Les ventes effectuées avec Lightspeed Payments peuvent être remboursées sur la caisse ou depuis votre back-office.
Pour être admissible à un remboursement, la transaction doit respecter les critères suivants :
- La transaction a eu lieu il y a moins de 90 jours.
- Un mode de paiement admissible a été utilisé. La carte est nécessaire pour effectuer les remboursements de certains modes de paiement, comme Interac.
- La transaction n’a pas déjà été remboursée.
Les ventes qui ne respectent pas ces conditions doivent être remboursées à l’aide d’un autre type de paiement ou en mode autonome avec carte.
Contactez le soutien technique de Lightspeed Payments avant de rembourser les ventes impliquées dans une contestation de rétrofacturation.
Rembourser une vente à partir du back-office
Les ventes peuvent être partiellement ou entièrement remboursées depuis l’onglet Gestion financière de votre back-office Lightspeed. Il s’agit de la méthode idéale quand le remboursement depuis la caisse n’est pas possible, comme c’est le cas pour les ventes effectuées en mode autonome ou les ventes d’une journée d’activité antérieure.
Les remboursements effectués depuis le back-office apparaîtront dans vos rapports Lightspeed Payments, mais pas dans les autres rapports. Dans certaines régions, vous pouvez créer une transaction depuis le back-office pour modifier son rapport et tenir compte de ce type de remboursement.
Effectuer un remboursement depuis le back-office
Dans le back-office, remboursez une vente pour restituer son paiement au client indépendamment de sa commande initiale.
- Dans le back-office Lightspeed, accédez à Gestion financière > Paiements.
- Recherchez le paiement à rembourser.
- Cliquez sur le paiement pour en afficher les détails.
- Cliquez sur Remboursement.
- Saisissez le montant à rembourser et ajoutez une remarque au besoin.
- (Facultatif) Cliquez sur Envoyer le reçu par e-mail.
- Cliquez sur Terminé.
Une fois le remboursement terminé, le montant sera déduit du total des règlements de la journée. Il faut généralement compter entre 2 et 7 jours ouvrables avant le dépôt des fonds sur le compte du client.
Modifier les rapports du back-office
Dans certaines régions, vous pouvez modifier les rapports du back-office pour tenir compte des paiements que vous remboursez depuis l’onglet Gestion financière. Pour ce faire, créez une transaction dans le back-office à partir du rapport des tickets pour enregistrer une correction négative apportée à vos recettes.
- Faites bien attention lorsque vous ajoutez des transactions, annulez des tickets ou corrigez des types de paiements. La manipulation des tickets après la fin de la journée d’activité peut rendre les rapports déjà imprimés par la caisse non valides, puisque ces rapports existants ne correspondront plus aux données du back-office.
- Ces actions concernent uniquement les rapports. Elles ont une incidence sur la plupart des rapports du back-office, à l’exception des rapports fiscaux, qui comportent les véritables données et activités de votre caisse.
Remarque : Ces fonctionnalités ne sont pas disponibles en Belgique, en Allemagne, en Italie, au Québec et dans d’autres régions soumises à des lois sur la fiscalisation.
- Accédez au rapport des tickets dans le back-office.
- Sélectionnez le jour où vous avez effectué le remboursement depuis le back-office à l’aide de l’icône de calendrier dans le coin supérieur droit.
- Cliquez sur Ajouter une transaction.
- Saisissez une description, un montant, un mode de paiement, un propriétaire de la transaction et un département.
- Description : Saisissez une description de la transaction. Elle apparaîtra dans le rapport des produits et le rapport de la gamme de produits en tant que nom d’un produit vendu.
- Montant : Saisissez une valeur numérique négative égale au remboursement traité. Si vous êtes dans un pays où les prix sont affichés taxes incluses, indiquez le montant TTC. Si vous êtes dans un pays où les prix sont affichés hors taxes, indiquez le montant HT. Par exemple, si vous avez remboursé 25 € TVA incluse, saisissez -25.
