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Mehr zu Abweichungen in der Berichterstattung

Wenn Abweichungen bei der Berichterstattung in Lightspeed Restaurant zunächst verwirrend erscheinen, gibt es normalerweise einen einfachen Grund für diese Unterschiede. In diesem Artikel werden häufige Unstimmigkeiten erläutert, die Ihnen bei Verkäufen, Zahlungen und Steuerberichten auffallen können. Sie erhalten einen genaueren Einblick in die Funktionsweise von Lightspeed-Berichten und können so zuverlässiger durch Ihre Daten navigieren.

Abweichungen bei Verkäufen und Zahlungen

Dieser Abschnitt hilft Ihnen dabei, Inkonsistenzen in Ihren Berichten zu Verkäufen und Zahlungen zu erkennen und zu beheben. Wenn Sie feststellen, dass Ihre gemeldeten und tatsächlichen Einnahmen nicht übereinstimmen, holen Sie sich unten Hilfe.

  • Umsatz- und Einnahmebeträge unterscheiden sich häufig aufgrund grundlegender Unterschiede in der jeweiligen Definition. In Lightspeed-Reporting bezieht sich Umsatz auf den Gesamtwert der am Vortag aufgegebenen Bestellungen, und Einnahmen sind die Zahlungen, die Sie an der Kasse für Bestellungen akzeptieren.

    Wenn sich Ihre Umsätze und Einnahmen unterscheiden, liegt das meist an offenen, transitorischen oder verlorenen Bestellungen. Klicken Sie auf die Registerkarten unten, um zu erfahren, wie Sie Ihr Konto auf jede Art von Bestellung überprüfen können.

    • Offene Bestellungen

      Offene Bestellungen sind Bestellungen, die am aktuellen Tag aufgegeben wurden und noch nicht abgeschlossen sind. Offene Bestellungen können Sie direkt an der Kasse oder im Backoffice prüfen.

      Offene Bestellungen, die in der POS-App angezeigt werden, können von denen im Backoffice abweichen. Dies kann passieren, wenn die App noch nicht mit dem Backoffice synchronisiert wurde oder Sie einige Bestellungen verloren haben.

      • Greifen Sie in der Restaurant POS-App als Manager auf den Bildschirm Bestellungsverwaltung zu, um eine Liste mit Bestellungen im Lokal und Abhol- und Lieferbestellungen anzuzeigen, die derzeit offenstehen.
        Order management screen displaying two open dine-in orders
      • Im Backoffice greifen Sie auf den Bericht Offene Bestellungen zu, um eine Liste aller Bestellungen anzuzeigen, die mit dem Backoffice synchronisiert wurden und derzeit geöffnet sind.
        Open Accounts report displaying two open dine-in orders

    • Transitorische Bestellungen

      Transitorische Bestellungen sind solche, die am Vortag aufgegeben, offengelassen und auf den nächsten Tag übertragen wurden. Um nach transitorischen Bestellungen zu suchen, rufen Sie den Geschäftsbericht in Ihrem Backoffice auf.

      1. Greifen Sie im Backoffice auf den Geschäftsbericht zu.
      2. Wenn Sie den Bericht in Europa oder Australien anzeigen, wählen Sie oben unter Anzeigen die Option Zusammengefasst aus.
      3. Suchen Sie im Abschnitt E. Einnahmen nach transitorischen Bestellsummen.
        • Übertrag vom Vortag: Unbezahlte Bestellungen vom vorherigen Berichtstag, die auf den nächsten Tag verschoben wurden. Dadurch sind die Einnahmen des aktuellen Tages geringer, weil diese Einnahmen bereits am Tag der Dienstleistung gebucht wurden.
        • Übertragen zum nächsten Tag: Unbezahlte Bestellungen vom vorherigen Berichtstag, die verschoben und am nächsten Berichtstag bezahlt wurden. Diese werden zu den Einnahmen des aktuellen Tages addiert.
        • Total Transitorisch: Die Summe aus Übertrag vom Vortagund Übertragen zum nächsten Tag. Dabei handelt es sich um die Nettoauswirkung der transitorischen Bestellungen auf Ihre Einnahmen.
        Der Geschäftsbericht mit den hervorgehobenen Zeilen „Übertrag“, „Vortrag" und „Durchlaufende Posten insgesamt“.

    • Verlorene Bestellungen

      Verlorene Bestellungen sind Transaktionen, die an der Kasse aufgegeben, aber nicht erfolgreich mit dem Backoffice synchronisiert wurden und nun nicht abgeschlossen werden können. Wenn Sie den Verdacht haben, dass Bestellungen fehlen,

      1. befolgen Sie die Schritte in der Registerkarte Offene Bestellungen oben, um nach offenen Bestellungen zu suchen.
      2. Notieren Sie alle Bestellungen, die im Kassenbildschirm Bestellungsverwaltung fehlen, aber im Backoffice-Bericht Offene Bestellungen vorhanden sind. Es ist wahrscheinlich, dass diese Bestellungen verloren gehen.
      3. Kontaktieren Sie den Support, um Hilfe beim Löschen der verlorenen Bestellungen zu erhalten.

