Met fooien kunnen klanten hun waardering laten blijken door een beetje extra geld achter te laten voor je werknemers. Een goed beheer van fooien zorgt ervoor dat de rapporten voor werknemers en bedrijfsrecords kloppend blijven. In deze handleiding wordt uitgelegd hoe je fooien kunt toevoegen, aangeven en volgen in Lightspeed Restaurant, en hoe je de instellingen voor fooien indien nodig kunt wijzigen.

Neem contact op met een belastingadviseur om ervoor te zorgen dat je de juiste regels volgt voor het aangeven, distribueren en rapporteren van fooien in jouw regio. De wet is in elk gebied anders en kan in de loop der tijd veranderen.

Fooien inschakelen

Voor de meeste Lightspeed-restaurants zijn fooien automatisch ingeschakeld bij het voltooien van de initiële accountconfiguratie. Als dit niet het geval is, of als je fooien wilt uitschakelen, kan dit in de backoffice. Er zijn twee methoden om fooi in of uit te schakelen:

• Werk je POS-configuratie bij zoals besproken in de volgende stappen om fooien in of uit te schakelen voor alle POS-apparaten die zijn gekoppeld aan die configuratie.
• Je kunt ook fooien inschakelen voor specifieke betaalmethoden als je dit eerst uitschakelt in de POS-configuratie.

1. Log in op de backoffice met je Lightspeed-inloggegevens.
2. Ga in het navigatiemenu naar Configuratie > Configuraties.
3. Klik op de naam van een POS-configuratie om deze te bewerken.

   

4. Schakel in Betalingen de instelling Sta fooi geven bij betaling toe in of uit om fooien in of uit te schakelen.

   De wijziging heeft invloed op alle POS-apparaten die zijn gekoppeld aan de configuratie die je bewerkt.

   

5. Configureer je fooi-instellingen, inclusief in andere gebieden van de Backoffice, naar wens voor je account.
6. Klik op Opslaan om te voltooien en laad je POS-apparaten opnieuw zodat de wijzigingen van kracht worden.

Fooien toevoegen en aanpassen

Het proces voor het toevoegen van een fooi aan een bestelling is verschillend wanneer een klant betaalt met een tegoed of met contant geld. Afhankelijk van je instellingen kun je de fooi mogelijk ook wijzigen voor een gesloten bestelling of er automatisch een toevoegen met een bestelprofiel.

Fooien worden toegekend aan de werknemer die de bestelling heeft gestart, niet noodzakelijkerwijs aan de werknemer die de betaling verwerkt.

Tegoedbetaling

Als de klant met creditcard betaalt, is het geven van fooi afhankelijk van de Lightspeed Payments-hardware en fooi-instellingen die je gebruikt. Er zijn verschillende stappen voor het geven van fooien op de betaalterminal zelf, op de POS, op een ondertekende kassabon of in contant geld.

Klik om de volgende methodes uit te vouwen voor meer informatie.

• Fooi op betaalterminal of POS-apparaat

  Voor betaalterminals met een scherm, zoals de Smart Terminal, kunnen klanten fooi geven op de terminal zelf. Voor terminals zonder scherm, zoals de Mobile Tap, kunnen klanten een fooi selecteren op je iPad of iPhone.

  Je moet deze methoden voor het geven van fooi inschakelen in de fooi-instellingen voor je POS-configuratie.

  1. Open een bestelling op het Kassascherm en tik op Betalen.
  2. Tik op het juiste Lightspeed Payments-betalingstype en vervolgens op Betalen.
  3. Selecteer een fooi of voer een fooi in op de betaalterminal of het POS-apparaat, of tik op Overslaan.

     De voorgestelde percentages of bedragen kunnen worden aangepast in je fooi-instellingen.

     

     

  4. Steek de creditcard in de terminal, haal deze erdoorheen of gebruik een ondersteunde contactloze betaalmethode om te betalen. Voltooi de verwerking van de transactie zoals gebruikelijk.

• Fooi op kassabon

  Wanneer klanten papieren kassabonnen ondertekenen en er een fooi op achterlaten, voer je de fooi van de kassabon in nadat je de betaling vooraf hebt geautoriseerd.

  Voor het geven van fooi op kassabonnen is de vastlegmethode 'Vooraf geautoriseerd of batch' vereist in je Lightspeed Payments-instellingen (alleen AU, VK en VS).

  1. Open een bestelling op het Kassascherm en tik op Betalen.
  2. Kies het betreffende Lightspeed Payments-betalingstype en vervolgens Betalen.
  3. Steek de creditcard in de terminal, haal deze erdoorheen of gebruik een ondersteunde contactloze betaalmethode om te betalen.
  4. Verwerk de transactie om de kaart van de klant vooraf te autoriseren voor het bestellingsbedrag.
  5. De klant ondertekent het betalingsbewijs en laat er een fooi op achter.
  6. Voeg de fooi na betaling toe aan de transactie.

