Locatiebeheer van Lightspeed is een centrale plek voor het beheren van bepaalde onderdelen van je bedrijf op meerdere locaties. Met Locatiebeheer kun je het volgende delen met een deel van of al je bedrijfslocaties:

• Items: alleen naam en SKU of alle iteminstellingen (prijs, kosten, enz.)
• Menu's: items, schermen en knoppen met een optie om locatiespecifieke verschillen toe te staan

Locatiebeheer activeren

Voordat je Locatiebeheer van Lightspeed voor de eerste keer gebruikt, moet je deze functie handmatig activeren. Deze functie is beschikbaar voor Lightspeed Restaurant-accounts met meer dan één bedrijfslocatie.

Alleen backofficegebruikers met toegang tot al je bedrijfslocaties kunnen Locatiebeheer activeren. Na activering wordt Locatiebeheer het standaard home-scherm van het backoffice voor gebruikers met toegang; anderen zien in plaats daarvan de dashboardpagina.

1. Log in op de backoffice met je Lightspeed-inloggegevens.

2. Klik in het navigatiemenu op de locatieschakelaar en selecteer Locatiebeheer.

   Voordat Locatiebeheer is geactiveerd, zien alleen backofficegebruikers met toegang tot al je bedrijfslocaties deze menuoptie.

   

3. Klik op Activeren om Locatiebeheer van Lightspeed in te schakelen.

   

Toegang tot Locatiebeheer

Zodra je Locatiebeheer hebt geactiveerd, is dit de eerste pagina die geschikte gebruikers zien wanneer ze inloggen bij de backoffice. Je kunt Locatiebeheer ook openen door op de locatieschakelaar in de navigatiemenu van de zijbalk te klikken en Locatiebeheer te selecteren.

Functioneel wordt Locatiebeheer behandeld als een andere bedrijfslocatie voor je bestelling. Je kunt backofficegebruikers toegang geven tot deze locatie om Locatiebeheer te gebruiken.

Items delen

Met de functie Item delen kun je items gebruiken op verschillende bedrijfslocaties zonder ze opnieuw te maken. Kies voor gedeeltelijk delen om de prijzen per locatie te personaliseren, of voor volledig delen om alle wijzigingen automatisch te synchroniseren met geselecteerde locaties.

Toegang tot de functie van Locatiebeheer om items te delen:

1. Klik in Locatiebeheer op Ga naar items op het home-scherm.

   Je kunt ook Menu > Itemlijst selecteren in de zijbalk met het navigatiemenu.

2. Klik op Tabel bewerken en schakel de selectievakjes in voor deeltype, deelstatus en locaties.

3. Selecteer Opslaan.

   De itemlijst in Locatiebeheer toont items van al je locaties. Met deze kolommen ingeschakeld kun je items delen tussen bedrijfslocaties.

   

Items delen

In dit deel lees je hoe je items deelt die nog nooit eerder zijn gedeeld. Als je de deelstatus of locatie(s) voor een gedeeld item wilt wijzigen, raadpleeg dan het gedeelte deelstatus en locaties.

1. Klik in de kolom Deelstatus op de knop Niet gedeeld voor een afzonderlijk item.

   Wil je liever items in bulk delen? Selecteer de selectievakjes naast meerdere items, klik op de drie puntjes van de selectiewerkbalk en kies in plaats daarvan Delen met locaties.

2. Selecteer een of meer locaties waarmee je het item wilt delen en klik dan op Doorgaan.

   Backofficegebruikers kunnen alleen delen met bedrijfslocaties waartoe ze toegang hebben.

3. Kies Gedeeltelijk gedeeld of Volledig gedeeld en klik vervolgens op Indienen om het item te delen.

   • Gedeeltelijk gedeeld: Deel alleen de naam en SKU van het item. Wijzigingen in de naam of SKU zijn van toepassing op alle geselecteerde locaties, maar je beheert prijzen en instellingen per locatie afzonderlijk.
   • Volledig gedeeld: Deel alle instellingen van het item met de geselecteerde bedrijfslocaties. Alle wijzigingen die je aan het item aanbrengt op één locatie, worden toegepast op alle locaties.

   

4. Voeg een menuknop toe voor het item om het beschikbaar te maken voor bestellingen op de POS.
   • Als het menu wordt gedeeld, voeg je de knop vanuit Locatiebeheer toe om het te synchroniseren met alle locaties waar het menu wordt gedeeld.
   • Als je het item maar op één locatie nodig hebt, voeg je de knop van een individuele locatie toe aan een gedeeld menu dat lokale bewerkingen toestaat of een niet-gedeeld menu.

Gedeelde items bewerken

Wanneer je prijzen wilt wijzigen, namen wilt bijwerken of andere wijzigingen wilt aanbrengen in een gedeeld item, kun je het item bewerken zoals elk ander item. Gedeeltelijk gedeelde en volledig gedeelde items gedragen zich echter anders, afhankelijk van hoe en waar je ze bewerkt.