  • Wenn die Berichterstattung von Lightspeed zu Ihren Einnahmen von den tatsächlichen Zahlungen, die Sie erhalten, abweicht, überprüfen Sie zunächst einige Zahlen im Backoffice noch einmal.

    1. Greifen Sie im Backoffice auf den Geschäftsbericht zu.
    2. Wenn Sie den Bericht in Europa oder Australien anzeigen, wählen Sie oben unter Anzeigen die Option Zusammengefasst aus.
    3. Sehen Sie sich die Aufschlüsselung im Abschnitt E. Einnahmen an, um sicherzustellen, dass Sie alle Kartenzahlungen in Ihre Berechnungen einbeziehen.

      Je nachdem, wie Ihr Konto eingerichtet ist, können Kartenzahlungen durch mehrere Zahlungsmethoden dargestellt werden. Zum Beispiel, Lightspeed Payments und American Express.

      The Business Report with the 'Total cards' section highlighted

    Sollte immer noch eine Abweichung bestehen, kann dies an einem Fehler an der Kasse oder einer fehlenden Bestellung liegen. Klicken Sie auf die Registerkarten unten, um zu erfahren, wie Sie die einzelnen möglichen Ursachen untersuchen und beheben können.

    • Fehler an der Kasse beheben

      Wenn eine Bestellung an der Kasse mit der falschen Zahlungsmethode verarbeitet wurde, könnte das erklären, warum Ihre Kartenzahlungen höher oder niedriger als erwartet erscheinen.

      1. Greifen Sie im Backoffice auf den Quittungsbericht zu.
      2. Suchen Sie nach einzelnen Bestellungen, die möglicherweise fehlerhaft verarbeitet wurden.

        Zum Beispiel ein Gutschriftverkauf, der als Bargeld hätte kassiert werden müssen.

      Bei jeder Bestellung mit einer falschen Zahlungsmethode können Sie die verwendete Zahlungsmethode direkt in diesem Bericht ändern.

      Durch die Bearbeitung von Quittungen im Backoffice werden bereits an der Kasse gedruckte Berichte ungültig, da diese Berichte nicht mehr mit den Back-End-Daten übereinstimmen. Das Ändern der Zahlungsmethode einer Quittung dient der Dokumentation und unterstützt nicht die Zahlungsabwicklung.

      Diese Funktion ist für Lightspeed Restaurant-Konten mit Sitz in Deutschland nicht verfügbar.

      1. Klicken Sie im Quittungsbericht auf eine Verkaufszeile, um die entsprechende Quittung anzuzeigen.
      2. Führen Sie die Aktion Zahlungsart ändern Quittung aus, um die richtige Zahlungsmethode für die Quittung auszuwählen.
        A receipt on the Receipt Report with the 'Change payment type' button highlighted

    • Fehlende Bestellungen wiederherstellen

      Wenn Sie eigenständige Zahlungen abwickeln, entweder über Lightspeed Payments oder einen Drittanbieter, müssen Sie diese Transaktionen in Lightspeed Restaurant aufzeichnen, damit sie in den Berichten erscheinen. Um dies nachträglich zu tun, fügen Sie im Backoffice eine neue Quittung hinzu.

      Durch das Hinzufügen von Quittungen aus dem Backoffice werden bereits an der Kasse gedruckte Berichte ungültig, da diese Berichte nicht mehr mit den Back-End-Daten übereinstimmen. Das Hinzufügen einer Transaktion dient der Dokumentation und unterstützt nicht die Zahlungsabwicklung.

      Diese Funktion ist für Lightspeed Restaurant-Konten mit Sitz in Deutschland nicht verfügbar.

      1. Greifen Sie im Backoffice auf den Quittungsbericht zu.
      2. Erstellen Sie eine neue Transaktion mit der Beschreibung, dem Betrag, der Zahlungsart und andere Details der Transaktion.
        The Receipts report with the 'Create new transaction' button highlighted

  • Über transitorische Bestellungen

    Transitorische Bestellungen, auch transitorische Konten genannt, sind Bestellungen, die über Nacht auf Ihrer Kasse offen bleiben und auf den nächsten Geschäftstag übertragen werden. Nicht verarbeitete Zahlungen, wieder geöffnete Bestellungen und technische Probleme können zu transitorischen Bestellungen führen. Nachdem Sie mehr über die Auswirkungen transitorischer Bestellungen erfahren haben, können Sie sie in Ihrem Konto lokalisieren, schließen und zukünftige Fälle verhindern.

