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Importation et exportation d’articles

L’importation d’articles dans le back-office vous permet d’ajouter plusieurs articles simultanément à vos stocks. Importer ainsi les articles vous fait gagner du temps et accélère votre processus de création d’articles.

L’importation d’articles dans le back-office vous permet d’ajouter plusieurs articles simultanément à vos stocks. Importer ainsi les articles vous fait gagner du temps et accélère votre processus de création d’articles. Si vous disposez des renseignements relatifs aux articles dans un fichier, vous pouvez choisir d’importer un modèle ou d’importer uniquement les prix.

Consultez ces sections pour connaître la procédure détaillée pour importer et exporter des articles :

  • Modèle à importer : ajoutez plusieurs articles à votre back-office à l’aide du modèle Lightspeed.
  • Importation de prix : modifiez le prix de vente d’articles existants dans votre back-office.
  • Exportation d’articles : enregistrez vos données à l’extérieur de votre back-office pour pouvoir y accéder à tout moment.

Modèle à importer

Le modèle Lightspeed vous permet d’importer de nouveaux articles avec leurs détails, comme le nom de l’article, l’UGS, le prix par défaut, le département et le groupe statistique. Importer ainsi les articles depuis le modèle présente l’avantage de vous faire gagner du temps, car cela vous permet d’ajouter tous les articles simultanément.

Vous pouvez créer des articles avec le modèle Lightspeed. Ce dernier vous permet aussi de créer des départements, des formules, ainsi que des menus.

Une fois importés, les articles ne peuvent pas être supprimés, mais seulement désactivés. Pour en savoir plus, consultez la page Suppression d’articles.

Consultez les sections ci-dessous pour découvrir comment importer des articles à l’aide du fichier modèle :

Modèle de fichier d’importation d’articles

Utilisez le modèle d’importation d’articles pour importer correctement les renseignements de vos articles, comme le nom de l’article, l’UGS, le prix par défaut, le département et le groupe statistique. Ce modèle vous permet également de définir des paramètres d’importation facultatifs, comme des groupes d’articles (parties de formules), des formules et des menus. Si vous connaissez déjà les formules et les menus, vous pouvez gérer tous les paramètres de vos articles et menus depuis le modèle.

Certaines étapes du modèle sont obligatoires, d’autres sont facultatives. Assurez-vous de renseigner au minimum les étapes obligatoires. Supprimez du modèle les onglets facultatifs que vous ne souhaitez pas importer.

Onglets obligatoires Onglets facultatifs
  • Premiers pas
  • Étape 1 – Créer des départements
  • Étape 2 – Créer des articles
  • Étape 5 – Finaliser la configuration
  • Étape 2b – Créer des groupes d’articles
  • Étape 2c – Créer des formules
  • Étape 3 - Créer un menu et des écrans
  • Étape 4 – Créer un menu

 

Créer un fichier d’importation d’articles à l’aide du modèle

Le modèle est prérempli avec des informations fournies à titre d’exemple. Vous pouvez supprimer ces informations et les remplacer par les renseignements de vos articles.

  1. Ouvrez le modèle ou accédez à Gestion des menus > Articles > Importer les articles seulement (dans le menu déroulant Importer) dans le back-office, puis cliquez sur Télécharger le modèle dans la section Importez vos articles depuis un modèle Lightspeed.

Onglet Premiers pas :

  1. Pour utiliser ce modèle, faites-en d’abord une copie dans votre compte Google en cliquant sur Fichier, puis sur Créer une copie. Si vous n’avez pas de compte Google, téléchargez le modèle sous forme de fichier Excel : cliquez sur Fichier > Télécharger > Microsoft Excel.
  2. Saisissez le nom de votre entreprise, votre type d’entreprise et votre adresse courriel.
  3. Cliquez sur Cliquez ici pour commencer afin de passer à l’onglet suivant.

Onglet Glossaire :

  1. Lisez le glossaire. Il vous aidera à comprendre quels renseignements sont obligatoires pour créer le fichier d’importation.
  2. Cliquez sur Commencer pour passer à l’onglet suivant.

Onglet Étape 1 – Créer des départements :

  1. Saisissez tous les départements nécessaires pour le tableau.
  2. Cliquez sur Passer à l’étape suivante pour passer à l’onglet suivant.

