Le back-office sur le Web vous permet de configurer la plupart des aspects de Lightspeed Restaurant et de gérer différents éléments, tels que les menus, les paramètres, les rapports et les heures de vos employés. Cet article vous explique tout ce que vous pouvez faire au sein du back-office, comment vous y connecter pour la première fois et comment y naviguer. Vous y trouverez également des explications sur d’autres fonctionnalités importantes à connaître.

Fonctionnement du back-office

Le back-office s’apparente un peu à la salle des machines de votre entreprise. Il joue un rôle essentiel dans de nombreuses tâches, de la configuration de Lightspeed à la gestion des opérations du quotidien. Vous recevez au départ un jeu d’identifiants de connexion au back-office, mais vous pouvez toujours créer plus d’utilisateurs de back-office, en cas de besoin.

Fonctionnalités du back-office

Le back-office vous permet de :

• Procéder à la majorité des opérations de configuration du guide Premiers pas.
• Configurer des rabais, des profils de compte/commande et des périodes de rapport, ainsi que d’autres éléments que le guide n’aborde pas.
• Afficher et gérer les Heures travaillées par les employés.
• Connecter et gérer les modules complémentaires de Lightspeed, tels que le module de commande en ligne Order Anywhere ou Lightspeed Delivery, ainsi que les intégrations tierces.
• Consulter les rapports de ventes.

Se connecter pour la première fois

Lors de votre première connexion au back-office, nous vous inviterons à activer Lightspeed Payments et à commencer à configurer Lightspeed Restaurant. Une fois ces étapes effectuées, vous pourrez ensuite vous connecter au back-office sans devoir effectuer d’actions supplémentaires.

Avant de vous connecter, recherchez l’e-mail d’activation de votre compte et suivez les instructions pour définir un mot de passe administrateur pour le back-office. Si vous créez plusieurs établissements, vous recevrez un seul e-mail pour tous les établissements.

1. Dans un navigateur Web, rendez-vous sur https://manager.lsk.lightspeed.app/ pour accéder à la page de connexion au back-office.
   
   

   Remarque : Nous vous recommandons d’utiliser un ordinateur pour accéder au back-office, car la réactivité y est meilleure que sur une tablette. Le back-office n’est pas pris en charge sur les appareils mobiles.

2. Saisissez votre nom d’utilisateur (adresse e-mail) et votre mot de passe.
3. Cliquez sur Se connecterpour continuer.
4. Si vous y êtes invité, sélectionnez l’entreprise à laquelle vous souhaitez vous connecter.
5. Sur l’écran d’accueil, cliquez sur Activer Lightspeed Payments pour commencer le processus d’inscription à Lightspeed Payments. L’inscription est la première étape de la configuration de Lightspeed Payments. Votre représentant commercial vous aidera tout au long du processus.
   
   

   Remarque : Les conditions d’inscription à Lightspeed Payments diffèrent légèrement d’une région à l’autre. Vérifiez l’état de votre demande, poursuivez votre inscription ou activez Lightspeed Payments pour un établissement d’une entité légale distincte depuis l’en-tête du back-office à l’aide du sélecteur d’application.

   

6. Après avoir terminé votre inscription à Lightspeed Payments et une fois de retour à l’écran d’accueil, cliquez sur Configurer Lightspeed Restaurant pour commencer la configuration de votre caisse.
7. Cliquez sur Commencer pour continuer avec l’assistant de configuration.
   
   

   Si vous avez ignoré l’inscription à Lightspeed Payments ou si Lightspeed Payments n’est pas disponible dans votre région, cet écran apparaîtra immédiatement après votre connexion au back-office.

   

8. Vérifiez les renseignements sur votre entreprise et ses renseignements commerciaux, y compris son nom, son adresse et la personne à contacter dans l’entreprise. Cliquez sur Confirmer pour continuer.
   • Les renseignements commerciaux représentent les informations visibles par votre clientèle. Indiquez ici le nom et l’adresse physique de votre lieu de vente.
   • Les renseignements sur l’entreprise concernent la propriété légale de l’entreprise, par exemple sa dénomination sociale, la personne à contacter dans l’entreprise et toute autre adresse supplémentaire.

