Mit Trinkgeldern können Kunden Ihren Mitarbeitern besondere Wertschätzung zeigen. Die ordnungsgemäße Verwaltung von Trinkgeldern trägt zu einer korrekten Berichterstattung bei. In dieser Anleitung wird erläutert, wie Sie Trinkgelder in Lightspeed Restaurant hinzufügen, deklarieren und nachverfolgen sowie bei Bedarf die Einstellungen für Trinkgelder ändern.

Sprechen Sie mit einem Steuerberater, um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Regeln in Bezug auf die Deklarierung, Verteilung und Meldung von Trinkgeldern in Ihrer Region einhalten. Die Gesetze sind in jeder Region unterschiedlich und können sich im Laufe der Zeit ändern.

Deklarieren von Trinkgeldern aktivieren

In den meisten Restaurants, die Lightspeed verwenden, wird die Trinkgeldfunktion bei der Ersteinrichtung des Kontos automatisch aktiviert. Wenn dies nicht der Fall ist oder Sie Trinkgelder deaktivieren möchten, können Sie dies im Backoffice tun. Trinkgelder können auf zwei Arten aktiviert oder deaktiviert werden:

• Aktualisieren Sie Ihre Kassenkonfiguration gemäß den folgenden Schritten, um Trinkgelder für alle mit dieser Konfiguration verknüpften Kassen zu aktivieren oder zu deaktivieren.
• Alternativ können Sie Trinkgelder für bestimmte Zahlungsarten aktivieren, indem Sie diese zunächst in der Kassenkonfiguration deaktivieren.

1. Melden Sie sich mit Ihren Lightspeed-Zugangsdaten im Backoffice an.
2. Wählen Sie im Navigationsmenü die Option Konfiguration > Konfigurationen.
3. Klicken Sie auf den Namen einer Kassenkonfiguration, um sie zu bearbeiten.

   

4. Aktivieren oder deaktivieren Sie unter Zahlungen Trinkgelder bei Zahlung erlauben.

   Diese Änderung wirkt sich auf alle Kassen aus, die mit der von Ihnen bearbeiteten Konfiguration verknüpft sind.

   

5. Konfigurieren Sie Ihre Trinkgeld-Einstellungen, auch in anderen Bereichen des Backoffice, ganz nach Ihren Wünschen.
6. Klicken Sie zum Abschluss auf Speichern und laden Sie dann Ihre Kassen neu, um die Änderungen zu übernehmen.

Trinkgelder hinzufügen und bearbeiten

Der Vorgang zum Hinzufügen von Trinkgeld zu einer Bestellung ist unterschiedlich, wenn ein Kunde mit Kreditkarte oder bar bezahlt. Abhängig von Ihren Einstellungen können Sie das Trinkgeld bei einer abgeschlossenen Bestellung möglicherweise auch ändern oder mithilfe eines Bestellprofils automatisch hinzufügen.

Trinkgelder werden dem Mitarbeiter gutgeschrieben, der die Bestellung eingegeben hat, und nicht unbedingt dem Mitarbeiter, der die Zahlung bearbeitet.

Zahlung per Kreditkarte

Bei der Zahlung mit Kreditkarte hängt das Trinkgelderlebnis eines Kunden von der von Ihnen verwendeten Lightspeed Payments-Hardware und den Trinkgeldeinstellungen ab. Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten für Trinkgelder am Zahlungsterminal, an der Kasse, auf einer unterschriebenen Quittung oder in bar.

Um mehr über die einzelnen Optionen zu erfahren, klicken Sie auf die folgenden Schaltflächen.

• Trinkgeld am Zahlungsterminal oder an der Kasse

  Bei Zahlungsterminals mit einem Bildschirm, wie dem Smart Terminal, können Kunden direkt am Terminal Trinkgeld geben. Bei Terminals ohne Bildschirm, wie dem Mobile Tap, können Kunden auf Ihrem iPad oder iPhone ein Trinkgeld auswählen.

  Sie müssen diese Trinkgeldoptionen in den Trinkgeldeinstellungen für Ihre Kassenkonfiguration aktivieren.

  1. Öffnen Sie auf dem Kassenbildschirm eine Bestellung und tippen Sie auf Bezahlen.
  2. Tippen Sie auf die entsprechende Zahlungsart von Lightspeed Payments und dann auf Bezahlen.
  3. Wählen Sie am Zahlungsterminal oder an der Kasse ein Trinkgeld aus, geben Sie einen Betrag ein oder tippen Sie auf Überspringen.

     Die vorgeschlagenen Prozentsätze oder Beträge können in Ihren Trinkgeldeinstellungen angepasst werden.

