Si vos rapports Lightspeed Restaurant n’ont pas la même apparence que d’habitude, cet article peut en expliquer les raisons. Nous aborderons les problèmes courants liés aux ventes, aux paiements et à l’établissement de rapports sur les taxes, et nous verrons comment corriger les transactions comportant des erreurs et comment créer des transactions depuis le back-office si nécessaire.

Problèmes liés aux ventes et aux paiements

Cette section vous aidera à identifier et à corriger les incohérences dans vos rapports sur les ventes et les paiements. Si vous constatez que vos revenus déclarés et réels ne correspondent pas, poursuivez votre lecture pour obtenir des conseils.

• Les montants des ventes et des recettes sont souvent différents en raison de différences fondamentales dans la définition de chacun. Dans les rapports Lightspeed, les ventes font référence à la valeur totale des commandes commencées le jour précédent, et les recettes sont les paiements que vous acceptez à la caisse pour les commandes.

  Lorsque vos ventes et vos recettes diffèrent, cela est généralement dû au fait que vous avez des commandes actives, transitoires ou perdues. Cliquez sur les onglets ci-dessous pour savoir comment vérifier votre compte pour chaque type de commande.

  • Commandes actives

    Les commandes actives sont des commandes qui ont été commencées le jour même et qui attendent toujours d’être clôturées. Vous pouvez vérifier les commandes actives directement à partir de la caisse ou dans le back-office.

    Les commandes actives visibles dans l’application de caisse peuvent différer de celles du back-office. Cela peut se produire si l’application ne s’est pas encore synchronisée avec le back-office, ou si vous avez perdu des commandes.

    • Dans l’application Restaurant POS, accédez à l’écran Gestion des commandes en tant que manager pour obtenir une liste des commandes à consommer sur place, à retirer et en livraison qui sont actives.
      
    • Dans le back-office, accédez au rapport Comptes ouverts pour obtenir une liste de toutes les commandes qui ont été synchronisées avec le back-office et qui sont actuellement ouvertes.
      

  • Commandes transitoires

    Les commandes transitoires sont celles qui ont été commencées un autre jour, sont restées actives et ont été reportées au jour suivant. Pour vérifier les commandes transitoires, consultez le Rapport opérationnel dans votre back-office.

    1. Dans le back-office, accédez au rapport opérationnel.
    2. Si vous consultez le rapport depuis l’Europe ou l’Australie, sélectionnez Condensé sous Afficher la vue en haut de la page.
    3. Recherchez les totaux des commandes transitoires dans la section E. Encaissements.
       • Reporté : Commandes non payées datant du jour précédent d’établissement de rapports qui ont été transférées à la journée en cours. Cela réduit les recettes de la journée en cours puisque ces recettes ont déjà été comptabilisées le jour du service.
       • Reporté prospectivement : Commandes non payées datant du jour d’établissement de rapports en cours qui seront transférées à la prochaine journée d’activité. Cela s’ajoute aux recettes de la journée en cours pour tenir compte des recettes futures générées par les commandes effectuées le jour du service.
       • Total transitoire : La somme des montants indiqués aux lignes Reporté et Reporté prospectivement. Cela représente la part nette des commandes transitoires dans vos recettes.
       

  • Commandes perdues

    Les commandes perdues sont des transactions qui ont été entamées à la caisse mais qui n’ont pas été synchronisées avec le back-office et qui ne peuvent donc pas être clôturées. Si vous pensez avoir perdu des commandes :

    1. Suivez les étapes de l’onglet Commandes actives ci-dessus pour vérifier les commandes actives.
    2. Notez les commandes qui ne figurent pas sur l’écran Gestion des commandes de la caisse mais qui sont présentes dans le rapport Comptes ouverts du back-office. Ces commandes sont probablement perdues.
    3. Contactez le soutien technique pour demander la suppression des commandes perdues.

• Si le rapport Lightspeed sur vos recettes diffère des paiements réels que vous recevez, commencez par revérifier certains chiffres dans le back-office.

  1. Dans le back-office, accédez au rapport opérationnel.
  2. Si vous consultez le rapport depuis l’Europe ou l’Australie, sélectionnez Condensé sous Afficher la vue en haut de la page.
  3. Examinez la liste détaillée dans la section E. Encaissements pour vous assurer que vous incluez tous les paiements par carte dans vos calculs.

