Über Lightspeed Payments abgewickelte Verkäufe können entweder über die Kasse oder über Ihr Backoffice erstattet werden.

Um Anspruch auf eine Rückerstattung zu haben, muss die Transaktion:

• Weniger als 90 Tage alt sein.
• Über eine geeignete Zahlungsart getätigt worden sein. Bei einigen Zahlungsarten, wie z. B. Interac, muss die Rückerstattung auf eine vorhandene Karte erfolgen.
• Die Transaktion darf nicht bereits erstattet worden sein.

Verkäufe, die diese Anforderungen nicht erfüllen, müssen über eine andere Zahlungsart oder über den Direktzahlungsmodus auf eine Geschenkkarte zurückerstattet werden.

Verkäufe, die derzeit Teil eines Rückbuchungsfalls sind, sollten nicht erstattet werden, ohne zuvor den Support von Lightspeed Payments zu kontaktieren.

Rückerstattung eines Verkaufs über das Backoffice

Verkäufe können im Reiter „Finanzdienstleistungen“ Ihres Lightspeed Backoffice ganz oder teilweise erstattet werden. Diese Option ist ideal, wenn eine Rückerstattung an der Kasse nicht möglich ist, z. B. bei Verkäufen im Direktzahlungs-Modus oder an einem vorherigen Geschäftstag.

Über das Backoffice abgewickelte Rückerstattungen erscheinen in Ihren Lightspeed Payments-Berichten, jedoch nicht in anderen Berichten. In einigen Regionen können Sie im Backoffice eine Transaktion erstellen, um die Berichte so anzupassen, dass diese Art von Rückerstattung berücksichtigt wird.

Eine Backoffice-Rückerstattung vornehmen

Sie können in Ihrem Backoffice einen Verkauf rückerstatten, um dem Kunden die Zahlung unabhängig von seiner ursprünglichen Bestellung zurückzuerstatten.

1. Navigieren Sie in Ihrem Lightspeed Backoffice zu Finanzdienstleistungen > Zahlungen.
2. Suchen Sie nach der Zahlung, die Sie erstatten möchten.
3. Klicken Sie auf die Zahlung, um die Details zu öffnen.
4. Klicken Sie auf Rückerstattung.
   
5. Geben Sie den zu erstattenden Betrag und ggf. eine Notiz ein.
6. (Optional) Klicken Sie auf Quittung per E-Mail senden.
7. Klicken Sie auf Fertig.

Sobald die Rückerstattung abgeschlossen ist, wird der Betrag von den Tageseinnahmen abgezogen. Es dauert in der Regel 2–7 Werktage, bis die Rückerstattung auf dem Konto Ihres Kunden gutgeschrieben wird.

Anpassen der Backoffice-Berichterstattung

In einigen Regionen können Sie Backoffice-Berichte anpassen, um die Zahlungen widerzuspiegeln, die Sie über die Registerkarte „Finanzdienstleistungen“ zurückerstatten. Erstellen Sie dazu eine Backoffice-Transaktion aus dem Quittungsbericht, um eine negative Anpassung Ihres Umsatzes aufzuzeichnen.

1. Greifen Sie im Backoffice auf den Quittungsbericht zu.
2. Verwenden Sie das Kalendersymbol in der oberen rechten Ecke, um den Tag auszuwählen, an dem Sie die Backoffice-Rückerstattung bearbeitet haben.
3. Klicken Sie auf Neue Transaktion hinzufügen.

   

4. Geben Sie die Beschreibung, den Betrag, die Zahlungsart, den Eigentümer der Transaktion und die Warengruppean.
   • Beschreibung: Geben Sie eine Beschreibung der Transaktion ein. Diese wird in den Produkt- und Produktmixberichten als Name eines von Ihnen zurückgegebenen Produkts angezeigt.
   • Betrag: Geben Sie einen negativen Wert ein, der der Rückerstattung entspricht, die Sie zuvor bearbeitet haben. Verwenden Sie für Länder inklusive Steuern den Gesamtbetrag inklusive Steuern. Verwenden Sie für Länder exklusive den Betrag vor Steuern. Sie würden beispielsweise -25 eingeben, wenn Sie 25 € inklusive Mehrwertsteuer zurückerstattet haben.
   • Zahlungsart: Wählen Sie die Zahlungsart für die Transaktion aus, die nur für Berichtszwecke verwendet wird.
   • Transaktionsinhaber: Wählen Sie den POS-Benutzer aus, der die Transaktion abgewickelt hat, um sie in den Mitarbeiterbericht dieser Person aufzunehmen.
   • Warengruppe: Wählen Sie eine Warengruppe aus, um den Umsatz der Transaktion zu klassifizieren. Diese Auswahl bestimmt auch die anwendbaren Steuern für die Transaktion. Die Warengruppe selbst wird in den Berichten Produkte und Produktmix angezeigt.