     

     

  4. Legen Sie eine Kreditkarte auf, stecken Sie sie ein, ziehen Sie sie durch oder nutzen Sie eine andere unterstützte kontaktlose Zahlungsart. Schließen Sie die Transaktion wie gewohnt ab.

• Trinkgeld auf Quittung

  Wenn Kunden auf Quittungen unterschreiben und Trinkgeld geben, geben Sie das Trinkgeld von der Quittung ein, nachdem Sie deren Zahlung vorab autorisiert haben.

  Für Trinkgelder auf Quittungen ist die Erfassungsmethode „Vorautorisiert oder Posten“ in Ihren Lightspeed Payments-Einstellungen erforderlich (nur Australien, Großbritannien und USA).

  1. Öffnen Sie auf dem Kassenbildschirm eine Bestellung und tippen Sie auf Bezahlen.
  2. Wählen Sie die entsprechende Zahlungsart von Lightspeed Payments und klicken Sie dann auf Bezahlen.
  3. Legen Sie eine Kreditkarte auf, stecken Sie sie ein, ziehen Sie sie durch oder nutzen Sie eine andere unterstützte kontaktlose Zahlungsart.
  4. Schließen Sie die Transaktion ab, um die Karte des Kunden für den Bestellbetrag vorzuautorisieren.
  5. Der Kunde unterschreibt und hinterlässt ein Trinkgeld auf dem Zahlungsbeleg.
  6. Trinkgeld nach der Zahlung der Transaktion hinzufügen.

     Wichtig: Trinkgelder müssen vor dem nächsten Morgen hinzugefügt werden, wenn die Zahlung automatisch erfasst wird.

     

• Trinkgeld auf der Barrechnung

  Wenn Kunden eine Barrechnung eröffnen, können Sie ihre Karte automatisch für einen festgelegten Betrag vorautorisieren. Wenn Sie die Barrechnung schließen, können Sie die Bestellung des Kunden begleichen und der Endrechnung ein Trinkgeld hinzufügen.

  Zum Aktivieren von Barrechnungen ist die Erfassungsmethode „Vorautorisiert oder Posten“ in Ihren Lightspeed Payments-Einstellungen erforderlich (nur Australien, Großbritannien und USA). 

  1. Beginnen Sie mit den Schritten zum Abschließen einer Barrechnung.
  2. Wählen Sie auf dem Zahlungsbildschirm die Zahlungsart „Vorautorisierung“ aus.
  3. Aktivieren Sie die Option Quittung drucken und tippen Sie auf Zahlung abschließen.
  4. Der Kunde unterschreibt und hinterlässt ein Trinkgeld auf dem Zahlungsbeleg.
  5. Trinkgeld nach der Zahlung der Transaktion hinzufügen.

     Wichtig: Trinkgelder müssen vor dem nächsten Morgen hinzugefügt werden, wenn die Zahlung automatisch erfasst wird.

     

• Trinkgeld vor der Zahlung

  Wenn Sie das Trinkgeld eines Kunden bereits vor der Zahlungsabwicklung für seine Bestellung kennen, können Sie es direkt zur Bestellung hinzufügen.

  1. Öffnen Sie auf dem Kassenbildschirm eine Bestellung und tippen Sie auf Bezahlen.
  2. Wählen Sie die entsprechende Zahlungsart von Lightspeed Payments.
  3. Tippen Sie auf Trinkgeld hinzufügen.

     

  4. Geben Sie das Trinkgeld ein und tippen Sie dann auf Bestätigen.
  5. Wählen Sie Bezahlen aus.
  6. Nach Aufforderung bestätigt der Kunde den Trinkgeldbetrag am Zahlterminal.

     

  7. Legen Sie eine Kreditkarte auf, stecken Sie sie ein, ziehen Sie sie durch oder nutzen Sie eine andere unterstützte kontaktlose Zahlungsart.
  8. Schließen Sie die Transaktion wie gewohnt ab.

• Trinkgeld in bar

  Wenn ein Kunde mit Kreditkarte bezahlt und bar Trinkgeld gibt, sollte ein Mitarbeiter das Trinkgeld deklarieren, anstatt es der Bestellung hinzuzufügen.

Barzahlung

Wenn ein Kunde bar bezahlt, können Sie das Trinkgeld anhand des Betrags berechnen, den Sie erhalten, oder das Trinkgeld manuell eingeben. Wenn Sie die Zahlung bereits verarbeitet haben, müssen Sie stattdessen der abgeschlossenen Bestellung ein Trinkgeld hinzufügen.