- Mode de paiement : Sélectionnez le mode de paiement de la transaction. Ce renseignement est utilisé uniquement à des fins de rapport.
- Propriétaire de la transaction : Sélectionnez l’utilisateur caisse qui a géré la transaction pour l’inclure dans son rapport des services.
- Département : Sélectionnez un département dans lequel classer les recettes de la transaction. Cette sélection détermine également les taxes applicables à la transaction. Le département lui-même apparaîtra dans le rapport des produits et le rapport de la gamme de produits.
Pour faciliter le suivi des recettes provenant des transactions créées dans le back-office, vous pouvez créer un mode de paiement, un utilisateur caisse et/ou un département dédié appelé Corrections back-office (ou un nom similaire).
- (Facultif) Saisissez un pourboire, un mode de paiement pour le pourboire et des balises disponibles.
- Cliquez sur Ajouter une transactions.
- Puisque vous modifiez des données de ventes passées, indiquez une raison valable pour cette modification.
- Cliquez sur Confirmer.
- Cliquez sur Recharger les données pour actualiser les tickets répertoriés. Les comptes qui s’affichent en jaune sont ceux créés dans le back-office, qui sera indiqué comme appareil.
Rembourser une vente à partir de la caisse
Selon les autorisations utilisateur de la caisse de votre back-office et votre configuration de caisse, vous pouvez rembourser les tickets directement sur la caisse.
Les ventes effectuées en mode autonome ne peuvent pas être remboursées sur la caisse. Elles peuvent seulement être remboursées à partir du back-office ou du terminal directement.
La possibilité de rembourser les articles d’un ticket avec Lightspeed Payments est actuellement en version bêta et n’est disponible que pour certains marchands. Pour en savoir plus sur les remboursements partiels, contactez votre gestionnaire de compte.
Pour rembourser un ticket :
- Connectez-vous à Lightspeed Restaurant POS à l’aide de vos identifiants.
- Appuyez sur Tickets dans le menu de navigation.
- Recherchez le ticket que vous souhaitez modifier dans l’écran Tickets.
- Lorsque vous avez sélectionné le ticket à modifier, appuyez sur Actions.
- Appuyez sur Remboursement
- Sélectionnez les articles à rembourser.
- Cliquez sur Continuer le remboursement.
- Sélectionnez le motif du remboursement
- Appuyez sur Continuer.
- Appuyez sur Remboursement
Une fois le remboursement terminé, le montant sera déduit du total des règlements de la journée. Il faut généralement compter entre 2 et 7 jours ouvrables avant le dépôt des fonds sur le compte du client.
FAQ
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Non. Les ventes payées par Interac doivent être remboursées avec un autre type de paiement ou une carte présentée en personne.
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Non. Vous devez avoir capturé le paiement des ventes préautorisées avant de les rembourser. Si le paiement n’a pas encore été traité, vous pouvez annuler le paiement.
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Pour être admissible à un remboursement, la transaction doit respecter les critères suivants :
- La transaction a eu lieu il y a moins de 90 jours.
- Un mode de paiement admissible a été utilisé. La carte est nécessaire pour effectuer les remboursements de certains modes de paiement, comme Interac.
- La transaction n’a pas déjà été remboursée.
- La vente ne doit pas être impliquée dans une contestation de rétrofacturation en cours.
Contactez le soutien technique si vous ne savez pas pourquoi l’option de remboursement est désactivée.
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Pour effectuer des remboursements sur la caisse, sélectionnez Enable refund processing (activer le traitement des remboursements) dans la configuration de caisse. Vous devez vous connecter avec un compte utilisateur disposant des autorisations nécessaires aux remboursements.
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Non. Une fois le remboursement initié, il ne peut pas être annulé. Si le remboursement a été traité par erreur, le montant devra être facturé de nouveau sur la carte du client avec son consentement.
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Dès que le remboursement vers la carte de crédit du client a été initié, le titulaire de la carte peut s’attendre à ce que les fonds arrivent sur son compte dans un délai de 2 à 7 jours ouvrables, en fonction des politiques de la banque.