Maak in de backoffice een POS-gebruikersaccount aan voor elke werknemer die toegang nodig heeft tot de Lightspeed Restaurant-app. Voor nauwkeurige rapportage en beheer raden we je aan om voor elke werknemer een eigen gebruikersaccount aan te maken.

Wanneer je een POS-gebruiker toevoegt, kun je deze toewijzen aan een gebruikersgroep of zijn toestemmingen handmatig aanpassen.

Als je twee of meer POS-gebruikers hebt die vergelijkbare toestemmingen nodig hebben, zoals je medewerkers, barmannen of managers, is het aan te raden om toestemmingen in te stellen op het niveau van de gebruikersgroep, in plaats van ze individueel in te stellen.

POS-gebruikers aanmaken

Op de pagina Configuratie > Gebruikers > POS-gebruikers van de Lightspeed-backoffice kun je gebruikers toevoegen, bewerken of verwijderen. Als je meerdere gebruikers tegelijk moet toevoegen, kun je ervoor kiezen om gebruikers te importeren vanuit een CSV-bestand.

1. Log in op de backoffice met je Lightspeed-inloggegevens.
2. Selecteer in het navigatiemenu Configuratie > Gebruikers > POS-gebruikers.
3. Klik op Een nieuwe gebruiker toevoegen.
   
4. Voer de POS-gebruikersinstellingen in. Deze instellingen bepalen het specifieke gebruikersprofiel van een persoon, zoals de naam en de persoonlijke ID voor integraties.
5. Selecteer een groep of selecteer de individuele gebruikerstoestemmingen.
   
6. Schakel in welke kortingen deze gebruiker kan toepassen op bestellingen.
7. Klik op Gebruiker toevoegen om het aanmaken van de gebruiker te voltooien.
   

POS-gebruikersinstellingen

Deze instellingen bepalen de specifieke permissies van een persoon in de Lightspeed Restaurant POS-app, evenals de gebruikersnaam en hoe de naam op rapporten wordt weergegeven.

Basisgebruikersinstellingen

• Gebruikersnaam: zo wordt de naam van de gebruiker in de POS weergegeven.
• Voornaam: voornaam van de gebruiker.
• Achternaam: achternaam van de gebruiker.
• Groep: Dit is de gebruikersgroep waaraan de gebruiker kan worden toegewezen. Alle groepen die zijn aangemaakt in Configuratie > Gebruikers > POS-gebruikersgroepen zijn beschikbaar. Door een groep te selecteren, worden alle toestemmingen die aan de groep zijn toegewezen automatisch aan de gebruiker toegewezen.
• ID voor lokale bestellingen: Gebruik dit veld om een specifieke ID aan een gebruiker toe te wijzen voor de Drinkotec-integratie of Pay at Table-functie.
• iButton-ID: Gebruikt voor Dallas-sleutelintegratie. Je moet het Dallas-sleutelnummer in dit veld invoeren om ervoor te zorgen dat Lightspeed deze gebruiker kan matchen met zijn sleutel.

POS-gebruikerstoestemmingen

POS-gebruikerstoestemmingen zijn alleen zichtbaar als de gebruiker niet is toegewezen aan een gebruikersgroep.