     Belangrijk: Fooien moeten vóór de volgende ochtend worden toegevoegd wanneer de betaling automatisch wordt vastgelegd.

     

• Fooi op een barrekening

  Wanneer klanten een barrekening openen, kun je hun kaart voor een vast bedrag automatisch vooraf autoriseren. Als je de barrekening sluit, kun je de bestelling van de klant afronden en een fooi toevoegen aan de uiteindelijke kosten.

  Barrekeningen inschakelen vereist de vastlegmethode 'Vooraf geautoriseerd of batch' in je Lightspeed Payments-instellingen (alleen AU, VK en VS). 

  1. Begin met de stappen om een barrekening te sluiten.
  2. Selecteer op het betalingsscherm de betaalmethode met pre-autorisatie.
  3. Schakel de optie Kassabon printen in en tik op Betaling voltooien.
  4. De klant ondertekent het betalingsbewijs en laat er een fooi op achter.
  5. Voeg de fooi na betaling toe aan de transactie.

     Belangrijk: Fooien moeten vóór de volgende ochtend worden toegevoegd wanneer de betaling automatisch wordt vastgelegd.

     

• Fooi vóór betaling

  Als je weet wat de fooi van een klant is voordat je de betaling van de bestelling verwerkt, kun je deze direct toevoegen aan de bestelling.

  1. Open een bestelling op het Kassascherm en tik op Betalen.
  2. Kies het juiste Lightspeed Payments-betalingstype.
  3. Tik op Fooi toevoegen.

     

  4. Voer de fooi in en tik op Bevestigen.
  5. Selecteer Betalen.
  6. Indien gevraagd bevestigt de klant het fooibedrag op de betaalterminal.

     

  7. Steek de creditcard in de terminal, haal deze erdoorheen of gebruik een ondersteunde contactloze betaalmethode om te betalen.
  8. Voltooi het verwerken van de transactie zoals gebruikelijk.

• Fooi in contant geld

  Als een klant met tegoed betaalt en fooi geeft met contant geld, moet een werknemer de fooi aangeven in plaats van deze aan de bestelling toe te voegen.

Betaling met contant geld

Wanneer een klant met contant geld betaalt, kun je een fooi berekenen op basis van het bedrag dat de klant je geeft, of je kunt de fooi handmatig invoeren. Als je de betaling al hebt verwerkt, moet je een fooi toevoegen aan de gesloten bestelling.

1. Open een bestelling op het Kassascherm en tik op Betalen.
2. Selecteer Contant geld op het scherm Betalingen en voer het Ontvangen bedrag van de klant in.

   Opmerking: Standaard telt Lightspeed Restaurant het verschil tussen het ontvangen bedrag en het bestellingstotaal mee als fooi. Als je wisselgeld wilt teruggeven, bewerk je de betaalmethode voor contant geld in de Backoffice en schakel je de instelling Wisselgeld voor deze betaalmethode berekenen? in.

3. Als je de fooi handmatig wilt toevoegen of bewerken, tik je op Fooi toevoegen en breng je de benodigde wijzigingen aan.
4. Verwerk de bestelling zoals gewoonlijk.

   

Fooi geven na betaling

Wanneer een klant fooi geeft nadat je de bestelling hebt gesloten, zoals op een ondertekende kassabon van een creditcard, voeg je de fooi toe aan de betaling die je hebt verwerkt. Je kunt een fooi ook aanpassen als er bijvoorbeeld een fout wordt gemaakt.

Fooien kunnen alleen op dezelfde werkdag als de oorspronkelijke bestelling worden beheerd.

Als je creditcardfooien na betaling wilt beheren, schakel je de vastlegmethode Vooraf geautoriseerd of batch in je Lightspeed Payments-instellingen in (alleen AU, VK en VS). Hiermee kun je de kaart van een klant vooraf autoriseren zodat de fooi later kan worden ingevoerd, voordat het uiteindelijke bedrag wordt vastgelegd.

1. Tik in de Restaurant POS-app op Instellingen om het Instellingenmenu te openen.
2. Selecteer in het Instellingenmenu de optie Betalingen om het scherm Lijst met betalingen te openen.
3. Tik op het veld in de kolom Fooi voor de betaling van de bestellingen waarvan je de fooi bewerkt.