Onglet Étape 2 – Créer des articles :

  1. Saisissez les renseignements de vos articles dans le tableau, comme le nom de l’article, l’UGS et le département. Pour en savoir plus sur chaque paramètre, consultez la page Ajout d’articles.
  2. Cliquez sur Passer à l’étape suivante pour passer à l’onglet suivant.

Onglet Étape 2b – Créer des groupes d’articles (facultatif) :

Une formule se compose d’un ou de plusieurs groupes, et les groupes se composent d’articles. Les articles doivent appartenir à un groupe pour s’afficher dans une formule sur la caisse.

  1. Saisissez les renseignements de vos groupes d’articles dans le tableau et renseignez tous les champs obligatoires : Nom du groupe, UGS, Règle de sélection. Pour en savoir davantage, consultez la page Création de formules.
  2. Cliquez sur Passer à l’étape suivante pour passer à l’onglet suivant.

Onglet Étape 2c – Créer des formules (facultatif) :

  1. Indiquez vos formules dans le tableau et renseignez tous les champs obligatoires : Nom de la formule, UGS, Département. Pour en savoir davantage, consultez la page Création de formules.
  2. Cliquez sur Passer à l’étape suivante pour passer à l’onglet suivant.

Onglet Étape 3 – Créer un menu et des écrans (facultatif) :

  1. Saisissez le nom du menu et les écrans (catégories) qu’il comporte. Pour en savoir plus, consultez la page Création de menus.
  2. Cliquez sur Passer à l’étape suivante pour passer à l’onglet suivant.

Onglet Étape 4 – Créer un menu (facultatif) :

  1. Pour configurer votre menu et définir les écrans sur lesquels figureront vos articles, suivez les étapes énoncées sous Comment créer votre menu.
  2. Cliquez sur Finaliser la création de votre menu. Vous pourrez ensuite choisir une option pour le transfert de votre menu vers le back-office.

Onglet Étape 5 – Finaliser la configuration :

  1. Sélectionnez l’une des deux options, puis suivez les instructions pour terminer l’importation de votre modèle. Si vous choisissez l’option 2, consultez la section Importation du modèle pour en savoir davantage sur l’importation du fichier dans le back-office.

 

Importation du modèle

Une fois que vous avez créé votre fichier d’importation d’articles à l’aide du modèle, vous devez importer ces données dans votre back-office. Pour consulter l’état d’un fichier d’importation, accédez à Gestion des menus > Articles > Importer les articles seulement (sous la flèche située près du bouton Importer), puis vérifiez la section Aperçu de l’importation. Pour supprimer un nom de fichier dans l’aperçu, cliquez sur l’icône de corbeille située à sa droite.

Pour importer le modèle :

  1. Connectez-vous au back-office à l’aide de vos identifiants Lightspeed Restaurant.
  2. Accédez à Gestion des menus > Articles dans le menu de navigation.
  3. Cliquez sur la flèche à côté du bouton Importer, puis sur Importer les articles seulement.
  4. Faites glisser votre fichier d’importation (.xlsx) dans la zone en pointillé ou cliquez sur parcourir pour choisir un fichier. Le processus de téléchargement peut prendre quelques minutes.
  5. Vérifiez que les titres des données dans votre fichier sont exacts, puis cliquez sur Lier les colonnes portant les mêmes noms.
  6. Facultatif : Vous pouvez désactiver les colonnes qui ne sont pas nécessaires pour l’importation.
  7. Cliquez sur Continuer.
  8. Si votre fichier contient de nouveaux départements, activez le curseur dans la section Avertissement pour importer les articles contenus dans ces départements.
    1. Si vous souhaitez ignorer les articles des nouveaux départements, désactivez le curseur.
  9. Cliquez sur le bouton Lancer l’importation. Le téléchargement peut prendre un certain temps.
    1. Si l’importation est réussie, vous verrez s’afficher le message Votre fichier a été importé.
    2. Si l’importation ne fonctionne pas, vous devrez téléverser le fichier à nouveau.

Restaurant-BO-Importing-Items.png

Importation des prix

Si vous devez effectuer de nombreuses modifications de prix, la fonction d’importation des prix peut vous aider à procéder rapidement. Pour en savoir plus sur le fichier nécessaire, consultez la section Formatage de votre fichier d’importation des prix.

