Cet article explique comment gérer les nouvelles commandes de clients à partir de Order Anywhere.

Important : Pour recevoir des commandes, assurez-vous que la caisse associée à Order Anywhere est connectée à Internet et qu’un membre du personnel a pointé son arrivée. Une imprimante doit être configurée pour la caisse afin que les tickets des nouvelles commandes s’impriment.

Traitement des commandes payées en ligne

Découvrez comment fonctionne l’application Restaurant POS lorsqu’un client paye en ligne une commande passée à partir d’Order Anywhere. Cette section aborde la synchronisation des commandes avec l’application de caisse, l’impression des commandes et les étapes à suivre pour terminer chaque commande.

1. Un client passe une commande à retirer ou à table à partir d’Order Anywhere et la paye en ligne.

   Pour découvrir comment cela fonctionne pour le client, consultez nos articles Passage d’une commande à retirer (à distance) et Passage d’une commande à table (sur place).

2. La synchronisation de la commande avec les caisses en ligne s’effectue immédiatement ou ultérieurement, comme décrit ci-après.
   • Dès qu’elles sont passées, toutes les commandes à table sont immédiatement synchronisées avec l’application de caisse.
   • Les commandes à retirer sont synchronisées avec l’application de caisse de deux façons différentes :
     1. Si le client sélectionne Retrait dès que possible, sa commande est synchronisée avec l’application de caisse juste après sa validation.
     2. Si le client sélectionne un horaire de retrait ultérieur, la commande est synchronisée avec l’application de caisse à l’heure de retrait sélectionnée, à laquelle on enlève votre temps de préparation et quelques minutes supplémentaires. Par exemple, une commande avec un retrait à 17 h 30 et un temps de préparation de 30 minutes sera transmise à l’application de caisse à 16 h 54 environ.

     Remarque : Si vous le souhaitez, vous pouvez configurer l’application de caisse pour qu’elle émette un son lors de la réception d’une commande à retirer. Accédez simplement au back-office, modifiez le profil de compte avec le code OATA, puis activez le paramètre Jouer un son lors de la réception d’une commande en ligne.

3. Si vous avez configuré l’impression, un ticket et un billet de commande s’impriment lors de la synchronisation de la commande avec la caisse. Ces derniers contiennent des renseignements relatifs à la commande entrante.
4. Préparez la commande et donnez-la au client.

Traitement des commandes payées en personne

Découvrez comment terminer les commandes Order Anywhere dans l’application Restaurant POS lorsqu’un client choisit de payer en personne. Cette section aborde la synchronisation des commandes avec l’application de caisse, l’impression des commandes et les étapes à suivre pour accepter les paiements.

1. Un client passe une commande à retirer ou à table à partir d’Order Anywhere et la paye en personne.

   Pour découvrir comment cela fonctionne pour le client, consultez nos articles Passage d’une commande à retirer (à distance) et Passage d’une commande à table (sur place).

2. La synchronisation de la commande avec les caisses en ligne s’effectue immédiatement ou ultérieurement, comme décrit ci-après.
   • Dès qu’elles sont passées, toutes les commandes à table sont immédiatement synchronisées avec l’application de caisse.
   • Les commandes à retirer sont synchronisées avec l’application de caisse de deux façons différentes :
     1. Si le client sélectionne Retrait dès que possible, sa commande est synchronisée avec l’application de caisse juste après sa validation.
     2. Si le client sélectionne un horaire de retrait ultérieur, la commande est synchronisée avec l’application de caisse à l’heure de retrait sélectionnée, à laquelle on enlève votre temps de préparation et quelques minutes supplémentaires. Par exemple, une commande avec un retrait à 17 h 30 et un temps de préparation de 30 minutes sera transmise à l’application de caisse à 16 h 54 environ.

   Remarque : Si vous le souhaitez, vous pouvez configurer l’application de caisse pour qu’elle émette un son lors de la réception d’une commande à retirer. Accédez simplement au back-office, modifiez le profil de compte avec le code OATA, puis activez le paramètre Jouer un son lors de la réception d’une commande en ligne.

3. Si vous avez configuré l’impression, un ticket et un billet de commande s’impriment lors de la synchronisation de la commande avec la caisse. Ces derniers contiennent des renseignements relatifs à la commande entrante.
4. Accédez à l’application Restaurant POS, puis appuyez sur Commandes pour afficher toutes les commandes actives.