   Vous pourrez apporter des modifications ultérieurement à partir des paramètres d’établissement.

   

9. Sélectionnez le type d’entreprise qui décrit le mieux votre établissement, puis cliquez sur Continuer. Les types d’entreprises préconfigurent automatiquement certaines fonctionnalités de votre compte, mais vous pouvez toujours modifier les paramètres individuels plus tard.

   Types de profil d’entreprise

   Remarque : Les profils d’entreprise disponibles peuvent varier selon les régions.

   • Restauration rapide haut de gamme/QSR

     Idéal pour les restaurants à service rapide sans tables, tels que les camions de cuisine ou les restaurants virtuels. Le profil Restauration rapide haut de gamme/QSR comprend notamment les fonctionnalités suivantes :

     • Gestion basique des numéros de table, sans plans de salle
     • Impression automatique des tickets clients lors de la fermeture d’une commande
     • Pas de pourboire

   • Café/Boulangerie

     Idéal pour les restaurants à service rapide dotés de tables, tels que les cafés ou les établissements de restauration rapide. Le profil Café/Boulangerie comprend notamment les fonctionnalités suivantes :

     • Gestion complète des numéros de table, avec plans de salle
     • Impression automatique des tickets clients lors de la fermeture d’une commande

   • Bar/pub

     Idéal pour les bars, les pubs et les tavernes avec service au comptoir ou à table. Le profil Bar/pub comprend notamment les fonctionnalités suivantes :

     • Gestion complète des numéros de table, avec plans de salle
     • Impression automatique des tickets clients lors de la fermeture d’une commande
     • Possibilité d’organiser les commandes par siège

   • Restaurant décontracté/Restaurant gastronomique

     Idéal pour les restaurants traditionnels comme pour les restaurants chics qui nécessitent une solution de gestion des tables complète. Le profil Restaurant décontracté/Restaurant gastronomique comprend notamment les fonctionnalités suivantes :

     • Gestion complète des numéros de table, avec plans de salle
     • Bons de commande imprimés indiquant l’historique complet des plats
     • Pas de mode vente directe
     • Les utilisateurs sont automatiquement déconnectés une fois les commandes terminées

   • Hôtel

     Idéal pour les établissements hôteliers. Le profil Hôtel comprend notamment les fonctionnalités suivantes :

     • Gestion complète des numéros de table, avec plans de salle
     • Bons de commande imprimés indiquant l’historique complet des plats et le nom du plan de salle
     • Pas de mode vente directe
     • Les utilisateurs sont automatiquement déconnectés une fois les commandes terminées
10. Terminez la configuration pour accéder au back-office. Toutes les étapes sont facultatives et abordées plus loin dans notre guide de démarrage, vous pouvez donc ignorer celles que vous ne souhaitez pas effectuer pour l’instant.
    
    

    L’assistant de configuration vous aidera à :

    • configurer vos paramètres de taxe (Amérique du Nord uniquement, automatique dans les autres régions) ;
    • saisir vos renseignements fiscaux, comme le numéro de TVA ou de TPS (Europe, Australie et régions environnantes uniquement) ;
    • configurer des départements et définir les taxes à appliquer à chaque ensemble d’articles de menu ;
    • télécharger l’application Lightspeed Restaurant et ajouter une caisse.

Naviguer dans le back-office

Pour vous repérer efficacement dans le back-office, vous devez comprendre ses deux principaux composants : le menu de navigation et l’en-tête. Le menu de navigation contient les liens vers toutes les sections et fonctionnalités du back-office. L’en-tête vous donne un accès rapide aux pages de gestion de compte et de soutien technique.

Menu de navigation

Le menu de navigation du volet latéral de gauche classe les différentes fonctionnalités du back-office. Il inclut également une barre de recherche pour vous permettre d’accéder rapidement à des fonctionnalités précises.

Continuez votre lecture pour obtenir un aperçu de chaque section du menu supérieur par défaut et de ses fonctions.