    Auswirkungen von transitorischen Betellungen

    Das folgende Beispiel veranschaulicht, wie sich transitorische Aufträge auf Ihr Geschäft und Ihre Berichterstattung auswirken.

    Am Tag der Bestellung

    • Was passiert: Die Bestellung wird in Ihrem Bericht als Verkauf erfasst. Wenn sie bis zum Ende des Geschäftstages (standardmäßig 5:29 Uhr) nicht bezahlt oder storniert wurde, wird die Bestellung automatisch geschlossen.
    • Auswirkungen auf die Berichterstattung: Die Einnahmen aus der Bestellung werden der Zeile Übertrag vom Vortagim Geschäftsbericht hinzugefügt, wodurch sich die Gesamteinnahmen des Tages erhöhen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Einnahmen aus der Bestellung am Tag der Dienstleistung verbucht werden.

      Der „Geschäftsbericht“ zeigt einen positiven Saldo für „Übertrag vom Vortag“ an.

    Am Tag nach der Bestellung

    • Was passiert: Eine negative transitorische Transaktion wird automatisch zu Beginn des nächsten Geschäftstages verarbeitet. Die ursprüngliche Bestellung wird auch an Ihrer Kasse neu erstellt, gespeichert und als offene Bestellung angezeigt.
    • Auswirkungen auf die Berichterstattung: Negative Einnahmen aus der ersten Transaktion werden der Zeile Übertrag vom Vortag im Geschäftsbericht hinzugefügt, wodurch die Gesamteinnahmen für Tag zwei reduziert werden. Alle weiteren Auswirkungen hängen davon ab, wie Sie die offene Bestellung an Ihrer Kasse handhaben:
      • Durch die Annahme einer Zahlung für die Bestellung werden die Tageseinnahmen erhöht und die negativen Einnahmen aus dem Übertrag vom Vortag ausgeglichen.
      • Wenn Sie die Bestellung stornieren oder auf Null reduzieren, werden für diesen Tag keine zusätzlichen Einnahmen berechnet. Sie müssen sich beide Tage ansehen, um einen vollständigen Überblick über die Transaktion zu erhalten.

      Der „Geschäftsbericht“ zeigt einen negativen Saldo für „Übertrag vom Vortag“ an.

    An den darauffolgenden Tagen

    • Was passiert: Wenn die Bestellung nach dem zweiten Tag noch offen ist, wird sie auf darauffolgenden Tage übertragen, bis Sie sie schließen.
    • Auswirkungen auf die Berichterstattung: Für jeden Tag werden für Übertrag vom Vortag positive und Übertragen zum nächsten Tag (negative) Beträge für diese Transaktion angezeigt. Diese Beträge gleichen sich aus und ergeben in der Summe der Total transitorisch-Zahlungen null.

    Lokalisierung transitorischer Bestellungen

    Identifizieren Sie verdächtige transitorische Bestellungen mithilfe der unten aufgeführten Ressourcen, damit Sie sie an Ihrer Kasse von normalen Aufträgen unterscheiden können. Mit diesen Informationen können Sie den richtigen Plan zum Abschließen jeder einzelnen Bestellung entwickeln.

    • Geschäftsbericht: Bietet einen umfassenden Überblick über Ihre täglichen Verkaufsaktivitäten, einschließlich transitorischer Bestellungen. Es werden die oben beschriebenen Beträge Übertrag vom Vortag, Übertragen zum nächsten Tag und Total Transitorisch angezeigt.
    • Bericht „Offene Bestellungen“: Zeigt Bestellungen an, die über einen bestimmten Zeitraum geöffnet, aber nicht geschlossen wurden. Wenn eine Bestellung von einem vorherigen Tag stammt und in diesem Bericht angezeigt wird, handelt es sich um eine transitorische Bestellung. Die ursprüngliche transitorische Bestellung hat die Kennzeichnung Verkauf im Bestellnamen, während jede übertragene Version als Fixes gekennzeichnet ist.
    • Monatlicher Umsatzbericht: Zeigt den monatlichen Umsatz jedes Mitarbeiters und Kassengeräte nach Tagen an. Die Registerkarte Nettoergebnisse zeigt Informationen zu transitorischen Bestellungen, darunter Übertrag vom Vortag (unbezahlte Bestellungen, die auf heute verschoben wurden) und Übertragen zum nächsten Tag (unbezahlte Bestellungen von heute, die auf morgen verschoben werden).

    Transitorische Bestellungen schließen

    Das Schließen transitorischer Bestellungen gewährleistet eine genaue Finanzberichterstattung und verhindert Abweichungen. Sie müssen zunächst verstehen, warum eine Bestellung unbezahlt geblieben ist, da dies bestimmt, wie Sie das Problem angehen und lösen.