• De POS-gebruiker is een manager: deze gebruiker heeft automatisch alle gebruikerstoestemmingen.
• Gebruiker kan duplicaten van klantenbonnen printen: deze gebruiker kan een kopie van een klantenbon in de POS opnieuw printen.
• Gebruiker wordt nog getraind, transacties zijn niet bevestigd: Bestellingen die door deze gebruiker worden verwerkt, worden gedaan in de trainingmodus. Transacties in de trainingmodus worden in de meeste Lightspeed-rapportages gescheiden gehouden van echte bestellingen van klanten.
• Gebruiker kan een kassabon per e-mail verzenden: deze gebruiker kan een kopie van een klantenbon in de POS per e-mail verzenden.
• Gebruiker kan kassabonnen op het POS-apparaat annuleren: de gebruiker kan kassabonnen terugbetalen op de POS nadat ze zijn verwerkt.
• Gebruiker kan een factuur van een klantenbon aanmaken: deze gebruiker kan een kassabon wijzigen in een factuur op de POS.
• Gebruiker kan de betaalmethode van een klantenbon wijzigen: De gebruiker kan de betaalmethode wijzigen die op een voltooide kassabon is gebruikt, wijzigen. Bijvoorbeeld als een bestelling als contant geld werd verwerkt, maar de klant eigenlijk met een creditcard wilde betalen.
• Gebruiker kan in- en uitklokken om gewerkte uren bij te houden: deze gebruiker kan in- en uitklokken op de POS.
• Gebruiker kan een accountprofiel toepassen: De gebruiker kan een rekeningprofiel toevoegen aan items van de POS.
• Gebruiker kan items verplaatsen van de ene rekening naar de andere: de gebruiker kan items verplaatsen van de ene stoel of gang naar een andere tafel.
• Gebruiker kan items retourneren: deze gebruiker kan terugbetalingen verwerken via de POS.
• Gebruiker kan de kassalade openen met de knop Lade openen: de gebruiker kan de kassalade op elk moment openen zonder een transactie.
• Gebruiker kan een gesloten bestelling heropenen: de gebruiker kan een gesloten bestelling in een openstaande bestelling wijzigen.
• Gebruiker kan printen handmatig uitschakelen: de gebruiker kan voor elke transactie beslissen of er een kassabon moet worden geprint op de POS.
• Gebruiker kan reeds verzonden items annuleren: de gebruiker kan items annuleren nadat ze naar de keuken of bar zijn gestuurd.
• Gebruiker kan tafelbescherming omzeilen: de gebruiker kan bestellingen beheren die zijn aangemaakt door andere werknemers, zelfs als de instelling Gebruikers hebben geen toegang tot open rekeningen die door andere gebruikers zijn aangemaakt is ingeschakeld voor een POS-configuratie.
• Gebruiker heeft managersrechten voor tafelverplaatsingen: deze gebruiker heeft alle toestemmingen voor tafeltransacties, zoals het verplaatsen van items naar een andere tafel of het annuleren van een tabel.
• Gebruiker kan de standaard configuratie wijzigen: Op de POS is het mogelijk te definiëren welke POS-apparaatconfiguratie standaard wordt gebruikt bij het inloggen. De gebruiker kan deze configuratie wijzigen.
• Gebruiker kan verkooprestricties wijzigen: De gebruiker kan beperkingen voor itemhoeveelheden toevoegen, wijzigen of uitschakelen door lang op een item op de POS te drukken en Verkooprestrictie te selecteren. Verkooprestricties zijn alleen beschikbaar voor items waarvoor de instelling Een teller op dit item inschakelen om de beschikbare hoeveelheid te beperken is ingeschakeld.
• Gebruiker kan rekeningen splitten: als meerdere klanten aan een tafel afzonderlijk willen betalen, kan de gebruiker de bestelling in verschillende kassabonnen verdelen.
• Gebruiker kan fooi op een rekening forceren: de gebruiker kan handmatig een fooi toevoegen aan de kassabon.
• Gebruiker kan shifts openen en sluiten: de gebruiker kan een verkoopperiode openen en sluiten op de POS.
• Gebruiker kan de POS-configuratie opnieuw laden: Configuraties zijn POS-profielen die zijn gekoppeld aan een specifiek menu en specifieke instellingen. Wanneer in de backoffice wijzigingen worden aangebracht, kan de gebruiker de configuratie op de POS opnieuw laden om deze wijzigingen te zien.
• Gebruiker kan klanten bekijken en beheren: De gebruiker heeft toegang tot klantprofielen op de POS. De gebruiker kan betalingsbatches vastleggen en sluiten: De gebruiker kan de optie Batch afronden in het menu Instellingen gebruiken om een batch creditcardtransacties tegen betaling handmatig af te sluiten. Batch afronden is alleen beschikbaar voor gebruikers met deze toestemming wanneer een betaalmethode met het type Cayan (Swiper of Keyed Entry) aanwezig is in de backoffice.
• Gebruiker kan productiebonnen opnieuw printen: de gebruiker kan in de Tafelbedieningsmodus een productiebon opnieuw printen voor individuele items of gangen die eerder naar de keuken of het voorbereidingsstation zijn gestuurd.
• De gebruiker kan de instellingen van de betaalterminal beheren in de POS: De gebruiker kan naar de sectie Betaalterminals van het menu Instellingen gaan om een nieuwe betaalterminal te configureren of de instellingen van een bestaande terminal te bekijken.

Wat nu?