1. Öffnen Sie auf dem Kassenbildschirm eine Bestellung und tippen Sie auf Bezahlen.
2. Wählen Sie auf dem Zahlungsbildschirm Bargeld aus und geben Sie den vom Kunden erhaltenen Betrag ein.

   Hinweis: Standardmäßig berechnet Lightspeed Restaurant die Differenz zwischen dem erhaltenen Betrag und dem Gesamtbetrag der Bestellung als Trinkgeld. Um stattdessen Wechselgeld zu geben, bearbeiten Sie die Barzahlungsart im Backoffice und aktivieren Sie die Einstellung Wechselgeld bei dieser Zahlungsart berechnen?.

3. Um das Trinkgeld manuell hinzuzufügen oder zu bearbeiten, tippen Sie auf Trinkgeld hinzufügen und nehmen Sie die erforderlichen Anpassungen vor.
4. Schließen Sie die Bestellung wie gewohnt ab.

   

Trinkgeld nach der Zahlung

Wenn ein Kunde nach Abschluss seiner Bestellung Trinkgeld gibt, z. B. auf einem unterschriebenen Kreditkartenbeleg, fügen Sie das Trinkgeld der von Ihnen verarbeiteten Zahlung hinzu. Eine Anpassung des Trinkgelds ist auch möglich, z. B. wenn ein Fehler passiert.

Trinkgelder können nur am selben Geschäftstag wie die ursprüngliche Bestellung bearbeitet werden.

Um Trinkgelder per Kreditkarte nach der Zahlung zu verwalten, aktivieren Sie in Ihren Lightspeed Payments-Einstellungen (nur Australien, Großbritannien und die USA) die Erfassungsmethode Vorautorisiert oder Posten. Auf diese Weise können Sie die Karte eines Kunden vorautorisieren, sodass das Trinkgeld später eingegeben werden kann, bevor der endgültige Betrag erfasst wird.

1. Tippen Sie in der Restaurant-POS-App auf Einstellungen, um das Einstellungsmenü zu öffnen.
2. Wählen Sie im Einstellungsmenü die Option Zahlungen aus, um den Bildschirm mit der Zahlungsliste zu öffnen.
3. Tippen Sie in der Spalte Trinkgeld auf das Feld für die Zahlung der Bestellung, deren Trinkgeld Sie bearbeiten.

   

4. Geben Sie einen neuen Trinkgeldbetrag oder den Gesamtbetrag ein. Das Trinkgeld wird automatisch berechnet.
5. Tippen Sie auf Fertig, um das Trinkgeld zu bestätigen. Wenn es Ihnen zu viel erscheint, werden Sie durch eine Warnung aufgefordert, es noch einmal zu bestätigen.

   

Automatisches Trinkgeld

Um ein automatisches Trinkgeld zu gewähren, z. B. für eine große Gruppe, müssen Sie zunächst ein Bestellprofil mit dem Trinkgeldprozentsatz einrichten. Führen Sie nach der Einrichtung die folgenden Schritte aus, um das Bestellprofil (mit Trinkgeld und anderen Einstellungen) auf eine Bestellung an der Kasse anzuwenden.

1. Öffnen Sie eine Bestellung im Kassenbildschirm.
2. Tippen Sie auf das Bestellprofil, um es auszuwählen.

   

3. Wählen Sie das Bestellprofil mit automatischem Trinkgeld, um der Bestellung ein Trinkgeld hinzuzufügen. Wenn sich der Gesamtbetrag ändert, wird das Trinkgeld entsprechend aktualisiert.

   

Trinkgelder deklarieren

In einigen Regionen müssen Mitarbeiter Trinkgelder, die sie am Ende ihrer Schicht mit nach Hause nehmen, für Steuer- und Gehaltszwecke deklarieren. Deklarierte Trinkgelder können von denen abweichen, die in der POS-App erfasst werden, z. B. wenn Mitarbeiter ihre Trinkgeldeinnahmen zusammenlegen. Nachdem diese Funktion aktiviert wurde, werden alle Kassenbenutzer in einer Benutzergruppe aufgefordert, Trinkgelder beim Ausstempeln anzugeben.

Weitere Informationen zur Trinkgelderklärung finden Sie in unserem Blogbeitrag Should I Be Claiming All Of My Tips? Advice for Restaurant Servers (auf Englisch).

Deklarieren von Trinkgeldern aktivieren

Sie können die Trinkgelddeklaration im Backoffice für bestimmte POS-Benutzergruppen aktivieren, um Benutzer in diesen Gruppen aufzufordern, die Gesamtsumme ihrer erhaltenen Trinkgelder einzugeben, wenn sie sich am POS ausstempeln.

