Reserveringsintegraties sturen reserveringsgegevens naar je POS en maken automatisch bestellingen aan wanneer gasten hebben plaatsgenomen. Vanuit de POS kun je vervolgens reserveringen bekijken, synchroniseren tussen Lightspeed Restaurant en het reserveringsplatform, en ook bestellingen en tafels beheren.

Voordat je reserveringen op de POS kunt beheren, moet je eerst elke individuele reserveringsintegratie configureren in de backoffice.

Reserveringen bekijken in de POS

Om reserveringen in de POS te bekijken, moet je de knop Reserveringsbeheer in POS toevoegen vanuit de backoffice. Open reserveringen door op het menu te tikken waaraan je de knop hebt toegevoegd en vervolgens op Reserveringsbeheer. Om de lijst met reserveringen te verversen, sluit je de lijst en open je deze opnieuw.

Eerdere reserveringen kunnen worden bekeken in het rapport Gesynchroniseerde reserveringen in de backoffice of in het reserveringssysteem zelf. Deze reserveringen kunnen niet worden bewerkt vanuit de POS.

Aankomende reserveringen en Alle reserveringen

Het tabblad Aankomende reserveringen toont alle aankomende reserveringen voor de huidige datum. Dit zijn reserveringen waarbij de geplande tijd tussen één uur voor de huidige tijd en vier uur in de toekomst ligt, en de reservering nog niet is gemarkeerd als 'plaatsgenomen'.

Het tabblad Alle reserveringen toont alle reserveringen, inclusief eerdere en huidige reserveringen, voor de huidige datum.

In elk tabblad kun je meer gedetailleerde informatie bekijken voor elke reservering, inclusief de status van de reservering.

• Klant: de naam van de klant die de reservering heeft geboekt.
• Geplande tijd: de datum en het tijdstip van de geplande reservering.
• Tafel: de tafel of tafels die zijn toegewezen aan de reservering.
• Couverts: het aantal couverts dat bij de reservering hoort.
• Status: de huidige status van de reservering. Gepland betekent dat de gasten van de reservering nog niet aan de tafel zijn geplaatst. Plaatsgenomen betekent dat de gasten van de reservering aan de tafel zijn geplaatst. Mislukt betekent dat er een fout is in de reservering.
• Aanbetaling: het bedrag van de eventuele aanbetaling die de klant heeft gedaan.
• Snelkoppeling: tik op deze knop om een tafel toe te wijzen aan de reservering als er geen tafel is toegewezen of om de gasten van de reservering aan een tafel toe te wijzen.

Zodra een reservering is gepland kun je de naam van de klant, het geplande tijdstip, de status en de eventuele bijbehorende tags bekijken. Je kunt ook het aantal gasten en de toegewezen tafel bewerken.

1. Tik in de POS-app op het menu waaraan je de reserveringsknop hebt toegevoegd en tik vervolgens op Reserveringsbeheer.
2. Tik op de naam van de klant.
3. (Optioneel) Tik op het potloodpictogram om het aantal gasten of de toegewezen tafel te bewerken.

Tafelreserveringen plaatsen op de POS

Plaats je klanten rechtstreeks vanuit de POS met de knop voor Reserveringsbeheer.

1. Tik in de POS-app op het menu waaraan je de reserveringsknop hebt toegevoegd en tik vervolgens op Reserveringsbeheer.
2. Tik op Snelkoppeling om de gasten van de reservering aan een tafel te plaatsen.
3. (Optioneel) Als de reservering moet worden bewerkt, tik je op het potloodpictogram, maak je de nodige bewerkingen en tik je vervolgens op Plaatsen.

Bestellingen beheren op de POS

Vanuit de POS kun je eerdere bestellingen van terugkerende klanten bekijken en ervoor zorgen dat aan alle criteria is voldaan om automatisch een bestelling aan te maken wanneer de gasten aan een tafel zijn geplaatst.

