Le pilotage multi-sites Lightspeed est un espace central du back-office permettant de gérer certains aspects de votre activité sur plusieurs établissements en même temps. Avec le pilotage multi-sites, vous pouvez partager les éléments suivants avec tous vos établissements ou seulement avec certains d'entre eux :

• Articles - Uniquement nom et code SKU, ou intégralité des paramètres d'article (prix, coût, etc.)
• Menus - Articles, écrans et boutons avec une option permettant des ajustements spécifiques au lieu de vente

Activation du pilotage multi-sites

Avant d'utiliser le pilotage multi-sites pour la première fois, vous devez l'activer manuellement. Cette fonctionnalité est disponible pour les comptes Lightspeed Restaurant disposant d'au moins deux lieux de vente.

Seuls les utilisateurs du back-office ayant accès à tous les établissements de votre entreprise peuvent activer le pilotage multi-sites. Après l’activation, le pilotage multi-sites deviendra l’écran d’accueil par défaut du back-office pour les utilisateurs disposant d'un tel accès ; les autres verront la page du tableau de bord à la place.

1. Connectez-vous au back-office à l’aide de vos identifiants Lightspeed.

2. Dans le menu de navigation, cliquez sur le menu déroulant du sélectionneur d'établissement et sélectionnez Pilotage multi-sites.

   Avant l'activation du pilotage multi-sites, seuls les utilisateurs du back-office ayant accès à tous les établissements de votre entreprise verront cette option de menu.

   

3. Cliquez sur Activer pour activer le pilotage multi-sites Lightspeed.

   

Accès au pilotage multi-sites

Une fois activé, le pilotage multi-sites devient la première page que les utilisateurs éligibles voient lorsqu'ils se connectent au back-office. Vous pouvez également y accéder en cliquant sur le sélecteur d'établissement dans la barre latérale de navigation et en sélectionnant Pilotage multi-sites.

Sur le plan fonctionnel, le pilotage multi-sites est considéré comme un autre lieu de vente pour votre compte. Vous pouvez donc permettre aux utilisateurs du back-office d'y accéder (comme vous le feriez pour un établissement classique) pour leur permettre d'utiliser le pilotage multi-sites.

Partage d'articles

Avec le partage d'articles, vous pouvez utiliser des articles dans plusieurs lieux de vente sans avoir à les recréer. Choisissez le partage partiel pour personnaliser les prix par établissement, ou le partage complet pour synchroniser automatiquement toutes les modifications sur les emplacements sélectionnés.

Pour accéder à la fonctionnalité de partage d'articles du pilotage multi-sites Lightspeed :

1. Depuis le pilotage multi-sites, cliquez sur Accéder aux articles sur la page d’accueil.

   Vous pouvez également sélectionner Menu > Liste des articles dans la barre latérale de navigation.

2. Cliquez sur Modifier le tableau et cochez les cases Action de partage, Type de partage et Établissements.

3. Cliquez sur Enregistrer.

   Dans le pilotage multi-sites, la liste d'article affichée contient les articles de tous vos établissements. Une fois ces colonnes activées, vous êtes prêt à partager des articles entre les établissements.

   

Partager des articles

Cette section explique comment partager des articles qui n'ont jamais été partagés auparavant. Si vous devez modifier le type de partage ou les établissements relatifs à un article partagé, consultez plutôt la section Type de partage et établissements.

1. Dans la colonne Type de partage, cliquez sur le bouton Non partagé d'un article individuel.

   Vous préférez partager des articles en lot ? Cochez les cases situées à côté de plusieurs articles, cliquez sur les trois points dans la barre d'outils de sélection, puis sélectionnez Partager avec les établissements.

2. Sélectionnez un ou plusieurs emplacements avec lesquels vous souhaitez partager l'article, puis cliquez sur Continuer.

   Les utilisateurs du back-office ne peuvent effectuer des partages qu'avec les établissements auxquels ils ont accès.

3. Sélectionnez Partiellement partagé ou Entièrement partagé, puis cliquez sur Soumettre pour partager l'article.

   • Partiellement partagé : partagez uniquement le nom et le SKU de l’article. Les modifications apportées au nom ou au SKU s’appliqueront à tous les établissements sélectionnés, mais la tarification et les paramètres seront gérés séparément par établissement
   • Entièrement partagé : partagez tous les paramètres de l'article avec les lieux de vente sélectionnés. Toute modification apportée à l'article dans un établissement s'appliquera également à tous les autres établissements.

   

4. Ajoutez un bouton de menu pour l'article afin qu'il soit disponible pour les commandes dans l'application de caisse.
   • Si le menu est partagé, ajoutez le bouton à partir du pilotage multi-sites pour effectuer la synchronisation sur tous les établissements où le menu est partagé.
   • Vous n'avez besoin de cet article que dans un seul établissement ? Ajoutez le bouton, depuis un établissement individuel, à un menu partagé permettant les modifications locales, ou à un menu non partagé.

