Félicitations, vous êtes à l’étape finale de votre configuration Lightspeed : la mise en ligne !

L’objectif de ce guide est de rendre le processus de lancement aussi harmonieux que possible. Consultez les listes de contrôle ci-dessous pour vous assurer que vous avez configuré toutes les fonctionnalités correspondant aux besoins spécifiques de votre entreprise et pour obtenir des ressources pour la formation du personnel. Une fois prêt-e, connectez-vous au back-office pour faire passer votre compte du mode configuration au mode production avant d’utiliser Lightspeed pour prendre de vraies commandes.

Liste de contrôle de configuration

Cette section fournit une liste de contrôle des tâches de configuration qui va au-delà du guide de démarrage. Consultez cette liste de contrôle pour vous assurer que vous avez configuré toutes les fonctionnalités correspondant aux besoins spécifiques de votre entreprise avant de lancer Lightspeed Restaurant.

Guide de démarrage

• Connectez-vous au back-office pour la première fois.
• Créez vos articles et vos menus.
• Configurez Lightspeed Payments.
• Sélectionnez et achetez votre matériel.
• Préparez votre site à l’installation du matériel.
• Ajoutez un utilisateur pour chaque employé-e et configurez un plan de salle.
• Réglez vos taxes, votre entreprise, l’impression et d’autres paramètres.
• Téléchargez et installez l’application Restaurant POS (K).
• Passez une commande test classique.

Menus et articles

• Créez des formules pour des groupes d’articles vendus ensemble, comme un menu.
• Joignez des instructions de production aux articles pour communiquer les instructions de cuisson et les sous-articles à la cuisine.
• Attribuez des codes-barres aux articles afin qu’ils puissent être scannés à l’aide d’un lecteur de codes-barres connecté.
• Ajoutez des langues supplémentaires aux noms et aux descriptions de vos articles.

Traitement des paiements en cours

• Ajoutez des modes de paiement pour tous les types de paiement non standard que vous acceptez.
• Activez les frais supplémentaires de carte de crédit.
• Activez la fonction Tap to Pay pour accepter les paiements directement sur un iPhone.

Matériel

• Optimisez votre réseau afin de créer un environnement stable et efficace pour votre système Lightspeed.
• Configurez des caisses passives pour assister votre caisse active principale.
• Ajoutez l’écran d’affichage des commandes (ODS) Lightspeed ou l’écran d’affichage cuisine (KDS) à votre système.

Paramètres

• Définissez des rabais prédéfinis que les employés peuvent appliquer à des commandes ou à des articles individuels depuis la caisse.
• Créez des profils de commande pour appliquer automatiquement des paramètres de commande spécifiques à un moment défini (comme l’heure de l’apéritif, par exemple).
• Personnalisez les modèles d’impression pour modifier le contenu par défaut des tickets et des factures.
• Modifiez les paramètres de caisse pour déterminer le mode de fonctionnement de chaque appareil, par exemple pour changer l’imprimante ou le terminal de paiement utilisé.
• Ajustez vos périodes de rapport si vous souhaitez suivre les ventes par repas (petit-déjeuner, déjeuner, dîner).
• Apprenez à ajouter et à traiter des paiements dans d’autres devises.

Modules et intégrations

• Configurez Order Anywhere pour traiter les commandes en ligne.
• Commencez à utiliser Lightspeed Accounting pour transférer automatiquement les données de vente vers votre logiciel de comptabilité préféré, comme QuickBooks en ligne.
• Vous livrez par l’intermédiaire de canaux tiers comme Uber Eats ? Lightspeed Delivery synchronise automatiquement ces commandes avec votre caisse.
• Le programme de fidélité Lightspeed et les cartes-cadeaux Lightspeed vous permettent de suivre et de récompenser vos clients, et de leur donner une nouvelle façon de partager votre entreprise.
• Découvrez Lightspeed Inventory pour un suivi plus détaillé des stocks et des ingrédients.
• Envisagez d’utiliser notre module Advanced Insights si vous avez besoin de rapports de vente et d’informations sur vos données plus complets.
• Si vous recherchez une fonctionnalité que Lightspeed ne propose pas, l’une de nos intégrations partenaires pourrait répondre à vos besoins.

Divers

• Configurez des groupes d’utilisateurs, des utilisateurs caisses et des utilisateurs du back-office supplémentaires.
• Activez la déclaration des pourboires pour un groupe d’utilisateurs.
• Importez vos données client existantes dans Lightspeed Restaurant.

Liste de contrôle de formation

Ensuite, voici une liste de contrôle des tâches qui vous servira de guide pour la formation de vos employé-es. Assurez-vous que votre personnel connaît bien les tâches quotidiennes qu’il devra accomplir pour utiliser Lightspeed Restaurant POS.

Les transactions effectuées depuis la caisse avant le passage en mode production seront supprimées de votre compte après le passage en mode production. Si vous formez du personnel après le passage en mode production, assurez-vous de configurer un utilisateur école afin qu’il puisse traiter des transactions fictives sans que cela n’affecte les ventes réelles.