     Selon la configuration de votre compte, les paiements par carte peuvent être représentés par plusieurs modes de paiement, par exemple Lightspeed Payments et American Express.

     

  Si vous constatez toujours un écart, il peut s’agir d’une erreur au niveau de la caisse ou d’une commande manquante. Cliquez sur les onglets ci-dessous pour savoir comment rechercher et résoudre chaque cause possible.

  • Correction d’une erreur de caisse

    Si une commande a été traitée avec le mauvais mode de paiement à la caisse, cela peut expliquer pourquoi vos paiements par carte semblent plus ou moins élevés que prévu.

    1. Dans le back-office, accédez au rapport des tickets.
    2. Recherchez les commandes individuelles qui ont pu être traitées de manière incorrecte.

       Par exemple, une vente à crédit qui aurait dû être une vente en espèces.

    Pour toute commande dont le mode de paiement est incorrect, vous pouvez modifier le mode de paiement utilisé directement depuis ce rapport.

    La modification des tickets à partir du back-office invalidera les rapports déjà imprimés à la caisse, car ces rapports ne correspondront plus aux données du back-office. La modification du mode de paiement d’un ticket ne sert qu’à conserver des archives correctes et ne prend pas en charge le traitement des paiements.
    
    Cette fonctionnalité n’est pas disponible pour les comptes Lightspeed Restaurant basés en Allemagne.

    1. Cliquez sur la ligne d’une vente dans le Rapport des tickets pour afficher le ticket correspondant.
    2. Cliquez sur l’option permettant de modifier le type de paiement du ticket pour sélectionner le mode de paiement correct pour le ticket.
       

  • Recréer les commandes manquantes

    Si vous traitez des paiements effectués en mode autonome, que ce soit par le biais de Lightspeed Payments ou d’un processeur tiers, vous devez enregistrer ces transactions dans Lightspeed Restaurant afin qu’elles apparaissent dans les rapports. Pour le faire après coup, ajoutez un nouveau ticket dans le back-office.

    L’ajout de tickets à partir du back-office invalidera les rapports déjà imprimés à la caisse, car ces rapports ne correspondront plus aux données du back-office. L’ajout d’une transaction ne sert qu’à conserver des archives correctes et ne prend pas en charge le traitement des paiements.
    
    Cette fonctionnalité n’est pas disponible pour les comptes Lightspeed Restaurant basés en Allemagne.

    1. Dans le back-office, accédez au rapport des tickets.
    2. Créez une nouvelle transaction avec la description, le montant, le mode de paiement et les autres détails de la transaction.
       

• À propos des commandes transitoires

  Les commandes transitoires, également appelées comptes transitoires, sont des commandes qui restent ouvertes pendant la nuit sur votre caisse et sont reportées à la journée d’activité suivante. Les paiements non traités, les commandes rouvertes et les problèmes techniques peuvent donner lieu à des commandes transitoires. Après avoir pris connaissance des effets des commandes transitoires, vous pourrez les trouver dans votre compte, les clôturer et éviter qu’elles ne se reproduisent à l’avenir.

  Impact des commandes transitoires sur votre activité

  L’exemple suivant illustre l’impact des commandes transitoires sur votre entreprise et l’établissement de rapports.

  Le jour de la commande initiale

  • Ce qui se passe : La commande est enregistrée comme une vente dans vos rapports. Si elle n’est pas payée ou annulée avant la fin de la journée d’activité (5 h 29 par défaut), la commande est automatiquement clôturée.
  • Impact sur l’établissement de rapports : Les recettes de la commande sont ajoutées à la ligne Reporté prospectivement du Rapport opérationnel, ce qui augmente les recettes totales de la journée. Cela permet de s’assurer que les recettes de la commande sont comptabilisées le jour du service.

    

  Le jour suivant la commande

  • Ce qui se passe : Une transaction transitoire négative est automatiquement traitée au début de la journée d’activité suivante. La commande originale est également recréée et enregistrée sur votre caisse, et reste active.
  • Impact sur l’établissement de rapports : Les recettes négatives de la première transaction sont ajoutées à la ligne Reporté du Rapport opérationnel, ce qui réduit les recettes totales pour le deuxième jour. Tout autre impact dépend de la manière dont vous traitez la commande active sur votre caisse :
    • Accepter le règlement de la commande augmentera les recettes de la journée, ce qui compensera les recettes négatives de la ligne Reporté.
    • Annuler la commande ou lui appliquer un rabais pour la ramener à zéro ne produira pas de recettes supplémentaires pour ce jour. Vous devrez consulter les données des deux jours pour voir la transaction dans son ensemble.