Modification des articles partagés

Lorsque vous devez modifier des prix, mettre à jour des noms ou apporter d’autres modifications à un article partagé, vous pouvez modifier l’article comme n’importe quel autre. Néanmoins, les articles partiellement partagés et entièrement partagés se comportent différemment selon la manière dont vous les modifiez et l’endroit à partir duquel vous le faites.

• Articles partiellement partagés : un badge Partiellement partagé apparaît à côté de leur nom lorsque vous cliquez pour les modifier.
  • Si vous modifiez le nom ou le SKU de l'article, vous pouvez modifier l'article via le pilotage multi-sites ou via un établissement avec lequel il est partagé. Les modifications s'appliqueront à tous les établissements où l'article est partagé.
  • Si vous modifiez le prix ou d'autres paramètres, vous devez modifier l'article à partir de chaque emplacement où il est partagé. Les modifications ne s'appliqueront qu'à l'emplacement à partir duquel vous effectuez la modification.
  • Seuls les utilisateurs du back-office ayant accès à tous les établissements où l'article est partagé pourront le modifier.

• Articles entièrement partagés : un badge Entièrement partagé apparaît à côté de leur nom lorsque vous cliquez pour les modifier.
  • Vous pouvez modifier le nom de l'article, le code SKU, le prix ou les paramètres via le pilotage multi-sites ou via n'importe quel établissement où l'article est partagé. Les modifications s'appliqueront à tous les emplacements où l'article est partagé.
  • Seuls les utilisateurs du back-office ayant accès à tous les établissements où l'article est partagé pourront le modifier.

Type de partage et établissements concernés pour les articles

Une fois que vous avez partagé des articles, les colonnes de partage d'articles de la liste d'articles commenceront à afficher des renseignements que vous pouvez utiliser pour suivre vos articles sur les différents établissements. Vous pouvez également y modifier la façon dont un article est partagé (entièrement ou partiellement) ainsi que les établissements avec lesquels il est partagé.

• Type de partage : Non partagé ou Partagé. Cliquez sur le type de partage pour modifier la façon dont l’article est partagé (entièrement ou partiellement) ou pour en désactiver le partage.
• Action de partage : Entièrement partagé, Partiellement partagé ou non partagé (vide).
• Établissements : nombre de lieux de vente avec lesquels un article a été partagé. Cliquer sur ce nombre pour modifier les établissements avec lesquels l'article est partagé.

Annulation du partage d'articles

Vous pouvez désactiver le partage de certains articles pour les retirer de tous les emplacements où ils étaient partagés. La désactivation du partage d'un article le supprime des établissements secondaires tout en le maintenant actif dans son établissement d'origine.

1. Cliquez sur Partagé dans la colonne Type de partage.
2. Sélectionnez Non partagé.
3. Cliquez sur Mettre à jour pour confirmer.

Partage de menus

Le partage de menus vous permet de créer une disposition d'écrans et de boutons pour votre caisse une fois pour toutes, puis de la réutiliser dans plusieurs lieux de vente. Lorsque vous partagez des menus, vous pouvez toujours laisser à chaque établissement individuel une certaine liberté pour personnaliser sa propre mise en page.

1. Depuis le pilotage multi-sites, cliquez sur Accéder au menu sur la page d’accueil.

   Vous pouvez également sélectionner Menu > Gestion des menus dans la barre latérale de navigation.

Vous y verrez les menus disponibles dans tous les lieux de vente de votre entreprise, et vous pourrez partager des menus pour les utiliser dans plusieurs établissements.

Partager des menus

Avant de partager un menu avec d'autres lieux de vente, assurez-vous que tous les articles de ce menu ont déjà été partagés avec vos établissements cibles. Suivez ensuite les étapes ci-dessous pour partager le menu.

1. Cliquez sur le nom d'un menu existant pour le passer en revue avant de le partager avec d'autres établissements.

2. Sélectionnez Partager le menu.

   

3. Choisissez un ou plusieurs établissements avec lesquels partager le menu.

   Les utilisateurs du back-office ne peuvent effectuer des partages qu'avec les établissements auxquels ils ont accès.

4. (Facultatif) Activez le paramètre Permettre aux établissements d'ajouter des catégories de menu et des boutons pour autoriser les établissements sélectionnés à ajouter des écrans et/ou des boutons supplémentaires à leur version locale du menu.

   

5. Cliquez sur Partager le menu pour continuer.
6. Cliquez sur Mettre à jour et synchroniser pour appliquer le menu mis à jour à tous les établissements sélectionnés.
7. Si vous y êtes invité·e, cliquez sur Partager tous les articles pour partager les articles du menu que vous n'aviez pas partagés auparavant avec les établissements sélectionnés.
8. Dans chaque établissement partagé, associez le menu à une configuration afin de pouvoir l'utiliser pour les commandes dans l'application de caisse.

Modification des menus partagés

Les menus partagés doivent être modifiés de manière centralisée à partir du Pilotage multi-sites. Si la modification locale est activée, les établissements individuels peuvent également ajouter leurs propres écrans et boutons personnalisés.

