Les pourboires permettent aux clients de vous remercier en laissant un petit supplément à votre personnel. Une bonne gestion des pourboires permet d’établir des rapports précis pour le personnel et l’entreprise. Ce guide explique comment ajouter, déclarer et suivre les pourboires dans Lightspeed Restaurant, et comment modifier les paramètres des pourboires si nécessaire.

Consultez un fiscaliste pour vous assurer de respecter les règles de déclaration, de versement et de suivi des pourboires en vigueur dans votre région. Les lois diffèrent d’une région à l’autre et peuvent évoluer au fil du temps.

Activer les pourboires

Pour la plupart des restaurants Lightspeed, les pourboires sont automatiquement activés lors de la configuration initiale de votre compte. Si ce n’est pas le cas, ou si vous souhaitez désactiver les pourboires, vous pouvez le faire à partir du back-office. Il existe deux méthodes pour activer ou désactiver les pourboires :

• Mettez à jour votre configuration de caisse, comme indiqué dans les étapes ci-dessous, afin d’activer ou de désactiver les pourboires pour toutes les caisses liées à cette configuration.
• Vous pouvez également activer les pourboires pour certains modes de paiement, si vous avez déjà désactivé les pourboires dans la configuration de caisse.

1. Connectez-vous au back-office à l’aide de vos identifiants Lightspeed.
2. Accédez au menu de navigation, puis cliquez sur Configuration > Configurations.
3. Cliquez sur le nom d’une configuration de caisse pour la modifier.

   

4. Dans l’onglet Paiements, cochez ou décochez l’option Permettre la saisie d’un pourboire lors du paiement pour activer ou désactiver les pourboires.

   Cette modification concernera toutes les caisses reliées à cette configuration.

   

5. Configurez les paramètres des pourboires, y compris dans d’autres sections du back-office, selon les besoins de votre compte.
6. Cliquez sur Enregistrer pour terminer, puis rechargez vos caisses pour que les modifications soient appliquées.

Ajouter et modifier des pourboires

Le processus d’ajout d’un pourboire à une commande est différent selon que le client paie par carte de crédit ou en espèces. Selon vos paramètres, vous pouvez également modifier les pourboires des commandes clôturées ou en ajouter automatiquement à l’aide d’un profil de commande.

Les pourboires sont attribués à l’employé qui a commencé la commande, et pas nécessairement à celui qui traite le paiement.

Paiement par carte de crédit

Lorsque les clients paient par carte de crédit, la procédure liée aux pourboires dépend du matériel Lightspeed Payments et des paramètres de pourboire que vous utilisez. Il existe différentes étapes pour laisser un pourboire sur le terminal de paiement lui-même, sur la caisse, sur un ticket signé ou en espèces.

Pour en savoir plus sur chaque méthode, cliquez sur les titres ci-dessous.

• Pourboires sur un terminal de paiement ou sur une caisse

  Pour les terminaux de paiement dotés d’un écran, comme le Smart Terminal, les clients peuvent laisser un pourboire directement sur le terminal. Pour les terminaux sans écran, comme le Mobile Tap, les clients peuvent sélectionner un pourboire sur votre iPad ou votre iPhone.

  Vous devez activer ces méthodes de pourboires dans les paramètres des pourboires de votre configuration de caisse.

  1. Ouvrez une commande sur l’écran Caisse, puis appuyez sur Payer.
  2. Appuyez sur le type de paiement Lightspeed Payments à sélectionner, puis appuyez sur Payer.
  3. Sélectionnez ou saisissez un pourboire sur le terminal de paiement ou sur la caisse, ou appuyez sur Ignorer.

     Vous pouvez personnaliser les suggestions de pourcentage ou de montant dans les paramètres des pourboires.

     

     

  4. Posez, insérez ou faites glisser une carte de crédit ou un autre mode de paiement sans contact. Terminez le traitement de la transaction comme d’habitude.

• Pourboires sur les tickets

  Lorsque les clients laissent des pourboires sur les tickets et les signent, saisissez le pourboire indiqué sur le ticket après avoir préautorisé le paiement.

  Les pourboires sur les tickets ne sont disponibles qu’en activant le mode de capture des paiements « Préautorisé ou en lot » dans vos paramètres Lightspeed Payments (Australie, Royaume-Uni et États-Unis uniquement).

  1. Ouvrez une commande sur l’écran Caisse, puis appuyez sur Payer.
  2. Sélectionnez le type de paiement Lightspeed Payments de votre choix, puis appuyez sur Payer.
  3. Posez, insérez ou faites glisser une carte de crédit ou un autre mode de paiement sans contact pris en charge.
  4. Terminez le traitement de la transaction pour préautoriser la carte de crédit du client pour le total de la commande.
  5. Le client laisse un pourboire sur le justificatif de paiement et le signe.
  6. Ajoutez le pourboire à la transaction après le paiement.