    

  Les jours suivants

  • Ce qui se passe : Si la commande reste active après le deuxième jour, elle sera reportée aux jours suivants jusqu’à ce que vous la clôturiez.
  • Impact sur l’établissement de rapports : Les rapports de chaque jour indiqueront un montant positif à la ligne Reporté prospectivement et un montant négatif à la ligne Reporté pour cette transaction. Ces montants s’équilibrent pour atteindre zéro dans le Total transitoire.

  Trouver les commandes transitoires

  Repérez les commandes transitoires suspectes à l’aide des ressources ci-dessous afin de pouvoir les distinguer des commandes normales sur votre caisse. Ces informations vous permettront de trouver la meilleure approche pour les clôturer.

  • Rapport opérationnel : Fournit une vue d’ensemble de vos activités de vente quotidiennes, y compris les commandes transitoires. Il indique les montants reportés, reportés prospectivement et le Total transitoire présentés ci-dessus.
  • Rapport Comptes ouverts : Répertorie les commandes qui ont été ouvertes, mais non clôturées, au cours d’une période donnée. Si une commande datant d’un jour antérieur apparaît dans ce rapport, il s’agit d’une commande transitoire. Le nom du compte de la commande transitoire originale porte la mention Vente, tandis que chaque version reportée porte la mention Corrige.
  • Rapport Chiffre d’affaires mensuel : Détaille les recettes mensuelles de chaque employé·e et de chaque caisse par jour. L’onglet CA Net (Encaissements) présente des renseignements sur les commandes transitoires, notamment Report du jour d’avant (commandes impayées reportées à aujourd’hui) et Report au jour d’après (commandes du jour non payées reportées au lendemain).

  Clôturer les commandes transitoires

  Clôturer les commandes transitoires permet d’établir des rapports financiers précis et d’éviter les écarts. Vous devez d’abord comprendre pourquoi une commande n’a pas été payée, car cela détermine la manière dont vous allez aborder et résoudre le problème.

  1. Vérifiez pourquoi la commande transitoire est restée active et si vous avez reçu un paiement pour cette commande.
     • Consultez le rapport Comptes ouverts pour trouver des commandes transitoires spécifiques.
     • Si vous pensez que la commande a été payée avec Lightspeed Payments, consultez l’onglet Paiements dans vos rapports Lightspeed Payments pour vérifier si le paiement a bien été effectué.
     • Si vous avez des doutes sur ce qui a pu se passer avec la commande, adressez-vous à l’employé·e qui l’a traitée pour savoir ce dont il ou elle se souvient.
  2. Clôturez la commande transitoire sur votre caisse en fonction du paiement reçu ou non reçu.
     • Si vous avez reçu un paiement en espèces, sélectionnez le mode de paiement en espèces sur la caisse pour clôturer la commande.
     • Si vous avez reçu un paiement par carte de crédit sur un terminal autonome, sélectionnez un mode de paiement personnalisé sur la caisse pour clôturer la commande.
     • Si la commande n’a pas été payée, procédez à une annulation depuis le menu Actions ou appliquez un rabais à la commande pour la ramener à zéro.
  3. Veuillez nous contacter si vous avez encore besoin d’aide.

  Éviter les commandes transitoires

  Pour éviter que des commandes transitoires ne se produisent à l’avenir, suivez les recommandations ci-dessous.

  • Instaurez une routine de fin de journée rigoureuse : Formez vos employés à clôturer les commandes avant de pointer leur départ, ou activez le paramètre de configuration Les utilisateurs doivent finaliser les commandes en cours avant de pointer leur départ. Les managers doivent vérifier que toutes les commandes ont été clôturées avant de mettre fin à une période de vente.
  • Contrôlez la stabilité du réseau : Optimisez votre réseau pour Lightspeed Restaurant afin de garantir sa stabilité et d’éviter les interruptions de paiement. Si un paiement ne parvient pas à votre processeur, cela peut entraîner des écarts.
  • Prenez votre temps quand vous êtes en mode autonome : Si vous utilisez le mode autonome, assurez-vous d’avoir clôturé toutes les commandes associées à des paiements sur votre caisse avant de passer à d’autres commandes.
  • Vérifiez régulièrement vos rapports : Prenez l’habitude de consulter vos rapports afin de repérer les commandes transitoires et de les traiter dès qu’elles se présentent.

