3. Tik op Selecteren en voeg items toe aan de bestelling.
4. Verwerk de betaling aan het einde van de maaltijd.

Zodra de betaling is verwerkt in Lightspeed Restaurant POS, wordt de tafelstatus bijgewerkt naar "betaald" en wordt er een gespecificeerde kassabon van de maaltijd beschikbaar gemaakt in het OpenTable Guest Center. Gasten kunnen hun kassabonnen ook bekijken in de OpenTable-app onder hun reserveringsgeschiedenis.

De OpenTable-integratie uitschakelen

Als je besluit de OpenTable-integratie niet meer te gebruiken, dan kun je deze eenvoudig uitschakelen vanuit de backoffice. De integratie zal ook worden uitgeschakeld in OpenTable. Je instellingen blijven bewaard, dus je kunt de OpenTable-integratie op elk moment in de toekomst weer inschakelen.

Veelgestelde vragen

Abonnement

• Nee, de OpenTable-integratie is gratis voor ondernemers met bestaande Lightspeed- en OpenTable-accounts.

Configuratie

• Als je de OpenTable-integratie vóór december 2022 hebt uitgeschakeld, moet je OpenTable verbinden en verzoeken om de integratie uit hun systeem te verwijderen voordat je deze opnieuw activeert in de backoffice van Lightspeed.

• Wanneer de instelling voor het automatisch aanmaken van rekeningen is ingeschakeld, worden alle rekeningen standaard toegewezen aan dit bestelprofiel, zelfs als er een ander bestelprofiel is gepland.
  Om te voorkomen dat het geplande bedragprofiel wordt overschreven, schakel je het automatisch aanmaken van rekeningen uit in de backoffice.
  Om het standaard bestelprofiel voor rekeningen die zijn geopend door OpenTable in de backoffice te wijzigen, ga je naar de bedrijfslocatie onder Integratie > Online bestellen > Reserveringen.

• We raden ten zeerste aan om Lightspeed Restaurant POS open te houden op een van je apparaten om vertragingen bij het openen van rekeningen op de POS te voorkomen. Het apparaat dat is toegewezen om bestellingen voor reserveringen te ontvangen, kan worden ingesteld in de backoffice voor de bedrijfslocatie onder Integratie > Online bestellen > Reserveringen.
  De Restaurant POS-app moet tijdens de shift actief zijn op je hoofdapparaat, maar je kunt schakelen tussen applicaties op andere apparaten.

Reserveringen

• De OpenTable-integratie draagt de volledige naam, het e-mailadres en het telefoonnummer van de gast over van OpenTable naar de Lightspeed POS-app.

• Als het automatisch aanmaken van rekeningen is ingeschakeld, wordt de rekening geopend wanneer de groep is gemarkeerd als gedeeltelijk toegewezen in OpenTable.

• Als het automatisch aanmaken van rekeningen is ingeschakeld, wordt er een rekening geopend bij de tafel met de laagste numerieke waarde wanneer je twee tafels samenvoegt voor een reservering.

• Het bekijken van aankomende reserveringen wordt momenteel niet ondersteund door de OpenTable-integratie.

• Wanneer er een reservering wordt geannuleerd in OpenTable, wordt de overeenkomstige rekening geannuleerd in de POS en wordt de tafelstatus bijgewerkt in OpenTable.

• Het beheer van wachtlijsten wordt momenteel niet ondersteund door de OpenTable-integratie.

Bestellingen

• Het versturen van bestellingen van OpenTable naar het Kitchen Display System wordt momenteel niet ondersteund door de OpenTable-integratie.

• Eventuele wijzigingen die worden aangebracht aan een bestelling in OpenTable worden niet gesynchroniseerd met de POS. Om de bestelling bij te werken, moet je deze handmatig bijwerken in de Restaurant POS-app.

• Als er twee items met verschillende tafelstatusmappings worden verzonden voor dezelfde gang, zal de meest recente tafelstatus worden gebruikt. Bijvoorbeeld: het ene item heeft als statistiekgroep Salade en heeft de status Voorgerecht toegewezen gekregen, terwijl een ander item als statistiekgroep Burger heeft en de status Hoofdgerecht toegewezen heeft gekregen. Als beide items in dezelfde gang worden verzonden, zal de tafelstatus in OpenTable worden ingesteld op Hoofdgerecht.

Rekeningen

• Als het automatisch aanmaken van rekeningen is ingeschakeld, worden alle rekeningen die zijn gesplit vanaf de eerste rekening weergegeven in OpenTable.

• Geannuleerde rekeningen worden weergegeven naast de oorspronkelijke rekening in het OpenTable-gastenboek.

• Als een gast een rekening na de maaltijd ontvangt, betekent dit dat e-mailnotificaties zijn ingeschakeld. Om e-mailnotificaties uit te schakelen, moet je deze instelling uitschakelen in de backoffice.

• Automatische sluiting van rekeningen wordt momenteel niet ondersteund door de OpenTable-integratie. Je moet rekeningen handmatig sluiten in OpenTable om de tafel vrij te maken.

• Als je tussen tafels schakelt in OpenTable wanneer het automatisch aanmaken van rekeningen is ingeschakeld, blijft de synchronisatie van rekeningen werken. Je moet de rekening dan echter automatisch naar de nieuwe tafel verplaatsen.

• Fooien die na betaling in de Restaurant POS-app worden toegevoegd, worden niet weergegeven op de rekening die in OpenTable te zien is.

Probleemoplossing

• Er zijn twee mogelijke redenen waarom geopende rekeningen niet in de POS verschijnen na de plaatsing in OpenTable:
  Je tafelnummers in OpenTable komen niet overeen met je tafelnummers in de POS. Als je tafelnummers alfanumeriek zijn gelabeld in OpenTable (bijvoorbeeld, T5), dan worden ze niet toegewezen aan de POS. Om dit probleem op te lossen, controleer je je tafelnummers in de POS-taken en bewerk je ze dienovereenkomstig. Zorg ervoor dat ze hetzelfde zijn in beide systemen.
  De Restaurant POS-app is niet geopend op het apparaat dat is geconfigureerd om reserveringen te ontvangen. Om dit probleem op te lossen, zorg je ervoor dat de Restaurant POS-app actief is op je hoofdapparaat.