   

4. Voer een nieuw Fooibedrag in of voer het Totaalbedrag in en kijk hoe de fooi automatisch wordt berekend.
5. Tik op Klaar om de fooi te bevestigen. Als het te veel lijkt, krijg je een melding om opnieuw te verifiëren.

   

Automatische fooien

Als je een automatische fooi wilt toepassen, bijvoorbeeld voor een groot gezelschap, moet je eerst een bestelprofiel configureren met het fooipercentage. Als je dat hebt ingesteld, gebruik je de volgende stappen om het bestelprofiel toe te passen (met fooi-instellingen en andere instellingen) op een bestelling in de POS.

1. Open een bestelling op het Kassascherm.
2. Tik op de ordertag om een bestelprofiel te selecteren.

   

3. Kies het bestelprofiel met automatische fooi om een fooi toe te voegen aan de bestelling. Als het totaalbedrag verandert, wordt de fooi dienovereenkomstig bijgewerkt.

   

Fooien aangeven

In sommige regio's moeten werknemers de fooien die ze mee naar huis nemen aan het einde van hun shift aangeven voor belasting- en salarisadministratiedoelen. Aangegeven fooien kunnen verschillen van de fooien geregistreerd in de POS-app, bijvoorbeeld wanneer werknemers verdelen wat ze verdienen. Als deze functie is ingeschakeld, worden alle POS-gebruikers in een gebruikersgroep gevraagd om fooien aan te geven bij het uitklokken.

Meer informatie over het aangeven van fooien vind je in onze blogpost Should I Be Claiming All of My Tips? Advice for Restaurant Servers (in het Engels).

Aangeven van fooien inschakelen

Schakel het aangeven van fooien in de backoffice in voor specifieke POS-gebruikersgroepen om gebruikers in die groepen te vragen het totaalbedrag aan ontvangen fooien in te voeren bij het uitklokken op de POS.

1. Log in op de backoffice met je Lightspeed-inloggegevens.
2. Ga in het navigatiemenu naar Configuratie > Gebruikers > POS-gebruikersgroepen.
3. Klik in de kolom Acties op de pijl omlaag en selecteer Configureren naast een gebruikersgroep.
4. Schakel de instelling Medewerkers declareren fooien bij het uitklokken in in de sectie Medewerkerinstellingen.
   
   Meer informatie over de andere beschikbare serverinstellingen vind je in Instellingen voor gebruikersgroepen configureren.
5. Klik op Opslaan.
6. (Optioneel) Herhaal stap 1-5 om de functie voor extra gebruikersgroepen in te schakelen.

   

Fooien op de POS aangeven

Nadat je het aangeven van fooien hebt ingeschakeld, vraagt de Restaurant POS-app medewerkers in de relevante POS-gebruikersgroepen een fooibedrag aan te geven bij het uitklokken. Medewerkers in de bediening moeten de totale fooi invoeren die ze via alle betaalmethoden hebben ontvangen en, na een eventuele verdeling van de fooien onder het andere personeel, mee naar huis nemen. Medewerkers die niet in de bediening werken, voeren het totale fooibedrag in dat ze hebben ontvangen.

1. Tik in de Restaurant POS-app op In- en uitklokken op het home-scherm.
2. Selecteer je gebruikersnaam in de lijst onder Inklokken. Zie je je naam niet? Gebruik dan de zoekbalk om je naam te vinden.
3. Voer indien gevraagd je pincode in of plaats je QR-code voor de camera van je apparaat om de code te scannen.
4. Als je de melding krijgt, tel dan het contant geld in de kassalade alvorens deze te sluiten.
5. Tik op Ja om uit te klokken en de gebruikersshift te beëindigen.
6. Voer het aantal fooien in dat je wilt aangeven en tik op Klaar of tik op Overslaan om door te gaan met nul.

   Belangrijk: het aangegeven fooibedrag moet het totale bedrag zijn dat je meeneemt uit alle betaalmethoden. Houd ook rekening met fooien die je ontvangt van, of uitbetaalt aan andere werknemers.

   
7. Tik indien gevraagd op Ja of Nee om te beslissen of je een overzicht van de shift van de gebruiker wilt printen.
8. Meld aangegeven fooien indien nodig bij de belastinginstantie voor je regio.

Fooien kunnen alleen bij het uitklokken worden aangegeven en deze bedragen kunnen later niet worden gewijzigd.

Verdiende en aangegeven fooien weergeven

Rapporteren over verdiende en aangegeven fooien wordt verschillend bekeken afhankelijk van je toegangsniveau. POS-gebruikers, zoals restaurantwerknemers, controleren hun fooien direct in de app. Backoffice-gebruikers, zoals managers, hebben toegang tot gedetailleerdere rapporten in de backoffice.