1. Melden Sie sich mit Ihren Lightspeed-Zugangsdaten im Backoffice an.
2. Wählen Sie dazu im Navigationsmenü Konfiguration > Benutzer > Benutzergruppen.
3. Klicken Sie neben der betreffenden Benutzergruppe in der Spalte Aktionen auf den Abwärts-Pfeil und wählen Sie Konfigurieren aus.
4. Aktivieren Sie die Einstellung Benutzern erlauben, beim Ausstempeln Trinkgelder zu deklarieren im Abschnitt Einstellungen Benutzerbestand.
   
   Weitere Informationen zu den anderen verfügbaren Kellner-Einstellungen finden Sie unter Einstellungen für Benutzergruppen konfigurieren.
5. Klicken Sie auf Speichern.
6. (Optional) Wiederholen Sie die Schritte 1–5, um die Funktion für zusätzliche Benutzergruppen zu aktivieren.

   

Trinkgelder in der POS-App deklarieren

Nachdem Sie die Trinkgelddeklaration aktiviert haben, werden Mitarbeiter der betreffenden Benutzergruppen in der POS-App beim Ausstempeln dazu aufgefordert, einen Trinkgeldbetrag zu deklarieren. Service-Mitarbeiter sollten die Gesamtsumme der Trinkgelder deklarieren, die sie erhalten haben, unabhängig von der jeweiligen Zahlungsart, abzüglich aller Trinkgelder, die sie an andere Mitarbeiter ausgezahlt haben. Nicht-Servicepersonal sollte die Gesamtsumme ihrer erhaltenen Trinkgelder deklarieren.

1. Tippen Sie in der Restaurant -POS-App auf der Startseite auf Ein-/Ausstempeln.
2. Wählen Sie Ihren Benutzernamen aus der Liste unter Einstempeln aus. Sie sehen Ihren Namen nicht? Verwenden Sie die Suchleiste, um ihn zu finden.
3. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, geben Sie Ihren Pincode ein oder halten Sie Ihren QR-Code vor die Kamera Ihres Geräts, um ihn zu scannen.
4. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, zählen Sie die Kassenschublade.
5. Tippen Sie auf Ja, um den Benutzer auszustempeln und die Benutzerschicht zu beenden.
6. Geben Sie den zu deklarierenden Trinkgeldbetrag ein und tippen Sie auf Fertig, oder tippen Sie auf Überspringen, um mit null fortzufahren.

   Wichtig: Der angegebene Trinkgeldbetrag sollte der Gesamtbetrag sein, den Sie bei jedem Zahlungsvorgang erhalten. Berücksichtigen Sie auch Trinkgelder, die Sie von anderen Mitarbeitern erhalten oder an diese zahlen.

   
7. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, tippen Sie auf Ja oder Nein, um zu entscheiden, ob eine Übersicht der Schicht des Benutzers gedruckt werden soll.
8. Melden Sie deklarierte Trinkgelder je nach Vorschrift bei der regionalen Steuerbehörde.

Trinkgelder können nur beim Ausstempeln deklariert werden und deklarierte Beträge können später nicht mehr geändert werden.

Verdiente und deklarierte Trinkgelder anzeigen

Die Berichte zu verdienten und deklarierten Trinkgeldern werden je nach Zugriffsebene unterschiedlich angezeigt. Kassenbenutzer, wie z. B. Restaurantmitarbeiter, überprüfen ihre Trinkgelder direkt in der App. Backoffice-Benutzer, wie z. B. Manager, können über das Backoffice auf detailliertere Berichte zugreifen.

Beachten Sie, dass das angegebene Trinkgeld eines Mitarbeiters von dem verdienten Betrag abweicht, wenn er Trinkgeld an andere auszahlt oder Trinkgeld außerhalb der POS-App erhält.

POS-Benutzer

Kassenbenutzer mit dem entsprechenden Zugriff auf Berichte können einen Benutzerbericht aus der Restaurant-POS-App mit ihren verdienten Trinkgeldern und anderen Schichtinformationen anzeigen. Nach dem Ausstempeln werden diese Mitarbeiter aufgefordert, eine Übersicht auszudrucken, die auch ihre deklarierten Trinkgelder enthält.

Der Zugriff auf Berichte für Benutzergruppen kann wie folgt konfiguriert werden:

• Der POS-Benutzer kann seine eigenen Berichte sehen: Mitarbeiter kann nur seinen eigenen Benutzerbericht sehen.
• Kann Managerberichte sehen: Mitarbeiter kann alle Kassenberichte für das Geschäft sehen.
• Hat keinen Zugriff auf Berichte: Mitarbeiter kann Kassenberichte nicht sehen.