   

5. Appuyez sur Retrait / Livraison pour accéder à la liste des commandes ouvertes pour le retrait ou la livraison.
6. Sélectionnez la commande Order Anywhere à terminer pour l’ouvrir sur l’écran Caisse. Le code de la commande vous permet de distinguer les commandes Order Anywhere des autres.

   

7. Appuyez sur l’icône en forme de couverts pour modifier le nombre de couverts de la commande, puis sur Confirmer.
   

    

8. Acceptez le paiement comme pour toute autre commande. 
   

   Si vous avez besoin d’aide, consultez notre article Traitement des paiements et des pourboires.

9. Préparez la commande et donnez-la au client.

Remboursement de commandes

Vous devez utiliser l’option de remboursement pour annuler une commande Order Anywhere et rembourser le paiement effectué par le client (en espèces ou en carte bancaire). La marche à suivre est différente selon que vous effectuez un remboursement le jour même, un remboursement pour une commande effectuée la veille ou un remboursement partiel.

Remboursement le jour de la commande

Pour rembourser une commande le jour où elle est reçue sur la caisse, vous devez annuler la commande dans l’application Restaurant POS.

1. Accédez à l’application Lightspeed Restaurant, puis appuyez sur Tickets dans le menu de navigation.
2. Sélectionnez le ticket de la commande que vous souhaitez rembourser.
3. Tapez sur l’icône verte des options, puis sélectionnez Annuler ticket.
   

    

4. Lisez le message qui s’affiche, puis appuyez sur Oui.

   En annulant un ticket, vous créez une transaction d’un montant négatif qui annule la vente originale dans les rapports. Cette action est irréversible.

5. Sélectionnez la raison de l’annulation (Goût ou Erreur de l’utilisateur, par exemple).

   Vous pouvez créer des codes annulation supplémentaires depuis le back-office.

6. Suivez les instructions ci-dessous selon la situation :
   • Si le client a payé en ligne, le paiement sera automatiquement remboursé sur la carte utilisée pour passer la commande.
   • Si le client a payé depuis un terminal de paiement intégré dans votre restaurant, le paiement sera automatiquement remboursé sur la carte utilisée pour passer la commande.
   • Si le client a payé en espèces, rendez-lui le montant total de la commande en espèces.

Remboursement d’une commande passée un autre jour

Pour rembourser une commande reçue un autre jour sur la caisse, vous devez l’annuler dans le back-office.

1. Connectez-vous au back-office à l’aide de vos identifiants Lightspeed.
2. Cliquez sur Rapports > Rapports dans le menu de navigation.
3. Cliquez sur Rapport des tickets dans la section Rapports de comptes.
4. Sélectionnez le ticket de la vente que vous souhaitez rembourser. Consultez notre article sur le rapport des tickets pour apprendre à filtrer les résultats des tickets.
   
   
5. Faites défiler la page, puis cliquez sur Annuler le ticket.
   
   
6. Sélectionnez le motif de l’annulation (Goût ou Erreur de l’utilisateur, par exemple), puis cliquez sur Confirmer.

   Vous pouvez créer des codes annulation supplémentaires depuis le back-office.

7. Lisez le message qui s’affiche, puis appuyez sur Oui.

   En annulant un ticket, vous créez une transaction d’un montant négatif qui annule la vente originale dans les rapports. Cette action est irréversible.

8. Suivez les instructions ci-dessous selon la situation :
   • Si le client a payé en ligne, le paiement sera automatiquement remboursé sur la carte utilisée pour passer la commande.
   • Si le client a payé depuis un terminal de paiement intégré dans votre restaurant, le paiement sera automatiquement remboursé sur la carte utilisée pour passer la commande.
   • Si le client a payé en espèces, rendez-lui le montant total de la commande en espèces.

Remboursement partiel

Pour rembourser une partie du paiement de la commande au client, vous devez effectuer un remboursement partiel. Cliquez sur le menu déroulant correspondant pour découvrir le fonctionnement des remboursements partiels pour les commandes payées en ligne ou en personne. Veuillez noter que les étapes à suivre varient pour rembourser une commande payée sur place et pour rembourser une commande payée en ligne. Pour cette dernière option, elles varient selon si vous utilisez Lightspeed Payments ou Stripe comme processeur de paiement.