• Gedeeltelijk gedeelde items: Deze hebben een badge Gedeeltelijk gedeeld naast hun naam wanneer je erop klikt om ze te bewerken.
  • Als je de itemnaam of SKU wilt wijzigen, kun je het item bewerken vanuit Locatiebeheer of een locatie waarmee het wordt gedeeld. Wijzigingen zijn van toepassing op alle locaties waarmee het item wordt gedeeld.
  • Als je de prijs of andere instellingen wijzigt, moet je het item op elke locatie waar het gedeeld is bewerken. Wijzigingen zijn alleen van toepassing op de locatie van waaruit je bewerkt.
  • Alleen backofficegebruikers met toegang tot alle locaties waar het item wordt gedeeld, kunnen het bewerken.

• Volledig gedeelde items: Deze hebben een badge Volledig gedeeld naast hun naam wanneer je erop klikt om ze te bewerken.
  • Je kunt de itemnaam, SKU, prijs of instellingen van het item wijzigen via Locatiebeheer of elke locatie waar het item wordt gedeeld. Wijzigingen worden toegepast op alle gedeelde locaties.
  • Alleen backofficegebruikers met toegang tot alle locaties waar het item wordt gedeeld, kunnen het bewerken.

Deelstatus en locaties van item

Zodra je items hebt gedeeld, tonen de kolommen voor het delen van items in de itemlijst informatie die je kunt gebruiken om je items op verschillende locaties bij te houden. Vanaf hier kun je ook wijzigen hoe een item wordt gedeeld (volledig of gedeeltelijk) en met welke locaties het wordt gedeeld.

• Deelstatus: Niet gedeeld of Gedeeld. Klik op de deelstatus om te wijzigen hoe het item wordt gedeeld (volledig of gedeeltelijk) of om het niet meer te delen.
• Deeltype: Volledig gedeeld, Gedeeltelijk gedeeld of niet gedeeld (leeg).
• Locaties: Het aantal bedrijfslocaties waarmee een item is gedeeld. Klik op dit nummer om te wijzigen met welke locaties het item wordt gedeeld.

Items niet meer delen

Je kunt het delen van items stoppen om ze te verwijderen van alle locaties waarmee ze zijn gedeeld. Als je het delen van een item ongedaan maakt, wordt het verwijderd van secundaire locaties, terwijl het actief blijft op de oorspronkelijke locatie.

1. Klik op Gedeeld in de kolom Deelstatus.
2. Selecteer Niet gedeeld.
3. Klik op Bijwerken om te bevestigen.

Menu delen

Via de optie Menu delen kun je een scherm- en knoplay-out voor je POS één keer maken en dan opnieuw gebruiken op verschillende bedrijfslocaties. Wanneer je menu's deelt, kun je individuele locaties nog steeds enige flexibiliteit geven om hun lay-out aan te passen.

1. Klik in Locatiebeheer op Ga naar menu op het home-scherm.

   Je kunt ook Menu > Menubeheer selecteren in de zijbalk voor navigatie.

Hier zie je de menu's die beschikbaar zijn op al je bedrijfslocaties. Je kunt de menu's delen om ze op meerdere locaties te gebruiken.

Menu's delen

Voordat je een menu deelt binnen je bedrijf, moeten alle items van dat menu al zijn gedeeld met je doellocaties. Volg daarna deze stappen om het menu te delen.

1. Klik op de naam van een bestaand menu om het te controleren voordat je het deelt met andere locaties.

2. Selecteer Menu delen.

   

3. Kies een of meer locaties waarmee je het menu kunt delen.

   Backofficegebruikers kunnen alleen delen met de bedrijfslocaties waartoe ze toegang hebben.

4. (Optioneel) Schakel de instelling Locaties toestaan om menucategorieën en knoppen toe te voegen in om de geselecteerde locaties toe te staan extra schermen en/of knoppen toe te voegen aan hun lokale versie van het menu.

   

5. Klik op Menu delen om verder te gaan.
6. Klik op Bijwerken en synchroniseren om het bijgewerkte menu toe te passen op alle geselecteerde locaties.
7. Als je hierom wordt gevraagd, klik je op Alle items delen om items op het menu te delen die je eerder niet hebt gedeeld met de geselecteerde locaties.
8. In elke gedeelde locatie koppel je het menu aan een configuratie om het te gebruiken voor bestellingen op de POS.

Gedeelde menu's bewerken

Gedeelde menu's bewerk je centraal vanuit Locatiebeheer. Als lokaal bewerken mogelijk is, kunnen individuele locaties ook hun eigen aangepaste schermen en knoppen toevoegen.

1. Klik op de naam van het gedeelde menu dat je wilt bewerken.

   Gedeelde menu's worden weergegeven als Gedeeld in de kolom Status.

