Les intégrations de réservation envoient les données de réservation à votre application de caisse et créent automatiquement les commandes lorsque les clients sont installés. Depuis l'application de caisse, vous pouvez consulter les réservations, synchroniser les données entre Lightspeed Restaurant et la plateforme de réservation, et gérer les commandes et les tables.

Avant de gérer les réservations sur l'application de caisse, vous devez d'abord configurer chaque intégration de réservation dans le back-office.

Afficher les réservations dans l'application de caisse

Pour consulter les réservations dans l'application de caisse, vous devez ajouter le bouton Gérer les réservations dans l'application de caisse à partir du back-office. Vous pouvez accéder aux réservations en appuyant sur le menu auquel vous avez ajouté le bouton, puis sur Gérer les réservations. Pour actualiser la liste des réservations, fermez la liste et ouvrez-la de nouveau.

Les réservations terminées peuvent être consultées dans le rapport Réservations synchronisées du back-office ou dans le système de réservation lui-même. Ces réservations ne peuvent pas être modifiées dans l'application de caisse.

Onglets Réservations à venir et Toutes les réservations

L'onglet Réservations à venir affiche toutes les réservations à venir pour la date sélectionnée. Il s'agit des réservations n'ayant pas été marquées comme « installées » dont l'heure d'arrivée est prévue entre une heure avant l'heure actuelle et quatre heures après.

L'onglet Toutes les réservations affiche toutes les réservations, y compris les réservations terminées et en cours, pour la date sélectionnée.

Dans ces onglets, vous pouvez obtenir des informations plus détaillées sur chaque réservation, y compris son état.

• Client : le nom du client qui a effectué la réservation.
• Arrivée prévue : la date et l'heure de réservation prévues.
• Table : la ou les tables attribuées à la réservation.
• Couverts : le nombre de couverts associés à la réservation.
• État : l'état actuel de la réservation. Prévue signifie que les clients de la réservation ne sont pas encore installés. Installée signifie que les clients de la réservation sont installés. Échec signifie qu'il y a une erreur dans la réservation.
• Acompte : le montant d'un éventuel acompte payé par le client.
• Actions : appuyez sur ce bouton pour attribuer une table à la réservation ou pour indiquer que les clients sont installés.

Une fois qu'une réservation est prévue, vous pouvez consulter le nom du client, la date et l'heure d'arrivée prévues, l'état et les éventuelles balises associées. Vous pouvez également modifier le nombre de clients et la table attribuée.

1. Dans l'application de caisse, appuyez sur le menu auquel vous avez ajouté le bouton de réservation, puis sur Gérer les réservations.
2. Appuyez sur le nom du client.
3. (Facultatif) Appuyez sur l'icône en forme de crayon pour modifier le nombre de clients ou la table attribuée.

Installer les clients ayant une réservation dans l'application de caisse

Installez vos clients directement dans l'application de caisse en utilisant le bouton Gérer les réservations.

1. Dans l'application de caisse, appuyez sur le menu auquel vous avez ajouté le bouton de réservation, puis sur Gérer les réservations.
2. Appuyez sur Actions pour installer les clients.
3. (Facultatif) Si la réservation doit être modifiée, appuyez sur l'icône en forme de crayon, effectuez les modifications, puis appuyez sur Installer.

Gérer les commandes dans l'application de caisse

Depuis l'application de caisse, vous pouvez consulter les commandes précédemment passées par des clients réguliers et vous assurer que tous les critères sont respectés pour créer automatiquement une commande lorsqu'ils s'installent à une table.

Créer des commandes automatiquement

Lorsque vous installez des clients, une commande sera automatiquement ouverte dans votre application de caisse si certains critères seront remplis. Pour que le système puisse créer une commande, trois conditions doivent être respectées.

• Le plan de salle du back-office doit correspondre à celui de la plateforme de réservation.
• Une table doit être attribuée à la réservation.
• La table sélectionnée doit être disponible et ne pas être associée à des commandes ouvertes.

Si vous rencontrez une erreur lorsque vous essayez d'ouvrir la commande, annulez l'installation des clients sur la caisse, mettez à jour la réservation dans la plateforme de réservation, puis réessayez d'installer les clients sur la caisse.

Synchroniser les détails des commandes

L'ajout du bouton Gérer les réservations synchronise les détails des commandes de l'application de caisse avec la plateforme de réservation. Utilisez ces données pour consulter les commandes passées par des clients réguliers et connaître leurs préférences en matière de plats et de boissons, ainsi que leurs habitudes de consommation.

L'accès à ces données dépend de l'endroit où la plateforme de réservation choisit de les afficher. Certaines plateformes de réservation les affichent dans la réservation elle-même ou sur la fiche client.

Gérer les tables dans l'application de caisse

Depuis l'application de caisse, vous pouvez consulter les mises à jour de l'état des tables et les réservations de plusieurs tables.

Réservations de plusieurs tables

Certaines réservations nécessitent plusieurs tables. Lightspeed Restaurant gère cela en ouvrant une commande pour la première table et en liant toutes les autres tables à cette commande. Cette commande sera généralement ouverte pour la table portant le numéro le plus bas ou, dans le cas des tables identifiées à l'aide de caractères alphanumériques, pour celle qui apparaît en premier selon l’ordre des lettres, puis des chiffres.

Pour que le système puisse créer une commande, deux conditions doivent être respectées.

• Toutes les tables doivent être disponibles et ne pas être associées à des commandes ouvertes.
• La table principale doit exister dans les deux plans de salle.

Pour désactiver la réservation de plusieurs tables, décochez la case Prise en charge des réservations à plusieurs tables dans les paramètres de l'intégration sur le back-office.

Mise à jour de l’état des tables

L'ajout du bouton Gérer les réservations synchronise les informations des commandes de l'application de caisse avec la table et affiche leur état. Par exemple, le paiement d'une commande dans Lightspeed Restaurant mettra à jour l'intégration de réservation, indiquant que la table a été payée. Certaines intégrations peuvent également prendre en charge d'autres états, tels que le numéro du plat en cours.

Application des acomptes de réservation

Si vous avez accepté un acompte ou un paiement anticipé et que vous avez activé le bouton de paiement par acompte dans Lightspeed Restaurant, vous pouvez appliquer cet acompte à la commande concernée dans l'application de caisse.

La création automatique de commandes doit être activée pour appliquer des acomptes dans l'application de caisse. Il n'est pas possible d'appliquer des acomptes à des commandes créées manuellement. Le total de la commande doit être égal ou supérieur à la valeur de l'acompte ou du paiement anticipé.

1. Ouvrez l'application Lightspeed Restaurant POS.
2. Dans l'application de caisse, sélectionnez la commande créée automatiquement associée à la réservation.
3. Ajoutez des articles à la commande pour atteindre un montant égal ou supérieur au montant du paiement anticipé ou de l'acompte.
4. Pour appliquer l'acompte à la commande, appuyez sur le bouton Pay by deposit (Payer avec un acompte).
5. Sélectionnez Apply deposit (Appliquer l'acompte) et suivez le processus de paiement habituel.