     Important : Les pourboires doivent être ajoutés avant le matin suivant lorsque le paiement est capturé automatiquement.

     

• Pourboires sur les ardoises

  Lorsqu’un client ouvre une ardoise, vous pouvez préautoriser automatiquement sa carte pour un montant défini. Fermez l’ardoise pour régler la commande du client et ajouter un pourboire à la facture totale.

  L’ouverture d’ardoises n’est disponible qu’en activant le mode de capture des paiements « Préautorisé ou en lot » dans vos paramètres Lightspeed Payments (Australie, Royaume-Uni et États-Unis uniquement).

  1. Suivez les étapes de fermeture d’une ardoise.
  2. Sur l’écran de paiement, sélectionnez le mode de paiement préautorisé.
  3. Activez l’option Imprimer le ticket, puis appuyez sur Terminer le paiement.
  4. Le client laisse un pourboire sur le justificatif de paiement et le signe.
  5. Ajoutez le pourboire à la transaction après le paiement.

     Important : Les pourboires doivent être ajoutés avant le matin suivant lorsque le paiement est capturé automatiquement.

     

• Pourboires avant le paiement

  Si vous connaissez le montant du pourboire que veut laisser le client avant de traiter le paiement de la commande, vous pouvez l’ajouter directement à la commande.

  1. Ouvrez une commande sur l’écran Caisse, puis appuyez sur Payer.
  2. Sélectionnez le type de paiement Lightspeed Payments souhaité.
  3. Appuyez sur Ajouter un pourboire.

     

  4. Saisissez le pourboire, puis appuyez sur Confirmer.
  5. Appuyez sur Payer.
  6. Le client peut être invité à confirmer le montant du pourboire sur le terminal de paiement.

     

  7. Posez, insérez ou faites glisser une carte de crédit ou un autre mode de paiement sans contact pris en charge.
  8. Terminez le traitement de la transaction comme d’habitude.

• Pourboires en espèces

  Si un client paye par carte de crédit et laisse un pourboire en espèces, l’employé doit déclarer le pourboire au lieu de l’ajouter à la commande.

Paiement en espèces

Lorsqu’un client paie en espèces, vous pouvez calculer un pourboire en fonction du montant qu’il vous donne ou saisir le pourboire manuellement. Si vous avez déjà traité le paiement, vous devrez ajouter un pourboire à la commande clôturée.

1. Sur l’écran Caisse, ouvrez une commande et appuyez sur Payer.
2. Sur l’écran Paiements, sélectionnez Espèces et saisissez le Montant reçu de la part du client.

   Remarque : Par défaut, Lightspeed Restaurant comptera la différence entre le montant reçu et le total de la commande comme un pourboire. Pour rendre la monnaie, modifiez le mode de paiement en espèces dans le back-office et activez le paramètre Prendre en charge le retour monnaie ?

3. Pour ajouter ou modifier un pourboire manuellement, appuyez sur Ajouter un pourboire et effectuez les modifications souhaitées.
4. Terminez de traiter la commande comme d’habitude.

   

Pourboires après le paiement

Lorsqu’un client laisse un pourboire après la clôture de sa commande, par exemple sur un ticket de carte de crédit signé, ajoutez le pourboire au paiement que vous avez traité. Vous pouvez également modifier un pourboire, par exemple en cas d’erreur.

Vous ne pouvez gérer les pourboires que pendant la même journée d’activité que celle de la commande d’origine.

Pour gérer les pourboires par carte de crédit après le paiement, activez le mode de capture des paiements Préautorisé ou en lot dans vos paramètres Lightspeed Payments (Australie, Royaume-Uni et États-Unis uniquement). Cette option vous permet de préautoriser la carte de crédit d’un client pour pouvoir ajouter un pourboire plus tard, avant la capture du montant final.

1. Dans l’application Restaurant POS, appuyez sur Paramètres pour ouvrir le menu Paramètres.
2. Depuis le menu Paramètres, appuyez sur Paiements pour ouvrir la liste des paiements.
3. Appuyez sur le champ de la colonne Pourboire correspondant au paiement de la commande dont vous souhaitez modifier le pourboire.

   

4. Saisissez un nouveau pourboire, ou saisissez le montant total pour calculer le pourboire automatiquement.
5. Appuyez sur Terminé pour confirmer le pourboire. S’il semble trop élevé, un message d’alerte vous invitera à le vérifier.