2. Voer de nodige wijzigingen door, zoals het toevoegen van schermen of knoppen.

3. Klik op Bijwerken en synchroniseren om je wijzigingen op te slaan en alle gekoppelde POS-apparaten opnieuw te laden met de nieuwste versie van het menu.

   

4. Als je hierom wordt gevraagd, klik je op Alle items delen om items op het menu te delen die je eerder niet hebt gedeeld met de geselecteerde locaties.

   

Status en locaties van menu delen

Zodra je menu's hebt gedeeld, begint de sectie Menu's van Locatiebeheer informatie weer te geven die je kunt gebruiken om de menudistributie, lokale bewerkingsrechten en de POS-synchronisatiestatus te monitoren.

• Locaties: Het aantal bedrijfslocaties waarmee een menu is gedeeld. Klik op dit nummer om te wijzigen met welke locaties het item is gedeeld.
• Status: Gedeeld of Niet gedeeld.
• POS-status: Geeft het aantal geschikte POS-apparaten weer waarmee het menu is gesynchroniseerd. Dit is gebaseerd op de POS-configuratie waaraan het menu is gekoppeld en het aantal apparaten dat die configuratie gebruikt.
• Lokale bewerkingen: Toegestaan of Niet toegestaan, afhankelijk van de instelling 'Locaties toestaan om menucategorieën en knoppen toe te voegen'.

Menu's niet meer delen

Als je het delen van een menu ongedaan maakt, wordt het verwijderd van geselecteerde locaties en ontkoppeld van de POS-configuraties van die locaties.

1. Klik op de naam van het gedeelde menu waarvan je het delen wilt ongedaan maken.

2. Selecteer het tabblad Locaties.

   

3. Controleer de kolom Gekoppelde configuraties om te zien aan welke configuratie(s) het menu is gekoppeld.

   Als het menu is gekoppeld aan een configuratie, schakel dan over naar de betreffende locatie en ontkoppel het menu. Anders kun je niet stoppen met het delen van het menu voor die locatie.

4. Klik op het pictogram van een prullenbak voor een locatie om dat menu van die locatie te verwijderen.
5. Selecteer Menu verwijderen om te bevestigen.

Veelgestelde vragen

Hier zijn enkele van de meestgestelde vragen over Locatiebeheer.

• Locatiebeheer activeren: Je moet de backofficebeheerder (accountmaker) zijn of een backofficegebruiker met toegang tot alle bedrijfslocaties. De beheerder kan de locatietoegang bijwerken via Bedrijf > Backofficegebruikers.

  Toegang tot Locatiebeheer: Na de activering kan elke backofficegebruiker met toegang tot Locatiebeheer deze functie gebruiken.

• Nee, het activeren van Locatiebeheer is niet verplicht. Restaurants die hun bedrijfslocaties liever afzonderlijk beheren, kunnen Locatiebeheer gedeactiveerd laten.
• Nee, je kunt items en menu's alleen delen tussen bedrijfslocaties nadat je Locatiebeheer hebt geactiveerd.
• Ja, je kunt het delen van zowel items als menu's ongedaan maken om ze uit een of meer gedeelde locaties te verwijderen.
• Locaties kunnen wijzigingen aanbrengen in gedeelde items, maar gedeelde menu's kunnen alleen worden bewerkt vanuit Locatiebeheer. Houd hiermee rekening:
  • Gedeeltelijk en volledig gedeelde items gedragen zich anders, afhankelijk van hoe en waar je ze bewerkt.
  • Alleen backofficegebruikers met toegang tot alle locaties waar het item wordt gedeeld, kunnen het bewerken.
  • Individuele locaties kunnen hun eigen schermen of knoppen toevoegen aan gedeelde menu's als de instelling Locaties toestaan om menucategorieën en knoppen toe te voegen is ingeschakeld.
• Ja, maar dit is alleen mogelijk als de instelling Locaties toestaan om menucategorieën en knoppen toe te voegen is ingeschakeld.
• Als je Locatiebeheer niet ziet, controleer dan het volgende:
  • Aantal locaties: Je account moet minimaal twee bedrijfslocaties hebben. Je kunt dit bevestigen door te zoeken naar het vervolgkeuzemenu voor het wisselen van locatie bovenaan de navigatiebalk van Back Office 2.0.
  • Machtigingen vóór activering: Voordat je Locatiebeheer activeert, kunnen alleen de beheerder en backofficegebruikers met toegang tot al je locaties deze functie zien in de locatieschakelaar.
  • Machtigingen na activering: Na activering moeten backofficegebruikers toegang krijgen tot de bedrijfslocatie van Locatiebeheer om deze te kunnen zien en gebruiken.
• Als je Locatiebeheer activeert, kan het niet meer worden uitgeschakeld. Als je vragen of problemen hebt, neem dan contact op met support van Lightspeed voor hulp.

Wat nu?