   Um Nachverfolgung der Einnahmen aus den im Backoffice erstellten Transaktionen zu vereinfachen, können Sie eine dedizierte Zahlungsart, einen Kassenbenutzer und/oder eine Warengruppe mit dem Namen Backoffice-Korrekturen (oder ähnlich) erstellen.

5. (Optional) Geben Sie Trinkgeld, die Zahlungsart für Trinkgeld und die verfügbaren Tags an.
6. Klicken Sie auf Transaktion hinzufügen.

   

7. Da Sie frühere Verkaufsdaten ändern, geben Sie einen aussagekräftigen Grund für die Änderung an.
8. Klicken Sie auf Bestätigen.
9. Klicken Sie auf Daten neu laden, um die aufgelisteten Quittungen zu aktualisieren. Im Back Office erstellte Konten erscheinen in gelber Farbe, wobei BackOffice als Gerät aufgeführt ist.

Rückerstattung eines Verkaufs über die Kasse

Abhängig von Ihren Kassen-Benutzerberechtigungen, die Sie im Backoffice konfiguriert haben, und Ihrer Kassen-Konfiguration können Sie Quittungen direkt von der Kasse aus erstatten.

Direktzahlungen können nicht an der Kasse erstattet werden und müssen entweder über das Backoffice oder über das Terminal selbst erstattet werden.

Die Möglichkeit, Artikel auf einer Quittung mit Lightspeed Payments zu erstatten, befindet sich derzeit in der Betaphase und steht ausgewählten Händlern zur Verfügung. Wenn Sie mehr über Teilrückerstattungen erfahren möchten, wenden Sie sich an Ihren Kundenbetreuer.

So erstatten Sie eine Quittung:

1. Melden Sie sich mit Ihrem Lightspeed-Benutzernamen und -Passwort bei Restaurant POS an.
2. Wählen Sie im Navigationsmenü Quittungen aus.
3. Suchen Sie im Quittungsbildschirmdie Quittung, die Sie bearbeiten möchten.
4. Wenn Sie die gewünschte Quittung bearbeiten möchten, tippen Sie auf Quittungsaktionen.
5. Tippen Sie auf Rückerstattung.
6. Wählen Sie die Artikel aus, die Sie erstatten möchten.
7. Tippen Sie auf weiter zum Grund für die Rückerstattung.
8. Wählen Sie einen Grund für die Rückerstattung.
9. Tippen Sie auf Weiter.
10. Tippen Sie auf Rückerstattung.

Sobald die Rückerstattung abgeschlossen ist, wird der Betrag von den Tageseinnahmen abgezogen. Es dauert in der Regel 2–7 Werktage, bis die Rückerstattung auf dem Konto Ihres Kunden gutgeschrieben wird.

Häufig gestellte Fragen

• Nein. Über Interac bezahlte Verkäufe müssen über eine andere Zahlungsart oder eine Geschenkkarte erstattet werden.

• Nein. Vorautorisierte Verkäufe müssen erfasst werden, bevor eine Rückerstattung erfolgen kann. Wenn die Zahlung noch nicht verarbeitet wurde, können Sie stattdessen die Zahlung stornieren.

• Um Anspruch auf eine Rückerstattung zu haben, muss die Transaktion:

  • Weniger als 90 Tage alt sein.
  • Über eine geeignete Zahlungsart getätigt worden sein. Bei einigen Zahlungsarten, wie z. B. Interac, muss die Rückerstattung auf eine vorhandene Karte erfolgen.
  • Die Transaktion darf nicht bereits erstattet worden sein.
  • Die Transaktion darf nicht in einem aktiven Rückbuchungsfall involviert sein.

  Wenn Sie sich nicht sicher sind, warum die Rückerstattungsoption deaktiviert wurde, wenden Sie sich an den Kundendienst.

• Um Rückerstattungen an der Kasse zu aktivieren, müssen Sie in Ihrer Kassen-Konfiguration die Option Rückerstattungsverarbeitung aktivieren auswählen. Darüber hinaus müssen Sie mit einem Benutzerkonto mit Rückerstattungsberechtigung angemeldet sein.

• Nein. Sobald eine Rückerstattung eingeleitet wurde, kann die Rückerstattung nicht mehr storniert werden. Wenn die Rückerstattung fälschlicherweise durchgeführt wurde, muss die Karte mit Zustimmung des Kunden erneut mit dem korrekten Betrag belastet werden.

• Sobald eine Rückerstattung auf die Kreditkarte eines Kunden veranlasst wurde, kann der Karteninhaber davon ausgehen, dass sein Geld je nach den Richtlinien seiner Bank innerhalb von 2 bis 7 Werktagen auf seinem Konto eingeht.