Door rapporten te plannen kun je automatisch backoffice-rapporten naar een of meer e-mailontvangers sturen. Rapporten kunnen dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks worden verzonden, afhankelijk van wat nodig is voor je bedrijf.

Als je eerder de automatiseringsfuncties voor rapportage van Lightspeed Restaurant hebt gebruikt, zijn je automatiseringen automatisch gemigreerd als rapportplanningen.

Een rapportplanning aanmaken

Configureer rapportplanningen om terugkerende verkoop-, operationele en boekhoudkundige gegevens automatisch rechtstreeks aan te leveren bij aangewezen managers, accountants of externe partners.

1. Log in op de backoffice met je Lightspeed-inloggegevens.
2. Selecteer in het navigatiemenu Rapporten > Rapporten plannen.
3. Klik op Nieuw aanmaken.

4. Voeg een of meer ontvangers toe voor je geplande rapport.

   1. Voer bij Verzenden naar het e-mailadres van een ontvanger in.
   2. Klik op Toevoegen of druk op Enter.
   3. (Optioneel) Herhaal stap 4a en 4b indien nodig om maximaal 20 ontvangers toe te voegen.

   

5. Kies een rapport om naar je ontvanger(s) te verzenden.

   1. Klik bij Rapport op Rapporten toevoegen.
   2. Blader of zoek in de lijst met beschikbare rapporten.
   3. Selecteer een rapport en klik op Toevoegen.

   

6. (Optioneel) Configureer de instellingen van het rapport.
   • Je kunt het rapport verfijnen. Klik daarvoor op Aanpassen en pas de beschikbare filters toe, zoals Transactielabels.
   • Kies bij Lay-out voor PDF, CSV of XLS. Niet alle indelingen zijn voor elk rapport beschikbaar.

7. Bepaal wanneer het rapport moet worden afgeleverd. Rapporten worden om 05.00 uur lokale tijd voor de vorige periode verzonden.

   • Frequentie: Dagelijks, Wekelijks (op maandag), Maandelijks (eerste dag van elke maand) of Jaarlijks (elk jaar op 1 januari).
   • Herhaal op: als de frequentie Dagelijks is, kun je selecteren op welke dag(en) van de week het rapport wordt verzonden.

   

8. Klik op Schema opslaan om de rapportplanning toe te voegen.

Planningen van rapporten beheren

Je kunt alle rapporschema's die je hebt aangemaakt bekijken in het gedeelte Rapporten > Rapporten plannen van de backoffice. Hier zie je elk gepland rapport, de ontvangers, status (Actief of Gepauzeerd), frequentie en andere informatie.

Door op de drie puntjes naast een rapportschema te klikken kun je de volgende acties uitvoeren:

• Schema bewerken: wijzig de ontvangers of instellingen van het rapportschema.
• Dupliceren: maak een kopie van het rapportschema met dezelfde instellingen.
• Schema pauzeren: voorkom tijdelijk dat toekomstige rapporten worden verzonden.
• Schema hervatten: stel in dat een gepauzeerd rapportschema opnieuw wordt geactiveerd.
• Schema verwijderen: verwijder een rapportschema definitief uit de backoffice. Het rapport wordt in de toekomst niet meer verzonden.

Instellingen voor rapportschema's

Pas je rapportschema's naar eigen inzicht aan door gegevensfilters aan te passen, exportindelingen van je voorkeur te selecteren en leveringsfrequenties te definiëren. Zo kun je rapporten afstemmen op je bedrijfsvoering.

Beschikbare rapporten

De volgende backoffice-rapporten kunnen worden gepland voor automatische aflevering per e-mail. Het overzicht is ingedeeld op rapportagecategorie:

Filters en indelingen

Klik bij het toevoegen van een rapport op Aanpassen om de gegevens te verfijnen met behulp van beschikbare criteria, zoals specifieke transactielabels. Vervolgens kun je een exportindeling selecteren op basis van hoe de ontvanger het bestand wil gebruiken:

• PDF: een opgemaakt, niet-bewerkbaar document dat is ontworpen om gemakkelijk te bekijken en te printen en voor boekhoudingsdoeleinden, zonder dat hiervoor spreadsheetsoftware nodig is.
• CSV: een lichtgewicht spreadsheetindeling in platte tekst die compatibel is met externe boekhoudplatforms, databases en aangepaste gegevensverwerkingstools.
• XLS: een standaard Microsoft Excel-werkmap, opgemaakt met tabellen, geschikt voor handmatige gegevensanalyse, aangepaste berekeningen en sortering.

Planning

Geplande rapporten worden om 05.00 uur lokale tijd per e-mail naar de ontvanger(s) verzonden. Elk gepland rapport weerspiegelt de vorige periode.

Rapporten kunnen worden gepland met de volgende frequentie:

• Dagelijks: één of meer dagen per week. Als je deze optie selecteert, kies je in het veld Herhaal op de dag(en) waarop het rapport moet worden verzonden.
• Wekelijks: elke week op maandag voor de voorgaande periode van maandag tot en met zondag.
• Maandelijks: de eerste dag van elke maand voor de voorgaande maand.
• Jaarlijks: elk jaar op 1 januari voor het voorgaande jaar.