Welkom bij de laatste fase van je Lightspeed-configuratieproces: live gaan!

Het doel van deze handleiding is om het opstartproces zo makkelijk mogelijk te maken. Bekijk de onderstaande checklists om er zeker van te zijn dat je alle functies hebt ingesteld die relevant zijn voor jouw specifieke zakelijke behoeften en voor het trainen van je personeel. Wanneer je klaar bent, log je in op de backoffice om je account over te zetten van de configuratiemodus naar de livemodus voordat je Lightspeed gaat gebruiken om daadwerkelijke bestellingen aan te nemen.

Configuratie-checklist

In deze sectie vind je een checklist met configuratietaken die net iets verder gaan dan de Aan de slag-gids. Bekijk de checklist om te controleren of je alle functies ingesteld hebt voor jouw specifieke zakelijke behoeften voordat je Lightspeed Restaurant activeert.

Aan de slag-handleiding

• Log voor de eerste keer in op de backoffice.
• Maak items en menu's aan.
• Configureer Lightspeed Payments.
• Selecteer hardware, schaf het aan en configureer.
• Voeg voor elke medewerker een gebruiker toe en configureer een vloerplan.
• Pas je belasting-, bedrijfs-, print- en andere configuratie-instellingen aan.
• Download en installeer de Restaurant POS (K)-app.
• Plaats een testbestelling.

Menu's en items

• Configureer combo's voor groepen items die samen worden verkocht, zoals een maaltijdmenu.
• Koppel aanpassingen aan items om kookinstructies en sub-items aan de keuken door te geven.
• Wijs barcodes toe aan items zodat ze gescand kunnen worden met een verbonden barcodescanner.
• Voeg extra talen toe aan de namen en beschrijvingen van je items.

Betalingsverwerking

• Voeg betaalmethoden toe voor alle niet-standaard betalingstypen die je aanneemt.
• Activeer creditcardtoeslagen.
• Schakel Tap to Pay in om rechtstreeks op een iPhone betalingen te accepteren.

Hardware

• Optimaliseer je netwerk om een stabiele en efficiënte omgeving voor je Lightspeed-systeem te creëren.
• Stel passieve POS-apparaten in om je actieve primaire POS-apparaat te ondersteunen.
• Voeg het Lightspeed Order Display Screen of Kitchen Display System toe aan je configuratie.

Instellingen

• Stel vooraf ingestelde kortingen in die medewerkers kunnen toepassen op bestellingen of individuele items bij de POS.
• Maak bestel-/accountprofielen aan om op een bepaald tijdstip automatisch specifieke bestelinstellingen toe te passen (zoals Happy Hour, bijvoorbeeld).
• Pas printsjablonen aan om te wijzigen wat er standaard op bonnen en facturen wordt geprint.
• Bewerk POS-apparaatinstellingen om te bepalen hoe individuele apparaten werken; bijvoorbeeld om te wijzigen welke printer of betaalterminal wordt gebruikt.
• Pas je shiftperiodes aan als je de verkoop per maaltijd (ontbijt, lunch, diner) wilt bijhouden.
• Leer hoe je betalingen in andere valuta's kunt toevoegen en verwerken.

Add-ons en integraties

• Configureer Order Anywhere om online bestellingen te verwerken.
• Stel Lightspeed Accounting in om automatisch verkoopgegevens over te zetten naar je boekhoudsoftware naar voorkeur, zoals QuickBooks Online.
• Bezorg je via externe partijen zoals Uber Eats? Lightspeed Delivery synchroniseert die bestellingen automatisch met je POS.
• Met Lightspeed Loyalty en Lightspeed-cadeaubonnen kun je je klanten volgen, belonen en een nieuwe manier te bieden om je bedrijf te delen.
• Verken onze Lightspeed Inventory-module om je voorraad- en ingrediënten tot in de puntjes bij te houden.
• Overweeg onze Advanced Insights-module te nemen als je uitgebreidere verkooprapportages en inzicht in je gegevens wilt.
• Als je op zoek bent naar een functie die Lightspeed niet biedt, voldoet een van onze partnerintegraties mogelijk wel aan je behoeften.

Overig

• Stel extra gebruikersgroepen, POS-gebruikers en backoffice-gebruikers in.
• Schakel fooiendeclaratie in voor een gebruikersgroep.
• Importeer bestaande klantgegevens in Lightspeed Restaurant.

Trainingschecklist

Nu volgt een checklist van taken die je kunnen helpen je personeel te trainen. Zorg ervoor dat je personeel goed op de hoogte is van de functies van Lightspeed Restaurant POS waar ze dagelijks gebruik van moeten maken.

Transacties die op de POS worden uitgevoerd voordat je live gaat, worden uit je account verwijderd nadat je live bent gegaan. Ga je je personeel trainen nadat je live bent gegaan? Stel dan een trainingsgebruiker in, zodat je personeel testtransacties kan verwerken zonder dat dit invloed heeft op de daadwerkelijke verkoop.

Beginnen aan je dag

• Klok in op de Restaurant POS-(K)-app om je gebruikersshift te starten.
• Open een verkoopperiode om je werkdag in de app te starten.
• Tel de kassalade indien nodig.