Automatisch aanmaken van bestellingen

Een bestelling wordt automatisch geopend in je POS voor de gasten die een reservering hebben en aan de tafel zijn geplaatst wanneer aan bepaalde criteria wordt voldaan. Om ervoor te zorgen dat het systeem met succes een bestelling kan aanmaken, moet er aan de volgende drie criteria worden voldaan.

• Het vloerplan in de backoffice moet overeenkomen met het vloerplan in het reserveringsplatform.
• Er moet een tafel zijn toegewezen aan de gasten van de reservering.
• De geselecteerde tafel moet beschikbaar zijn, zonder dat er openstaande bestellingen aan de tafel zijn gekoppeld.

Als je een foutmelding krijgt bij het openen van de reservering, verwijder je de reservering van de tafel, werk je deze bij in het reserveringsplatform en voer je de reservering opnieuw in.

Bestellingsgegevens synchroniseren

Door de knop voor Reserveringsbeheer toe te voegen worden de bestelgegevens in de POS gesynchroniseerd met het reserveringsplatform. Gebruik deze gegevens om eerdere bestellingen van terugkerende klanten te bekijken en leer wat hun voorkeuren voor eten en drinken zijn, evenals hun bestedingsgewoonten.

Waar deze gegevens worden weergegeven verschilt per reserveringsplatform. Sommige reserveringsplatforms geven deze weer op de reservering zelf of in het gastenregister.

Tafels beheren in de POS

Vanuit de POS kun je updates van de tafelstatus en reserveringen voor meerdere tafels bekijken.

Reserveringen voor meerdere tafels

Voor sommige reserveringen zijn meerdere tafels nodig. In een dergelijk geval wordt in Lightspeed Restaurant een bestelling op de eerste tafel geopend en worden alle andere tafels aan die bestelling gekoppeld. Deze bestelling wordt meestal geopend op de tafel met de laagste numerieke waarde of voor alfanumerieke tafels, eerst op letter en vervolgens op cijfer.

Om ervoor te zorgen dat het systeem met succes een bestelling kan aanmaken, moet er aan de volgende twee criteria worden voldaan.

• Alle tafels moeten beschikbaar zijn zonder dat er openstaande bestellingen aan de tafels zijn gekoppeld.
• De primaire tafel moet op beide vloerplannen bestaan.

Om reserveringen voor meerdere tafels uit te schakelen, schakel je het vinkje voor Ondersteuning voor meerdere tafels uit in de instellingen voor backoffice-integraties.

Tafelstatusupdates

Door de knop voor Reserveringsbeheer toe te voegen wordt de informatie van bestellingen in de POS gesynchroniseerd met de tafel en wordt de status van de bestellingen weergegeven. Het betalen van een bestelling in Lightspeed Restaurant markeert de tafel als betaald in de reserveringsintegratie. Sommige integraties kunnen ook extra statussen ondersteunen, zoals het huidige gangnummer.

Reserveringsaanbetalingen toepassen

Als je een aanbetaling of vooruitbetaling hebt ontvangen via het reserveringsplatform en de knop 'Betalen met aanbetaling' in Lightspeed Restaurant hebt ingeschakeld, kun je die aanbetaling toepassen op de betreffende bestelling in de POS.

Het automatisch aanmaken van bestellingen moet zijn ingeschakeld om aanbetalingen op de POS te kunnen toepassen. Aanbetalingen kunnen namelijk niet worden toegepast op handmatig aangemaakte orders. Het totaalbedrag van de bestelling moet gelijk zijn aan of hoger zijn dan de waarde van de aanbetaling of vooruitbetaling.

1. Open de Lightspeed Restaurant POS-app.
2. Selecteer in de POS-app de bestelling die automatisch voor de reservering is aangemaakt.
3. Voeg items aan de bestelling toe tot een bedrag dat gelijk is aan of hoger is dan het vooruitbetaalde of aanbetaalde bedrag.
4. Om de aanbetaling op de bestelling toe te passen, druk je op de knop Betalen met aanbetaling.
5. Selecteer Aanbetaling toepassen en voltooi de transactie zoals gebruikelijk.