   

Pourboires automatiques

Pour appliquer un pourboire automatique, par exemple pour un grand groupe de convives, vous devez d’abord configurer un profil de commande pour y ajouter un pourcentage de pourboire. Après avoir configuré ce paramètre, suivez les étapes ci-dessous pour appliquer le profil de commande (avec le pourboire et d’autres paramètres) à une commande sur la caisse.

1. Ouvrez une commande sur l’écran Caisse.
2. Appuyez sur le bouton de profil de commande pour sélectionner un profil de commande.

   

3. Sélectionnez le profil de commande qui applique les pourboires automatiquement pour ajouter un pourboire à la commande. Le pourboire sera mis à jour suivant les évolutions du total de la commande.

   

Déclaration des pourboires

Dans certaines régions, les employés doivent déclarer les pourboires qu’ils reçoivent à la fin de leur service, à des fins fiscales et salariales. Les pourboires déclarés peuvent différer de ceux enregistrés dans l’application de caisse, notamment lorsque les employés mettent en commun leurs gains. Après avoir activé cette fonctionnalité, tous les utilisateurs caisses d’un groupe d’utilisateurs seront invités à déclarer les pourboires au moment de pointer leur départ.

Pour en savoir plus sur la déclaration des pourboires, consultez notre article de blog Should I Be Claiming All Of My Tips? Advice for Restaurant Servers (Dois-je déclarer tous mes pourboires ? Conseils pour les serveurs de restaurant) (en anglais seulement).

Activer la déclaration des pourboires

Activez le paramètre de déclaration des pourboires du back-office pour des groupes d’utilisateurs caisses en particulier afin d’inviter ces utilisateurs à saisir le montant total des pourboires reçus lors de leur pointage de départ sur la caisse.

1. Connectez-vous au back-office à l’aide de vos identifiants Lightspeed.
2. Accédez au menu de navigation, puis cliquez sur Configuration > Utilisateurs > Groupes d’utilisateurs caisses.
3. Dans la colonne Actions, cliquez sur la flèche vers le bas à côté du groupe d’utilisateurs, puis cliquez sur Configurer.
4. Activez le paramètre Les serveurs déclarent leurs pourboires au moment de pointer leur départ dans la section Paramètres des serveurs.
   
   Pour en savoir plus sur les autres paramètres disponibles pour les serveurs, consultez l’article Configuration des paramètres des groupes d’utilisateurs.
5. Cliquez sur Enregistrer.
6. (Facultatif) Pour activer la fonctionnalité pour d’autres groupes d’utilisateurs, répétez les étapes 1 à 5.

   

Déclarer les pourboires sur la caisse

Une fois la déclaration des pourboires activée, l’application Restaurant POS invite les employés des groupes d’utilisateurs caisses concernés à déclarer un montant de pourboires au moment de leur pointage de départ. Les serveurs doivent indiquer le montant total des pourboires qu’ils ont perçus via tous les modes de paiement après versement des pourboires aux autres membres du personnel. Les autres employés doivent saisir le montant total des pourboires reçus.

1. Dans l’application Restaurant POS, appuyez sur Pointer l’arrivée ou le départ sur l’écran d’accueil.
2. Sélectionnez votre nom d’utilisateur parmi ceux de la liste figurant sous Pointer l’arrivée. S’il n’y figure pas, recherchez-le depuis la barre de recherche.
3. Si cela vous est demandé, saisissez votre code PIN ou placez votre QR code devant l’appareil photo de votre caisse pour le scanner.
4. Si cela vous est demandé, comptez le fonds de caisse et fermez le tiroir-caisse.
5. Appuyez sur Oui pour pointer le départ et terminer le service.
6. Saisissez le montant des pourboires à déclarer et appuyez sur Terminé, ou appuyez sur Ignorer pour poursuivre avec un montant égal à zéro.

   Important : Le montant de pourboire déclaré doit correspondre au total que vous percevez, tous modes de paiement confondus. Tenez compte des pourboires que vous donnez à d’autres employés ou que vous recevez de leur part.

   
7. Si cela vous est demandé, appuyez sur Oui ou sur Non pour imprimer un résumé du service de l’utilisateur.
8. Communiquez les pourboires déclarés à l’administration fiscale de votre région, si nécessaire.

Les pourboires peuvent être uniquement déclarés lors du pointage de départ, et les montants communiqués ne peuvent pas être modifiés ultérieurement.

Voir les pourboires gagnés et déclarés

Les rapports sur les pourboires gagnés et déclarés sont différents selon votre niveau d’accès. Les utilisateurs caisses, comme les employés du restaurant, peuvent voir leurs pourboires directement sur l’application. Les utilisateurs du back-office, comme les managers, ont accès à des rapports plus détaillés depuis le back-office.

Veuillez noter que le montant des pourboires déclarés d’un employé sera différent du montant gagné lorsqu’il verse des pourboires à d’autres personnes ou qu’il reçoit des pourboires en dehors de l’application de caisse.