1. Cliquez sur le nom du menu partagé que vous souhaitez modifier.

   Les menus partagés afficheront Partagé dans la colonne État.

2. Apportez les modifications nécessaires (ajout d'écrans, de boutons, etc.).

3. Cliquez sur Mettre à jour et synchroniser pour enregistrer vos modifications et reconfigurer toutes les caisses connectées avec la dernière version du menu.

   

4. Si vous y êtes invité·e, cliquez sur Partager tous les articles pour partager les articles du menu que vous n'aviez pas partagés auparavant avec les établissements sélectionnés.

   

Type de partage et établissements concernés pour les menus

Une fois que vous avez partagé des menus, la section « Menus » du pilotage multi-sites commencera à afficher des renseignements que vous pouvez utiliser pour surveiller la distribution des menus, les autorisations de modification locales et l'état de synchronisation des caisses.

• Établissements : nombre de lieux de vente avec lesquels un menu a été partagé. Cliquez sur ce nombre pour modifier les établissements avec lesquels l'article est partagé.
• État : Partagé ou Non partagé.
• État de la synchronisation des caisses : indique le nombre de caisses éligibles sur lesquelles le menu a été synchronisé. Cela dépend de la configuration de l'application de caisse à laquelle le menu est associé ainsi que du nombre de caisses utilisant cette configuration.
• Modifications locales : Autorisées ou Non autorisées, en fonction du paramètre Permettre aux établissements d'ajouter des catégories de menu et des boutons.

Désactivation du partage des menus

Le fait de ne plus partager un menu le supprime des établissements sélectionnés et le déconnecte des configurations de caisse de ces emplacements.

1. Cliquez sur le nom du menu partagé dont vous souhaitez annuler le partage.

2. Sélectionnez l’onglet Établissements.

   

3. Vérifiez la colonne Configurations associées pour voir à quelle(s) configuration(s), le cas échéant, le menu est associé.

   Si le menu est associé à une configuration, basculez vers l'établissement concerné et dissociez le menu. Si vous ne le faites pas, vous ne pourrez pas annuler le partage du menu avec cet emplacement.

4. Cliquez sur l'icône en forme de corbeille correspondant à un établissement, afin de supprimer le menu de cet emplacement.
5. Sélectionnez Supprimer le menu pour confirmer.

FAQ

Voici quelques-unes des questions les plus fréquemment posées concernant le pilotage multi-sites.

• Pour activer le pilotage multi-sites : vous devez être l'utilisateur administrateur du back-office (créateur du compte) ou un utilisateur du back-office ayant accès à tous les établissements de l'entreprise. L'utilisateur administrateur peut mettre à jour l'accès aux établissements depuis Entreprise > Utilisateurs du back-office.

  Pour accéder au pilotage multi-sites : une fois activé, tout utilisateur du back-office ayant obtenu l'accès à l'établissement correspondant au pilotage multi-sites peut s'en servir.

• Non, l'activation du pilotage multi-sites n'est pas obligatoire. Les restaurants qui préfèrent gérer leurs lieux de vente séparément peuvent laisser le pilotage multi-sites désactivé.
• Non. Vous ne pouvez partager des articles et des menus entre vos établissements qu'après avoir activé le pilotage multi-sites.
• Oui, vous pouvez annuler le partage des articles et des menus pour les retirer d’un ou plusieurs établissements avec lesquels ils ont été partagés.
• Les établissements peuvent modifier les articles partagés, mais les menus partagés ne sont modifiables que via le pilotage multi-sites. Remarque :
  • Les articles partiellement et entièrement partagés se comportent différemment selon la manière dont vous les modifiez et l’endroit à partir duquel vous le faites.
  • Seuls les utilisateurs du back-office ayant accès à tous les établissements où l'article est partagé pourront le modifier.
  • Les établissements individuels peuvent ajouter leurs propres écrans ou boutons aux menus partagés si le paramètre Permettre aux établissements d'ajouter des catégories de menu et des boutons est activé.
• Oui, mais cela n'est possible que si le paramètre Permettre aux établissements d'ajouter des catégories de menu et des boutons est activé.
• Si vous ne voyez pas le pilotage multi-sites, vérifiez ce qui suit :
  • Nombre d'établissements : votre compte doit avoir au moins deux lieux de vente. Vous pouvez vérifier cela via le menu déroulant de sélection d'établissement disponible en haut de la barre de navigation du back-office.
  • Autorisations pré-activation : avant d'activer le pilotage multi-sites, seuls l'utilisateur administrateur et les utilisateurs du back-office ayant accès à tous vos établissements peuvent le voir dans le sélecteur d'établissements.
  • Autorisations post-activation : après l'activation, les utilisateurs du back-office doivent se voir accorder l'accès à l'établissement correspondant au pilotage multi-sites afin de pouvoir le voir et l'utiliser.
• Une fois que vous activez le pilotage multi-sites, il n'est pas possible de le désactiver. Si vous avez des questions ou si vous rencontrez des problèmes, contactez le soutien technique Lightspeed pour obtenir de l'aide.

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