Der Benutzerbericht in der POS-App

Backoffice-Benutzer

Backoffice-Benutzer mit Zugriff auf Berichte können verdiente und deklarierte Trinkgelder in mehreren wichtigen Berichten anzeigen, darunter:

• Arbeitsbericht: zeigt mitarbeiterspezifische Daten, einschließlich Trinkgelder und Servicegebühren, sowie die geleisteten Arbeitsstunden aller Mitarbeiter an.
• Geschäftsbericht: zeigt die Gesamtsumme der verdienten und deklarierten Trinkgelder für das Geschäft sowie Umsatz, Steuern, Servicegebühren und die gesamte Finanzaktivität an.
• Quittungsbericht: dient zum Nachschlagen einzelner Bestellungen sowie zum Bearbeiten und Ausdrucken von Quittungen, einschließlich stornierter oder korrigierter Bestellungen.

Der Geschäftsbericht im Backoffice

Trinkgelder verteilen

Die ordnungsgemäße Verteilung von Trinkgeldern an Mitarbeiter ist wichtig, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und ein positives Arbeitsumfeld zu gewährleisten. Klar definierte Prozesse tragen dazu bei, Vertrauen bei Mitarbeitern und Kunden aufzubauen und gleichzeitig die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.

• Gesetze verstehen: Gesetze in Bezug auf Trinkgelder sind je nach Region unterschiedlich. In manchen Regionen sind Abzüge für Servicegebühren oder Zahlungsabwicklungsgebühren zulässig, während die Mitarbeiter in anderen Regionen den vollen Trinkgeldbetrag erhalten müssen. Stellen Sie sicher, dass Sie die örtlichen Vorschriften und die Berichte verstehen, die Sie für die Trinkgeldauszahlung verwenden.
• Fair verteilen: Unabhängig davon, ob Trinkgelder von dem Mitarbeiter, der sie verdient hat, einbehalten oder ob sie aufgeteilt werden, ist Konsistenz wichtig. Verteilen Sie Trinkgelder einheitlich, um Konflikte zu vermeiden und die Einhaltung regionaler Gesetze sicherzustellen.
• Eine Richtlinie kommunizieren: Es ist eine gute Idee, in Ihrem Restaurant oder auf Kundenquittungen über die Verteilung von Trinkgeldern zu informieren. Dies kann in einigen Regionen sogar gesetzlich vorgeschrieben sein. Diese Transparenz trägt dazu bei, Vertrauen bei Mitarbeitern und Kunden aufzubauen.
• Verwaltung der Kassenschublade: Wenn Sie Trinkgelder direkt aus einer Kassenschublade auszahlen, erfassen Sie die Bargeldentnahme in der Restaurant-POS-App, um Guthabendifferenzen zu vermeiden.

In einigen Regionen, wie beispielsweise in Großbritannien, gibt es Gesetze, die den fairen Umgang mit Trinkgeldern regeln. Wenn Sie sich über die Regeln in Ihrer Region nicht sicher sind, wenden Sie sich an einen Steuerberater. Erwägen Sie die Nutzung eines Drittanbieterdienstes wie TipJar, um die Verteilung des Trinkgelds zu verwalten und die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Trinkgeldeinstellungen verwalten

Mehrere Einstellungsgruppen beeinflussen die Funktionsweise von Trinkgeldern in Lightspeed Restaurant. Passen Sie sie entsprechend Ihren Geschäftsanforderungen und den örtlichen Gesetzen an, um eine ordnungsgemäße Trinkgeldverwaltung zu gewährleisten.

• Kassenkonfigurationen: Aktivieren oder deaktivieren Sie Trinkgelder vollständig, steuern Sie, ob Trinkgelder nach der Zahlung hinzugefügt werden können und passen Sie andere Trinkgeldeinstellungen für alle Kassen mithilfe einer bestimmten Konfiguration an.
• Lightspeed Payments: Diese Einstellungen, die in mehreren Abschnitten des Backoffice zu finden sind, ermöglichen Ihnen die Konfiguration Ihrer Erfassungsmethode, Ihres Zahlungsterminals und anderer Optionen für die Verarbeitung von Zahlungen und Trinkgeldern über Lightspeed Payments.
• Zahlungsart: Passen Sie die Einstellungen für bestimmte Zahlungsarten an, z. B. ob bei der Annahme von Bargeld Trinkgelder oder Wechselgeld berechnet werden sollen.
• Benutzergruppe: Legen Sie für alle Mitarbeiter jeder Benutzergruppe die Zugriffsberechtigungen an der Kasse fest, inklusive Berichterstellung und Deklaration von Trinkgeldern.

Nächste Schritte