Utilisateurs caisses

Les utilisateurs caisses disposant des paramètres d’accès aux rapports adéquats peuvent consulter les rapports utilisateur depuis l’application Restaurant POS pour connaître les pourboires gagnés et obtenir d’autres renseignements sur le service. Après avoir pointé leur départ, ces employés sont invités à imprimer un résumé qui comprend également les pourboires déclarés.

Vous pouvez configurer les paramètres d’accès aux rapports des groupes d’utilisateurs comme suit :

• L’utilisateur caisse peut consulter ses propres rapports : L’employé ne peut consulter que son propre rapport utilisateur.
• L’utilisateur caisse peut consulter les rapports des managers : L’employé peut consulter tous les rapports de caisse de l’entreprise.
• L’utilisateur caisse n’a pas accès aux rapports : L’employé ne peut consulter aucun rapport de caisse.

Le rapport utilisateur dans l’application de caisse

Utilisateurs du back-office

Les utilisateurs du back-office ayant accès aux rapports peuvent voir les pourboires gagnés et déclarés dans plusieurs rapports clés, notamment les suivants :

• Rapport du personnel : Présente les données individuelles des employés, y compris les pourboires et les frais de service, ainsi que les heures de travail de chacun.
• Rapport opérationnel : Indique le total des pourboires gagnés et déclarés pour l’entreprise, ainsi que les ventes, les taxes, les frais de service et l’activité financière globale.
• Rapport des tickets : Permet de consulter des commandes individuelles et de modifier ou d’imprimer des tickets, y compris des tickets annulés ou corrigés.

Le rapport opérationnel dans le back-office

Distribuer les pourboires

Il est important de distribuer correctement les pourboires entre les employés pour répondre aux exigences légales et garantir un environnement de travail positif. Des processus clairement définis permettent d’instaurer un climat de confiance entre le personnel et les clients, tout en respectant la législation en vigueur.

• Comprenez la loi : Les lois relatives aux pourboires varient d’une région à l’autre. Certaines régions autorisent des déductions pour les frais de service ou de traitement des paiements, tandis que d’autres exigent que le personnel reçoive l’intégralité du montant du pourboire. Assurez-vous de bien comprendre les réglementations locales et les rapports utilisés pour le versement des pourboires.
• Distribuez les pourboires équitablement : Que les pourboires soient conservés par les employés qui les ont gagnés ou qu’ils soient mis en commun et partagés, il est important de faire preuve de cohérence. Répartissez les pourboires de manière uniforme afin d’éviter les conflits et de garantir la conformité avec les lois régionales.
• Faites connaître votre politique : Il est conseillé d’afficher votre politique de distribution des pourboires dans votre restaurant ou sur les tickets clients ; la loi peut d’ailleurs l’exiger dans certaines régions. Cette transparence permet d’instaurer un climat de confiance tant avec le personnel qu’avec les clients.
• Gérez le tiroir-caisse : Si vous versez les pourboires directement à partir d’un tiroir-caisse, enregistrez le retrait d’espèces dans l’application Restaurant POS afin d’éviter les écarts de solde.

Certaines régions, comme le Royaume-Uni, disposent de lois qui régissent le traitement équitable des pourboires. Si vous ne connaissez pas les règles en vigueur dans votre région, consultez un fiscaliste. Envisagez d’utiliser un service tiers, tel que TipJar, pour vous aider à gérer la distribution des pourboires et à respecter les exigences légales.

Gérer les paramètres des pourboires

Plusieurs groupes de paramètres ont une incidence sur le fonctionnement des pourboires dans Lightspeed Restaurant. Adaptez-les aux besoins de votre entreprise et à la législation locale pour garantir une bonne gestion des pourboires.

• Configuration de caisse : Activez ou désactivez complètement les pourboires, déterminez si les pourboires peuvent être ajoutés après le paiement et personnalisez d’autres paramètres de pourboires pour toutes les caisses qui utilisent une configuration particulière.
• Lightspeed Payments : Ces paramètres, qui se trouvent dans plusieurs sections du back-office, vous permettent de configurer votre mode de capture des paiements, votre terminal de paiement et d’autres options pour le traitement des paiements et des pourboires par le biais de Lightspeed Payments.
• Mode de paiement : Personnalisez les paramètres de certains modes de paiement, comme le calcul des pourboires ou de la monnaie lorsque vous recevez des espèces.
• Groupe d’utilisateurs : Définissez les autorisations d’accès sur la caisse, y compris en matière d’établissement de rapports et de déclaration des pourboires, pour tous les employés de chaque groupe d’utilisateurs.

Prochaines étapes