Bestellingen plaatsen

• Leer hoe je het kassascherm gebruikt, door het menu kunt navigeren, naar items kunt zoeken en individuele bestellingen kunt beheren.
• Plaats een eenvoudige tafelbedieningsbestelling en voeg items per gang of stoel toe, serveer gangen, stuur bestellingen naar de keuken en meer.
• Plaats een eenvoudige directeverkoopbestelling, waarbij je de hele bestelling verwerkt bij de POS zonder deze op te slaan bij een tafel.
• Open een barrekening om de creditcard of betaalpas van een klant vooraf te autoriseren voordat ze beginnen met bestellen.
• Bezoek het bestellingsbeheerscherm om alle openstaande bestellingen te bekijken, inclusief hier opeten, afhalen en bezorgen, en barrekeningen.

Items beheren

• Bewerk een bestelling om items te verwijderen, items van de ene bestelling naar de andere over te dragen, items opnieuw te bestellen, enzovoort.
• Split een item tussen meerdere bestellingen.
• Verplaats items van de ene naar de andere gang.

Tafels beheren

• Start een nieuwe tafelbedieningsbestelling.
• Ga naar het tafelscherm om bezette tafels, vrije tafels en de status van elke tafelbestelling te bekijken.
• Verplaats een bestelling naar een andere tafel of verplaats items naar andere stoelen door een bestelling te bewerken.

Andere bestelacties

• Voeg kortingen toe, wijzig het aantal couverts en voer andere bestelbewerkingen uit.
• Verkoop, activeer, verzilver en controleer het saldo van cadeaubonnen.
• Bekijk, beheer en voer online bestellingen handmatig in.
• Maak een klantenfactuur aan en verwerk deze.
• Ga naar het instellingenmenu om printers en verbonden hardware te beheren, POS-rapporten te bekijken, bestelbetalingen te zien, de apparaatconfiguratie opnieuw te laden en meer.

Betalingen en kassabonnen

• Verwerk de betaling en fooi van een bestelling om deze af te ronden.
• Heropen, mail of print een kassabon opnieuw vanuit het kassabonnenscherm.
• Bewerk of annuleer een kassabon als een werknemer een fout heeft gemaakt.
• Split de rekening gelijkmatig per stoel of per couvert.
• Print een kassabon voor een bestelling.
• Bekijk gesloten bestellingen en voeg fooien toe vanuit de betalingenlijst.
• Verwerk zelfstandige betalingen indien je een externe betalingsverwerker gebruikt.
• Verwerk een handmatige betaling wanneer een klant een bestelling via de telefoon plaatst of als de kaart van een klant niet kan worden gelezen.

De dag afsluiten

• Klok uit bij de Restaurant POS-(K)-app om je gebruikersshift af te sluiten.
• Als erom wordt gevraagd, declareer dan je fooien aan het einde van je gebruikersshift.
• Sluit de verkoopperiode om je werkdag in de app af te sluiten.
• Tel de kassalade als daarom wordt gevraagd.
• Bekijk een shiftrapport of print er één voor een overzicht van de activiteiten die plaatsvonden tijdens de verkoopperiode.

Live gaan met Lightspeed Restaurant

Als je alles geconfigureerd hebt en je je personeel getraind hebt, kun je de overstap van de configuratiemodus naar de productiemodus in de backoffice gaan maken. Nadat je "live gegaan bent", tellen alle toekomstige transacties mee en worden ze direct meegenomen in je rapportages.

Transacties die je tijdens de configuratiemodus op de POS uitvoert, worden uit je account verwijderd nadat je live bent gegaan. Na de overgang naar de productiemodus kun je transacties niet meer verwijderen.

1. Open de Lightspeed Restaurant POS-(K)-app op alle apparaten op je locatie, ook op de iPads, iPhones, schermsystemen, enz.
2. Log in bij de backoffice met je Lightspeed-inloggegevens.
3. Klik op je naam of profielpictogram in de rechterbovenhoek en selecteer Live gaan.
4. Als erom wordt gevraagd, controleer je je bedrijfsgegevens, bevestig je dat ze kloppen en klik je op Indienen om door te gaan.
   
5. Controleer de gegevens op de pagina over live gaan.

   Als je eenmaal live bent gegaan en overgestapt bent op de productiemodus, kun je transacties niet meer verwijderen. De datum waarop je live gaat, is tevens de startdatum van je abonnement in je contract. Nadat je live bent gegaan, ontvang je een factuur voor je abonnementskosten.

   
6. Klik op Live gaan | Abonnement activeren om je account van de configuratiemodus over te zetten op de productiemodus.
7. Controleer de bevestiging waarin staat dat je live bent en klik vervolgens op de knop om door te gaan naar de backoffice.
   
8. Nadat je factuur is gegenereerd, selecteer je Acties > Factuur betalen om deze te betalen. Om automatische facturering en doorlopende betalingen in te schakelen, selecteer je Facturen betalen.
9. Sluit de Restaurant POS-app en open deze opnieuw op elk POS-apparaat om de configuratie opnieuw te laden.