• Rembourser des commandes passées

  • Si une vente a été effectuée avec Lightspeed Payments dans les 90 derniers jours, elle peut être remboursée depuis le back-office.
  • Si une vente a été traitée à l’aide d’un processeur de paiement par carte de crédit tiers, vous devrez contacter votre processeur ou vous connecter à son portail marchand pour effectuer un remboursement.

  Dans certaines régions, vous pouvez également rectifier vos rapports du back-office en créant une nouvelle transaction. Nous vous recommandons de faire cela chaque fois que vous effectuez un remboursement en dehors de l’application Restaurant POS pour enregistrer son incidence sur vos ventes.

Problèmes liés aux rapports sur les taxes

Dans cette section, vous apprendrez à résoudre les incohérences dans vos rapports de taxe. Si les taux de taxes passés et actuels ne concordent pas, ou si vos calculs fiscaux semblent erronés, nous pouvons vous aider.

• Si vous examinez de nombreux rapports historiques, n’oubliez pas que vos paramètres de taxe ont pu être modifiés à un moment ou à un autre. Dans ce cas, il se peut que la taxe sur les transactions plus récentes soit différente.

  Il se peut aussi que vos paramètres de taxe ne soient pas configurés correctement. Les articles, les départements et les profils de taxe influencent le calcul de la taxe. Vous pouvez vérifier et mettre à jour ces paramètres à partir du back-office.

  1. Dans le back-office, accédez au rapport des tickets.
  2. Recherchez et cliquez sur une commande présentant un problème de taxe.
  3. Notez les articles figurant sur le ticket de commande.
     
  4. Exportez les articlesà partir du back-office.
  5. Sur la feuille de calcul d’exportation, assurez-vous que chaque article de l’étape 2 est attribué au département correct.

     Si ce n’est pas le cas, modifiez les articles afin de sélectionner le département correct pour chacun d’entre eux.

     
  6. Accédez au back-office, puis cliquez sur Gestion des menus > Départements.
  7. Assurez-vous que chaque département de l’étape 5 est attribué au bon profil de taxe.

     Si ce n’est pas le cas, modifiez les départements afin de sélectionner le profil de taxe correct pour chacun d’entre eux.

     
  8. Si vous êtes situé en Amérique du Nord, assurez-vous également que les paramètres de vos taux de taxe et de vos profils de taxe sont corrects.

• Certains rapports, tels que le Rapport opérationnel, affichent la taxe différemment des rapports tels que le Rapport fiscal. Ces différences sont dues aux arrondis, souvent nécessaires pour présenter les informations fiscales dans un certain contexte.

  Par exemple, le Rapport de la gamme de produits calcule et arrondit la taxe pour chaque article parce qu’il doit afficher les informations sur les ventes par article. Cela diffère de la manière dont Restaurant POS calcule la taxe au niveau de la commande.

  Pour connaître le montant total des taxes réellement facturées aux clients à la caisse, consultez le Résumé fiscal ou le rapport Transactions.

Corriger les erreurs de transaction

Si vos rapports présentent un problème de transaction, par exemple si le mode de paiement appliqué n’est pas le bon, corrigez le problème pour que vos rapports soient exacts. Les étapes à suivre pour corriger une transaction varient en fonction du moment auquel la transaction a eu lieu et du problème rencontré.

Les transactions effectuées le jour même doivent être corrigées sur la caisse. Les transactions d’une journée d’activité antérieure peuvent être corrigées depuis le back-office dans certaines régions.

Corriger les transactions effectuées le jour même

Si la transaction à corriger a été effectuée le jour même, utilisez l’application Restaurant POS pour modifier son ticket avant la fin de la journée.

