Les frais de service sont des frais calculés en pourcentage que vous pouvez ajouter à la commande d’un client pour couvrir des dépenses supplémentaires, par exemple lors d’un événement important. Dans cet article, vous découvrirez comment créer et appliquer des frais de service dans Lightspeed Restaurant, comment assurer la conformité réglementaire et comment consulter des rapports sur les frais de service.

Les frais de service sont différents des frais supplémentaires de cartes de crédit, qui sont utilisés spécifiquement pour compenser le coût des frais de traitement des paiements.

Respecter les réglementations

Lorsque vous mettez en place des frais de service, il est important de respecter toutes les exigences légales locales. Dans certaines régions, par exemple, il est interdit d’effectuer des déductions lors du paiement des frais de service au personnel.

Certaines considérations essentielles doivent être prises en compte avant d’utiliser les frais de service :

• Comprenez la loi : Les lois qui régissent les frais de service varient d’une région à l’autre. Assurez-vous de savoir comment gérer les frais de service dans la région où vous exercez votre activité et si ces frais doivent être distribués au personnel, taxés, etc.
• Imposables ou non imposables : Les frais de service sont taxés dans Lightspeed Restaurant lorsque vous les attribuez à un département à taux de taxe positif. Si la taxe ne s’applique pas aux frais de service dans votre région, utilisez un département dont le taux de taxe est de 0 %.
• Distribuez les frais équitablement : Si vous devez distribuer les frais de service entre vos employés, faites-le de manière équitable afin d’éviter les conflits et de garantir la conformité avec les lois régionales. Lorsque vous les versez depuis un tiroir-caisse, enregistrez le retrait d’espèces dans l’application Restaurant POS.
• Faites connaître votre politique : Informez les clients des éventuels frais de service avant le début du repas. Il est conseillé de signaler les frais éventuels par des affiches et d’indiquer votre politique de distribution des frais de service sur les tickets ; la loi peut d’ailleurs l’exiger dans certaines régions.

Consultez un fiscaliste pour vous assurer de respecter les règles de collecte et de distribution des frais de service en vigueur dans votre région. Les lois diffèrent d’une région à l’autre et peuvent évoluer au fil du temps.

Créer des frais de service

Pour créer des frais de service à ajouter aux commandes, configurez un article dont le prix est exprimé en pourcentage dans Lightspeed Restaurant.

1. Connectez-vous au back-office à l’aide de vos identifiants Lightspeed.
2. Accédez au menu de navigation, puis cliquez sur Gestion des menus > Articles.
3. Cliquez sur Créer > Article unique.
4. Donnez un nom aux frais de service et sélectionnez leur département.

   Le département que vous choisissez déterminera si des taxes sont appliquées aux frais de service sur la caisse.

   • Pour appliquer la taxe, sélectionnez un département à taux de taxe positif (au-dessus de 0 %).
   • Pour ne pas appliquer la taxe, choisissez un département dont le taux de taxe est de 0 %.

   Tant qu’il est supérieur à 0, le taux de taxe spécifique n’a pas d’importance. Lorsqu’ils sont appliqués à la caisse, les frais de service augmentent le prix de chaque article du pourcentage que vous avez défini et appliquent les taux de taxe correspondants aux articles de la commande.

5. Cliquez sur Modifier le type de prix.

   

6. Sélectionnez l’option Prix en pourcentage, puis cliquez sur Confirmer.
7. Dans le champ Prix en pourcentage, saisissez un pourcentage de la valeur de la commande à facturer.

   

8. (Facultatif) Dans l’onglet Paramètres de la caisse, décochez la case L’article peut faire l’objet d’un rabais pour que les rabais ne puissent pas être appliqués aux frais de service.

   Quand la case est décochée, les frais de service sont calculés sur la base du sous-total de la commande, avant tout rabais. Quand elle est cochée, les frais sont calculés sur la base de la valeur de la commande après application des rabais.

9. Configurez les autres paramètres de l’article comme vous le souhaitez.
10. Cliquez sur Enregistrer.
11. Mettez en place des moyens permettant au personnel d’appliquer des frais de service sur la caisse. Vous pouvez utiliser l’une des méthodes suivantes ou les deux :
    • Ajoutez un bouton à votre menu sur lequel le personnel peut appuyer pour appliquer manuellement les frais de service.
    • Ajoutez les frais de service à un profil de commande pour les appliquer automatiquement lorsque ce profil de commande est sélectionné sur la caisse.

Appliquer des frais de service

Selon la manière dont vous avez créé les frais de service, vous pouvez les appliquer de deux façons sur la caisse : en appuyant sur un bouton ou en sélectionnant un profil de commande.

1. Ouvrez une commande sur l’écran Caisse, puis appuyez sur Payer.
2. Si vous avez ajouté un bouton à votre menu pour les frais de service, appuyez dessus pour appliquer les frais.

   

3. Pour appliquer des frais de service associés à un profil de commande, suivez les étapes ci-dessous :
   1. Appuyez sur le bouton de profil de commande pour sélectionner un profil de commande.

      

   2. Sélectionnez le profil de commande avec les frais de service pour les ajouter à la commande. Les frais de service seront mis à jour suivant les évolutions du total de la commande.

      

Rapports sur les frais de service

Les rapports sur les frais de service sont différents selon votre niveau d’accès. Les utilisateurs caisses, comme les employés du restaurant, peuvent voir leurs frais de service directement sur l’application. Les utilisateurs du back-office, comme les managers, ont accès à des rapports plus détaillés depuis le back-office.

Utilisateurs caisses

Les utilisateurs caisses disposant des paramètres d’accès aux rapports adéquats peuvent consulter les rapports utilisateur depuis l’application Restaurant POS pour connaître le total de leurs frais de service et obtenir d’autres renseignements sur le service. Après avoir pointé leur départ, ces employés sont invités à imprimer ce résumé.

Vous pouvez configurer les paramètres d’accès aux rapports des groupes d’utilisateurs comme suit :

• L’utilisateur caisse peut consulter ses propres rapports : L’employé ne peut consulter que son propre rapport utilisateur.
• L’utilisateur caisse peut consulter les rapports des managers : L’employé peut consulter tous les rapports de caisse de l’entreprise.
• L’utilisateur caisse n’a pas accès aux rapports : L’employé ne peut consulter aucun rapport de caisse.

Le rapport utilisateur dans l’application de caisse

Utilisateurs du back-office

Les utilisateurs du back-office ayant accès aux rapports peuvent voir les frais de service dans plusieurs rapports clés, notamment les suivants :

• Rapport du personnel : Présente les données individuelles des employés, y compris les pourboires et les frais de service, ainsi que les heures de travail de chacun.
• Rapport opérationnel : Indique le total des pourboires gagnés et déclarés pour l’entreprise, ainsi que les ventes, les taxes, les frais de service et l’activité financière globale.
• Rapport des tickets : Permet de consulter des commandes individuelles et de modifier ou d’imprimer des tickets, y compris des tickets annulés ou corrigés.

Le rapport opérationnel dans le back-office

Prochaines étapes