Début de journée

• Pointez votre arrivée dans l’application Restaurant POS (K) pour commencer votre service utilisateur.
• Ouvrez une période de vente pour commencer votre journée d’activité dans l’application.
• Si besoin, comptez le fonds de caisse.

Prise de commande

• Apprenez à utiliser l’écran Caisse, qui vous permet de parcourir le menu, de rechercher des articles et de gérer des commandes individuelles.
• Passez une commande en mode service à table classique, en ajoutant des articles par plat ou par siège, en envoyant des plats en préparation, en envoyant des commandes en cuisine, et bien plus.
• Passez une commande en mode vente directe classique, pour laquelle vous traitez l’ensemble de la commande depuis la caisse, sans l’enregistrer sur une table.
• Ouvrez une ardoise pour préautoriser la carte de crédit ou de débit d’un client avant qu’il ne commence à commander.
• Accédez à l’écran Gestion des commandes pour consulter toutes les commandes actives, y compris les commandes à consommer sur place, à retirer et en livraison, ainsi que les ardoises.

Gestion des articles

• Modifiez une commande pour en supprimer des articles, transférer des articles d’une commande à l’autre, commander des articles à nouveau, etc.
• Divisez un article entre plusieurs commandes.
• Transférez des articles entre différents plats.

Gestion des tables

• Commencez une nouvelle commande en mode service à table.
• Accédez à l’écran Tables pour voir les tables occupées, les tables ouvertes et l’état de la commande de chaque table.
• Déplacez une commande vers une autre table ou transférez des articles d’un siège à l’autre en modifiant une commande.

Autres actions liées à la commande

• Ajoutez des rabais, modifiez le nombre de couverts et effectuez d’autres opérations de modification de commande.
• Vendez, activez, utilisez et vérifiez le solde des cartes-cadeaux.
• Consultez, gérez et saisissez manuellement les commandes en ligne.
• Créez et traitez une facture client.
• Accédez au menu Paramètres pour gérer l’impression et le matériel connecté, consulter les rapports de caisse, voir les paiements des commandes, recharger la configuration de la caisse, et bien plus.

Paiements et tickets

• Traitez le paiement et le pourboire d’une commande pour la terminer.
• Réimprimez, rouvrez et envoyez des tickets par e-mail depuis l’écran Tickets.
• Modifiez ou annulez un ticket en cas d’erreur.
• Divisez la note en parties égales, par siège ou par couvert.
• Imprimez le ticket d’une commande.
• Consultez les commandes clôturées et ajoutez-y des pourboires depuis la liste des paiements.
• Traitez les paiements effectués en mode autonome si vous utilisez un processeur de paiement tiers.
• Traitez un paiement manuel lorsque vous recevez une commande par téléphone ou si la carte d’un client ne peut être lue.

Fin de journée

• Pointez votre départ sur l’application Restaurant POS (K) pour clôturer votre service utilisateur.
• Si vous y êtes invité, déclarez vos pourboires à la fin de votre service utilisateur.
• Clôturez la période de vente pour terminer votre journée d’activité dans l’application.
• Si vous y êtes invité, comptez le fonds de caisse.
• Accédez à un rapport de session ou imprimez-le pour obtenir un relevé de l’activité qui s’est déroulée pendant la période de vente.

Passer Lightspeed Restaurant en mode production

Une fois votre configuration terminée et votre personnel formé, l’étape suivante consiste à passer du mode configuration au mode production dans le back-office. Après le passage en mode production, toutes les transactions futures seront comptabilisées comme des transactions réelles et auront un impact direct sur vos rapports.

Les transactions effectuées à la caisse en mode configuration seront supprimées de votre compte après le passage en mode production. Une fois le mode production activé, vous ne pourrez plus supprimer de transactions.

1. Ouvrez l’application Lightspeed Restaurant POS (K) sur tous les appareils de votre établissement, y compris les iPad, les iPhone, les systèmes d’affichage, etc.
2. Connectez-vous au back-office à l’aide de vos identifiants Lightspeed.
3. Cliquez sur votre nom en haut à droite de l’écran, puis sur Passer en production.
4. Si vous y êtes invité, vérifiez les informations sur votre entreprise, confirmez leur exactitude et cliquez sur Soumettre pour continuer.
   
5. Examinez les informations sur le passage en mode production.

   Après le passage en mode production, vous ne pourrez plus supprimer de transactions. Lors du passage en mode production, la date de début de l’abonnement figurant dans votre contrat sera définie comme étant la date du jour. Vous recevrez une facture de frais d’abonnement après le passage en mode production.

   
6. Cliquez sur Passer en mode production | Activer l’abonnement pour faire passer votre compte du mode configuration au mode production.
7. Lisez la confirmation de votre passage en mode production, puis cliquez sur le bouton pour accéder au back-office.
   
8. Une fois votre facture générée, cliquez sur Actions > Payer pour la payer. Pour activer la facturation automatique et les paiements échelonnés, sélectionnez Pay Invoices (payer les factures).
9. Fermez et rouvrez l’application Restaurant POS sur chaque caisse pour recharger la configuration.