Met een geïntegreerd property management system (PMS) kunnen bestellingen die worden geplaatst in Lightspeed Restaurant in rekening worden gebracht bij de kamer van een gast en in je PMS worden geboekt.

Het rapport PMS-boekingen in de backoffice geeft een overzicht van deze transacties, zodat je kunt bijhouden wat in het PMS is geboekt en je kamerkosten kunt verifiëren. In dit artikel wordt ingegaan op de werking van PMS-boekingen en toegelicht hoe je het rapport kunt raadplegen en de gegevens kunt filteren en interpreteren.

Zo werken PMS-boekingen

Bestellingen die worden verwerkt in Lightspeed Restaurant worden naar je property management system (PMS) verzonden wanneer ze worden betaald met de betaalmethode Bij kamer in rekening brengen. Tijdens het afrekenen op de POS word je gevraagd de kamer van de gast te selecteren in het PMS zodat het bedrag in rekening kan worden gebracht.

Wanneer de transactie wordt voltooid op de POS, wordt de bestelling automatisch gesloten in Lightspeed Restaurant. Als de transactie in het PMS wordt geboekt, hoef je verder niets te doen. Als het boeken in het PMS mislukt, ontvang je een bericht op de POS. Je kunt ook het rapport PMS-boekingen raadplegen om eventuele problemen te detecteren en zo nodig op te lossen.

Er zijn twee soorten PMS-boekingen:

• Kamerkosten: transacties waarbij een bestelling in rekening wordt gebracht bij de kamer van de gast, zoals hierboven beschreven.
• Boekingen van volledige omzet: afhankelijk van je PMS-integratie en -instellingen kan het zijn dat alle transacties naar het PMS worden verzonden voor boekhoudkundige doeleinden, zelfs als ze niet bij een kamer in rekening worden gebracht.

Het rapport raadplegen

Het rapport PMS-boekingen kun je in de backoffice van Lightspeed Restaurant vinden. Met dit rapport kun je bijhouden welke transacties naar het property management system (PMS) zijn verzonden.

1. Log in op de backoffice met je Lightspeed-inloggegevens.

   Opmerking: alleen de bedrijfseigenaar en backoffice-gebruikers met de machtiging [BO-WRITE] kunnen het rapport PMS-boekingen raadplegen.

2. Selecteer in het navigatiemenu Integratie-activiteit > PMS-boekingen.
3. Klik op het klokpictogram en kies een datumbereik. Selecteer vervolgens Toepassen.

Het rapport filteren

Het rapport PMS-boekingen bevat alle transacties binnen het geselecteerde datumbereik, maar je kunt de resultaten filteren om specifieke gegevens te vinden.

• Zoeken op naam van de gast: voer de voor- en/of achternaam van de gast in om alleen de PMS-transacties van die gast te zien.
• Alleen mislukte boekingen tonen: schakel deze optie in als je alleen transacties wilt zien die niet door het PMS zijn verwerkt.
• Alleen kamerkosten tonen: schakel deze optie in als je alleen transacties wilt zien die direct in rekening zijn gebracht bij de kamer van een gast. Schakel deze optie niet in als je alle omzet wilt opnemen die in het PMS is geregistreerd, bijvoorbeeld boekingen van volledige omzet.

Het rapport lezen

In dit gedeelte wordt toegelicht hoe je het rapport PMS-boekingen leest, de verschillende statussen kunt interpreteren en aanvullende informatie over boekingen kunt bekijken.

Transactietabel

In het rapport PMS-boekingen wordt informatie weergegeven over transacties die naar het PMS zijn verzonden, inclusief informatie over de gast en de kamer, de kassabon, de status van de boeking en de datum.

• Gast: naam van de gast waarop de transactie betrekking heeft. Bij boekingen van de volledige omzet kan dit veld leeg zijn of tijdelijke tekst bevatten.
• Kamer: het kamernummer van de gast waarop de transactie betrekking heeft.
• Kassabon: referentienummer dat wordt gebruikt om de POS-kassabon op te zoeken in Lightspeed Restaurant.
• Status: geeft aan of de transactie in het PMS is geboekt. Dit zijn de meest gangbare statussen:
  • Geslaagd: de transactie is in het PMS geboekt.
  • Niet verwerkt: de transactie kon niet worden geboekt vanwege een probleem. Als je PMS-server op je locatie staat, kan het zijn dat de transactie wel is verwerkt, maar dat de POS geen bevestiging heeft ontvangen.
  • Configuratieprobleem: de transactie kon niet worden geboekt wegens een onjuiste configuratie in de backoffice, bijvoorbeeld een ongeldige mapping van POS-velden in het PMS.
• Kamerkosten: een vinkje geeft aan dat de transactie is gesloten via het PMS zonder dat er een andere betaalmethode is gebruikt.
• Datum: de datum en het tijdstip dat de transactie is gesloten op de POS.

Niet-verwerkte boekingen moet handmatig worden afgestemd met je PMS-software.

Aanvullende details

Klik op een transactie in het rapport PMS-boekingen voor technische details, zoals het type aanvraag en de antwoordcode. Deze informatie is alleen beschikbaar voor cloud-PMS-integraties.

Wat nu?