• Commande payée en ligne avec Lightspeed Payments

  1. Contactez-nous pour demander à l’équipe de soutien technique de Lightspeed Payments de rembourser partiellement la transaction.

• Commande payée en ligne avec Stripe

  1. Connectez-vous à votre tableau de bord Stripe.
  2. Cliquez sur Payments (paiements).
  3. Trouvez le paiement que vous souhaitez rembourser.
  4. Cliquez sur l’icône des trois points () à côté du paiement, puis sélectionnez Rembourser le paiement.
  5. Saisissez le montant à rembourser et sélectionnez le motif du remboursement.
  6. Cliquez sur Rembourser.

• Commande payée sur place

  1. Remboursez manuellement le montant au client sur le mode de paiement utilisé pour payer.

Activation et désactivation des commandes en ligne

Accédez à l’application Restaurant POS, puis utilisez l’onglet Aperçu de l’état pour gérer l’intégration des commandes en ligne. Si elles sont désactivées, les clients verront qu’ils ne peuvent pas effectuer de commandes en ligne sur votre page Order Anywhere.

1. Appuyez sur les quatre points dans le menu de navigation (onglet Aperçu de l’état).
2. Appuyez sur l’icône de sac de provisions dans le menu d’état.
3. Depuis cette fenêtre, activez ou désactivez les commandes en ligne comme vous le souhaitez.
   

   

Questions fréquemment posées

Quand une nouvelle commande Order Anywhere est-elle synchronisée avec mon application de caisse ?

Le temps nécessaire à l’affichage d’une nouvelle commande Order Anywhere sur votre caisse dépend du type de commande, de l’horaire de retrait sélectionné par le client et du temps de préparation défini par le restaurant.

• Dès qu’elles sont passées, toutes les commandes à table sont immédiatement synchronisées avec l’application de caisse.
• Les commandes à retirer sont synchronisées avec l’application de caisse de deux façons différentes :
  • Si le client sélectionne Retrait dès que possible, sa commande est synchronisée avec l’application de caisse juste après sa validation.
  • Si le client sélectionne un horaire de retrait ultérieur, la commande est synchronisée avec l’application de caisse à l’heure de retrait sélectionnée, à laquelle on enlève votre temps de préparation et quelques minutes supplémentaires. Par exemple, une commande avec un retrait à 17 h 30 et un temps de préparation de 30 minutes sera transmise à l’application de caisse à 16 h 54 environ.

Quand les billets des commandes Order Anywhere sont-ils imprimés ?

Les billets de commande s’impriment dès que la commande Order Anywhere est synchronisée avec l’application de caisse. Si la commande a été payée en ligne et que vous n’avez pas désactivé l’impression de tickets, un ticket s’imprime en même temps. Pour plus d’informations sur ce délai d’impression, consultez la réponse à la question précédente.

Que se passe-t-il si aucune caisse n’est en ligne pour recevoir une commande Order Anywhere entrante ?

Si aucune caisse n’est en ligne lorsqu’une commande est transmise à l’application de caisse, la commande va tenter de se synchroniser pendant quelques minutes. Ensuite, elle sera soit annulée (si aucune caisse n’est disponible), soit synchronisée avec succès (si une caisse est en ligne).

Les clients reçoivent-ils des notifications relatives à leur commande ?

Oui. Les clients reçoivent un courriel de confirmation dès qu’ils passent une commande. Une fois que le paiement est effectué, ils reçoivent également un courriel avec leur ticket.

Comment puis-je vérifier l’état d’une commande ?

Pour afficher l’état d’une commande, consultez la page Commandes dans le back-office Order Anywhere. Vous pouvez y vérifier si une commande a été transmise à l’application de caisse, si elle a échoué ou si elle a été annulée.

Puis-je limiter le nombre de commandes à retirer que je reçois ?

Oui. Vous pouvez activer un nombre maximum de commandes par plage horaire disponible afin que le personnel ne soit pas dépassé par un volume de commandes inattendu. Pour en savoir plus, consultez notre article Création d’un profil de commande à distance.

Puis-je modifier le temps de préparation nécessaire pour une commande ?

Oui. Pour en savoir plus, consultez notre article sur les paramètres de commande de Order Anywhere.