Let op: de aangegeven fooien van een werknemer verschillen van het verdiende bedrag wanneer deze fooien uitbetaalt aan anderen of fooi ontvangt buiten de POS-app.

POS-gebruikers

POS-gebruikers met de juiste instellingen voor Rapporttoegang kunnen een Gebruikersrapport bekijken vanuit de Restaurant POS-app met hun verdiende fooien en andere shiftinformatie. Na uitklokken wordt aan deze werknemers gevraagd om een overzicht te printen waar ook hun aangegeven fooien op staan.

Instellingen voor Rapporttoegang voor gebruikersgroepen kunnen als volgt worden geconfigureerd:

• De POS-gebruiker kan eigen rapporten bekijken: werknemer kan alleen zijn of haar eigen gebruikersrapport bekijken.
• Kan managerrapporten bekijken: werknemer kan alle POS-rapporten voor het bedrijf bekijken.
• Heeft geen toegang tot rapporten: werknemer kan geen POS-rapporten bekijken.

Het gebruikersrapport in de POS-app

Backoffice-gebruikers

Backoffice-gebruikers met rapportagetoegang kunnen verdiende en aangegeven fooien bekijken in verschillende sleutelrapporten, waaronder:

• Arbeidsrapport: toont werknemersspecifieke gegevens, inclusief fooien en servicekosten, naast de gewerkte uren van iedereen.
• Bedrijfsrapport: toont de totale verdiende en aangegeven fooien voor het bedrijf, naast verkopen, belastingen, servicekosten en algehele financiële activiteit.
• Kassabonnenrapport: wordt gebruikt om afzonderlijke bestellingen op te zoeken en om kassabonnen te bewerken of te printen, inclusief geannuleerde of gecorrigeerde kassabonnen.

Het bedrijfsrapport in de backoffice

Fooien verdelen

Het is belangrijk om fooien op de juiste manier te verdelen onder werknemers en zo te voldoen aan wettelijke vereisten en te zorgen voor een positieve werkomgeving. Duidelijk gedefinieerde processen zorgen voor vertrouwen onder personeel en klanten terwijl ook naleving wordt gehandhaafd.

• Ken de wet: Fooigerelateerde wetten verschillen per regio. Sommige gebieden staan inhoudingen voor servicekosten of tarieven voor betalingsverwerking toe, terwijl anderen vereisen dat werknemers het volledige fooibedrag ontvangen. Zorg ervoor dat je de lokale regelgevingen en de rapportage die je gebruikt voor het uitbetalen van fooien kent.
• Verdeel eerlijk: Of fooien in de zak van de werknemer gaan die ze heeft verdiend, of dat ze worden gedeeld via onderverdeling; consistentie is belangrijk. Verdeel fooien uniform om conflicten te voorkomen en te zorgen voor naleving van de regionale wetten.
• Communiceer een beleid: Het publiceren van je beleid voor het verdelen van fooien in je restaurant of op kassabonnen van klanten is een goed idee en kan wettelijk verplicht zijn in sommige regio's. Deze transparantie zorgt voor vertrouwen onder zowel werknemers als klanten.
• Beheer de kassalade: Als je fooien rechtstreeks vanuit de kassalade uitbetaalt, leg je het verwijderen van geld uit de kassa vast in de Restaurant POS-app om saldo-afwijkingen te vermijden.

In sommige regio's, zoals het VK, gelden wetten voor het eerlijk verwerken van fooien. Als je niet zeker weet wat de regels in jouw gebied zijn, neem je contact op met een belastingadviseur. Overweeg een externe service te gebruiken, zoals TipJar, voor het beheren van fooiverdeling en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Fooi-instellingen beheren

Verschillende groepen instellingen hebben invloed op hoe fooien werken in Lightspeed Restaurant. Pas ze aan je bedrijfsbehoeften en lokale wetten aan om te zorgen voor goed fooienbeheer.

• POS-configuratie: schakel het geven van fooien volledig in of uit, beheer of fooien kunnen worden toegevoegd na betaling en pas andere fooi-instellingen aan voor alle POS-apparaten met een bepaalde configuratie.
• Lightspeed Payments: met deze instellingen, die te vinden zijn in verschillende backoffice-gedeelten, kun je je vastlegmethode, betaalterminal en andere opties voor het verwerken van betalingen en fooien configureren via Lightspeed Payments.
• Betaalmethode: pas instellingen voor specifieke betaalmethoden aan, zoals of je fooien of wisselgeld berekent als je contant geld aanneemt.
• Gebruikersgroep: stel toegangsmachtigingen in op de POS, inclusief rapportage en aangeven van fooien, voor alle werknemers in elke gebruikersgroep.

Wat nu?