    1. Prüfen Sie, warum die transitorische Bestellung noch offen ist und ob Sie dafür eine Zahlung erhalten haben.
      • Überprüfen Sie den Bericht „Offene Bestellungen“, um bestimmte transitorische Bestellungen zu finden.
      • Wenn Sie davon ausgehen, dass die Bestellung mit Lightspeed Payments bezahlt wurde, überprüfen Sie die Registerkarte „Zahlungen“ im Lightspeed Payments-Bericht, um festzustellen, ob die Transaktion erfolgreich war.
      • Wenn Sie nicht sicher sind, was mit der Bestellung passiert sein könnte, sprechen Sie mit dem Mitarbeiter, der sie bearbeitet hat.
    2. Schließen Sie die transitorische Bestellung an Ihrer Kasse, je nachdem, wenn Sie eine Zahlung dafür erhalten haben.
      • Wenn Sie eine Barzahlung erhalten haben, wählen Sie zum Schließen der Bestellung an der Kasse die Zahlungsart Bargeld aus.
      • Wenn Sie eine Kreditkartenzahlung erhalten haben und diese auf einem eigenständigen Terminal verarbeitet wurde, geben Sie die Bestellung an der Kasse mit einer benutzerdefinierten Zahlungsart ein, um sie abzuschließen.
      • Wenn Sie keine Zahlung für die Bestellung erhalten haben, stornieren Sie die Bestellung entweder über das Menü Aktionen, oder setzen Sie dieBestellung auf null.
    3. Benötigen Sie Hilfe? Kontaktieren Sie uns, um Unterstützung zu erhalten.

    Transitorische Bestellungen verhindern

    Um das zukünftige Auftreten transitorischer Bestellungen zu verhindern, befolgen Sie diese Best Practices.

Abweichungen in Steuerberichten

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie Unstimmigkeiten in Ihrer Steuerberichterstattung beheben können. Wenn historische und aktuelle Steuersätze nicht übereinstimmen oder Ihre Steuerberechnungen nicht stimmen, können wir Ihnen helfen.

  • Wenn Sie sich eine Vielzahl historischer Berichte ansehen, bedenken Sie, dass sich Ihre Steuereinstellungen möglicherweise irgendwann geändert haben. In diesem Fall können Sie davon ausgehen, dass die Steuern für neuere Transaktionen unterschiedlich sind.

    Es ist auch möglich, dass Ihre Steuereinstellungen nicht richtig konfiguriert sind. Artikel, Warengruppen und Steuerprofile haben Einfluss auf die Berechnung der Steuer. Sie können die einzelnen Einstellungen im Backoffice überprüfen und aktualisieren.

    1. Greifen Sie im Backoffice auf den Quittungsbericht zu.
    2. Suchen Sie eine Bestellung mit einem Steuerproblem und klicken Sie darauf.
    3. Notieren Sie sich die auf der Quittung aufgeführten Artikel.
      The Receipt report with a receipt selected and the items on the receipt highlighted
    4. Exportieren Sie Ihre Artikel aus dem Backoffice.
    5. Stellen Sie in der Exporttabelle sicher, dass jeder Artikel aus Schritt 2 der richtigen Warengruppe zugeordnet ist.

      Wenn nicht, bearbeiten Sie die Artikel, um jeweils die richtige Warengruppe auszuwählen.

      Items export spreadsheet with some items highlighted
    6. Navigieren Sie im Backoffice zu Menüverwaltung > Warengruppen.
    7. Stellen Sie sicher, dass jeder Warengruppe aus Schritt 5 das richtige Steuerprofil zugewiesen ist.

      Wenn nicht, Bearbeiten Sie die Warengruppen, um jeweils das korrekte Steuerprofil auszuwählen.

      'Edit accounting group' screen with 'Tax profile' field highlighted
    8. Wenn Sie in Nordamerika ansässig sind, stellen Sie außerdem sicher, dass die Einstellungen für Ihre Steuersätze und Steuerprofile korrekt sind.

  • In einigen Berichten, beispielsweise im Geschäftsbericht, werden Steuern anders angezeigt als in Berichten wie dem Fiskalbericht. Diese Unterschiede sind auf Rundungen zurückzuführen, die oft notwendig sind, um Steuerinformationen in einem bestimmten Kontext darzustellen.

    Beispielsweise berechnet und rundet der Produktmixbericht die Steuer für jeden Artikel, da Verkaufsinformationen pro Artikel angezeigt werden müssen. Dies unterscheidet sich von der Art und Weise, wie das Restaurant POS die Steuer auf Bestellebene berechnet.

    Um die gesamte Steuer anzuzeigen, die den Kunden an der Kasse tatsächlich in Rechnung gestellt wird, rufen Sie die Fiskalübersicht oder den Transaktionsbericht auf.

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