Depuis l’application, vous pouvez rembourser une transaction, modifier son mode de paiement ou la rouvrir pour effectuer d’autres modifications. Gérez les transactions effectuées le jour même depuis l’écran Tickets de la caisse, ou utilisez l’écran Caisse si vous devez traiter une nouvelle commande.

Corriger les transactions effectuées un autre jour

Pour corriger les transactions d’une journée d’activité antérieure, utilisez le back-office. Vous pouvez annuler des tickets, modifier leur type de paiement ou mettre à jour le nombre de couverts depuis le rapport des tickets.

1. Accédez au rapport des tickets dans le back-office.
2. Recherchez le ticket à modifier.
3. Cliquez sur une ligne du tableau pour afficher le ticket et le modifier.

   

4. Faites défiler la page jusqu’aux détails du ticket. Vous verrez les actions pouvant être effectuées.

   

5. Cliquez sur Correction règlement, Modifier le nombre de couverts ou Annuler le ticket pour effectuer les modifications souhaitées, à des fins de rapport uniquement.

   Vous pouvez également générer un ticket PDF à imprimer en cliquant sur Imprimer le ticket.

   Action liée au ticket	Description
   Correction règlement	Ouvre une nouvelle fenêtre où vous pouvez modifier le mode de paiement. Sélectionnez le nouveau mode de paiement dans le menu déroulant. (Facultatif) Ajoutez un pourboire. Cliquez sur Enregistrer. Saisissez le motif de la modification. Cliquez sur Confirmer pour terminer.
   Modifier le nombre de couverts	Permet de modifier le nombre de couverts ou de clients associés au ticket. Étant donné que vous modifiez des données de ventes antérieures, vous devrez également saisir un motif valable pour la modification.
   Annuler ticket	Cette option vous permet d’annuler le ticket. Remarque : Cette action est irréversible. En choisissant cette action, une nouvelle fenêtre s’ouvre, dans laquelle vous pouvez préciser le motif de l’annulation.

Modifier les rapports du back-office

Dans certaines régions, vous pouvez corriger les rapports du back-office pour tenir compte des recettes que vous avez traitées en dehors de l’application Restaurant POS. Créez une transaction à partir du rapport des tickets pour corriger les totaux des rapports du back-office à la hausse ou à la baisse, en fonction de vos besoins.

Vous pouvez par exemple faire cela pour corriger des rapports après avoir remboursé une vente Lightspeed Payments depuis le back-office.

1. Accédez au rapport des tickets dans le back-office.
2. Définissez la période du rapport à l’aide des flèches et de l’icône de calendrier dans le coin supérieur droit.
3. Cliquez sur Ajouter une transaction.

   

4. Saisissez une description, un montant, un mode de paiement, un propriétaire de la transaction et un département.
   • Description : Saisissez une description de la transaction. Elle apparaîtra dans le rapport des produits et le rapport de la gamme de produits en tant que nom d’un produit vendu.
   • Montant : Saisissez une valeur numérique positive ou négative pour la transaction. Si vous êtes dans un pays où les prix sont affichés taxes incluses, indiquez le montant TTC. Si vous êtes dans un pays où les prix sont affichés hors taxes, indiquez le montant HT.
   • Mode de paiement : Sélectionnez le mode de paiement de la transaction. Ce renseignement est utilisé uniquement à des fins de rapport.
   • Propriétaire de la transaction : Sélectionnez l’utilisateur caisse qui a géré la transaction pour l’inclure dans son rapport des services.
   • Département : Sélectionnez un département dans lequel classer les recettes de la transaction. Cette sélection détermine également les taxes applicables à la transaction. Le département lui-même apparaîtra dans le rapport des produits et le rapport de la gamme de produits.

   Pour faciliter le suivi des recettes provenant des transactions créées dans le back-office, vous pouvez créer un mode de paiement, un utilisateur caisse et/ou un département dédié appelé Corrections back-office (ou un nom similaire).

5. (Facultif) Saisissez un pourboire, un mode de paiement pour le pourboire et des balises disponibles.
6. Cliquez sur Ajouter une transactions.

   

7. Puisque vous modifiez des données de ventes passées, indiquez une raison valable pour cette modification.
8. Cliquez sur Confirmer.
9. Cliquez sur Recharger les données pour actualiser les tickets répertoriés. Les comptes qui s’affichent en jaune sont ceux créés dans le back-office, qui sera indiqué comme appareil.