  1. Connectez-vous au back-office à l’aide de vos identifiants Lightspeed Restaurant.
  2. Accédez à Gestion des menus > Articles dans le menu de navigation.
  3. Cliquez sur la flèche à côté du bouton Importer, puis sur Importer les prix.
  4. Créez le fichier d’importation. Pour en savoir plus sur ce fichier, consultez la section Formatage de votre fichier d’importation des prix.
  5. Cliquez sur Parcourir pour téléverser le fichier d’importation CSV depuis votre ordinateur, puis sur Ouvrir.
  6. Cliquez sur le bouton Téléverser. L’onglet Sélection de colonnes s’affiche.
  7. (Facultatif) Si certaines colonnes ne sont pas nécessaires pour l’importation, désactivez-les ou passez à l’étape suivante.
  8. Cliquez sur l’onglet Mappage de colonnes.
  9. Vérifiez que les titres de vos colonnes sont exacts et cliquez sur Lier les colonnes portant les mêmes noms.
  10. Accédez à l’onglet Paramètres supplémentaires. Activez ou désactivez le bouton, puis cliquez sur Continuer.
    1. Bouton activé : les changements de prix ne seront pas appliqués aux articles. L’importation n’est qu’un test.
    2. Bouton désactivé : les changements de prix s’appliqueront aux articles.
  11. Cliquez sur Continuer.
  12. Cliquez sur Confirmer et soumettre pour terminer l’importation.

Restaurant-BO-Import-Prices.png

Formatage de votre fichier d’importation des prix

Vous avez deux options pour créer un modèle :

  1. Cliquez sur la flèche à côté du bouton Exporter sur la page des Articles, puis sélectionnez Exporter les prix en MS Excel. Dans le modèle, supprimez la colonne Nom, car vous ne pourrez pas importer les noms des articles.
  2. Servez-vous du tableau ci-dessous comme modèle.
  •  
  • Le fichier d’importation doit être une feuille de calcul au format CSV ou XLS.
  • La première ligne doit contenir les en-têtes suivants : UGS, Profil de compte et Prix.
  • Le fichier d’importation ne doit pas contenir plus de 10 000 lignes au total. Si vous devez importer plus de 9 999 prix, créez un autre fichier d’importation.

Modèle à importer

UGS Profil de compte Prix
Obligatoire.

Obligatoire.

Vous trouverez vos profils de compte dans Configuration > Paramètres > Profils de compte. Pour en savoir davantage, consultez la page À propos des profils de compte.

Obligatoire.

 

Exportation d’articles

Vous pouvez exporter des articles dans un fichier au format CSV ou XLS pour imprimer et enregistrer vos données à l’extérieur du back-office. Différents formats d’exportation vous sont proposés :

  • Exporter : cette option vous permet d’exporter tous les articles, y compris les renseignements sur les formules, dans un fichier CSV.
  • Exporter en MS Excel : cette option vous permet d’exporter tous les articles, y compris les renseignements sur les formules.
  • Exporter la sélection en MS Excel : cette option vous permet d’exporter certains articles après les avoir filtrés.
  • Exporter les prix en MS Excel : cette option vous permet d’exporter seulement l’UGS, le nom, le profil de compte et le prix des articles.

Pour exporter des articles :

  1. Connectez-vous au back-office à l’aide de vos identifiants Lightspeed.
  2. Accédez au menu de navigation, puis cliquez sur Gestion des menus > Articles.
  3. Cliquez sur le bouton Exporter, situé en haut de la page Articles, pour exporter les données de vos articles sous forme de fichier CSV.
  4. Choisissez Mac (Apple), PC (Windows) ou la configuration manuelle (exportation personnalisée).        Autre option :
  5. Cliquez sur la flèche à côté du bouton Exporter, puis sélectionnez un format d’exportation.
  6. Uniquement pour MS Excel : cliquez sur le bouton Cliquez ici pour télécharger le fichier exporté dans l’encadré Succès.

Restaurant-BO-Export-Items.png

 

Prochaines étapes

Après avoir créé des articles, vous pouvez les modifier à partir du back-office.

Vous pouvez aussi supprimer (archiver) des articles s’ils ne sont plus nécessaires.

Consultez la page Fonctionnement de la langue des articles pour apprendre à configurer différentes langues pour les descriptions d’articles.

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