Sections du menu de navigation

• Menu déroulant des différents lieux de ventes : Si vous avez plusieurs lieux de vente, ce menu vous permet d’accéder au back-office de chaque établissement. Ce menu n’est pas visible pour les entreprises n’ayant qu’un seul établissement.
• Accéder à… : Cliquez ici pour rechercher une fonctionnalité précise du back-office contenue dans les menus. Vous pouvez aussi accéder rapidement à la recherche au moyen du raccourci Cmd + K (Mac) ou Ctrl + K (Windows).
• Accueil: Permet de revenir au tableau de bord qui s’affiche lors de la connexion au back-office.
• Gestion des menus: Ajoutez, modifiez et gérez les articles, les menus et les départements.
• Configuration:: Permet de gérer les paramètres du compte, les caisses et leur configuration, les imprimantes et leurs paramètres, les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs, ainsi que les modes de paiement.
• Rapports : Permet d’accéder au résumé des ventes et aux autres rapports, tels que les rapports de ventes et des services.
• Advanced Insights: Notre module complémentaire Advanced Insights est un système propriétaire d’établissement de rapports, qui offre un accès complet à vos paramètres commerciaux clés.
• Heures : Permet de consulter les services d’utilisateurs et les heures travaillées, et d’ajouter de nouveaux services d’utilisateurs.
• Intégration: Permet de configurer et de gérer les modules complémentaires et les intégrations tierces, comme la commande en ligne et Lightspeed Delivery, par exemple.
• Stocks : Permet de gérer vos stocks grâce à Lightspeed Inventory, qui fournit des renseignements détaillés et des fonctionnalités de suivi.
• Clients: Permet d’ajouter, de consulter et de gérer les renseignements sur le client, les cartes-cadeaux et les cartes de fidélité.
• Gestion financière : En savoir plus sur Lightspeed Payments et Lightspeed Capital.
• Recherche PMS: Permet de chercher des tickets spécifiques, si vous utilisez une intégration avec un système de gestion d’hôtel tiers.

En-tête

L’en-tête situé en haut du back-office contient les liens vers les ressources de soutien technique et les fonctionnalités de gestion du compte. Vous avez, par exemple, l’option de changer la langue du back-office et de vous déconnecter.

Continuez votre lecture pour obtenir un aperçu de chaque section de l’en-tête et de ses fonctionnalités.

Sections de l’en-tête

• Guide de configuration: Guide détaillé du processus de configuration initiale. Le Guide de configuration ne s’affiche que lorsque votre compte est en mode configuration.
• Assistance: Cette option vous permet de voir le numéro d’identification de votre entreprise et d’accéder aux liens vers le Centre d’assistance, les vidéos tutorielles, l’adresse e-mail du soutien technique et la page d’état du système.
• Langue: Cette option vous permet de changer la langue des menus et des sections du back-office vers l’allemand, l’anglais, l’espagnol, le français, l’italien ou le néerlandais.
• Sélecteur d’application (icône de grille) : Le sélecteur d’application vous permet de passer d’un module complémentaire Lightspeed existant (comme Order Anywhere) à un autre, et d’entamer votre essai gratuit pour ceux auxquels vous n’avez pas d’abonnement. L’état de votre demande d’inscription à Lightspeed Payments apparaît également ici. Vous pouvez commencer votre demande, la poursuivre ou savoir si elle a été approuvée.
• Nom d’utilisateur ou icône : Cette option vous permet d’afficher et de changer le nom, l’adresse e-mail et le mot de passe de votre compte, de gérer votre abonnement et les factures (certains comptes uniquement) ou de vous déconnecter du back-office.

À propos du guide de configuration

Le Guide de configuration, situé en haut à droite de l’en-tête du back-office, vient compléter notre guide de démarrage. Il n’est disponible que lorsque votre compte se trouve en mode configuration (tous les comptes se trouvent au départ en mode configuration, jusqu’à ce que vous passiez en mode production).

Le guide suit votre progression en vue du lancement de Lightspeed Restaurant dans votre entreprise, à mesure que vous terminez chaque tâche. Cliquez sur une section du guide, telle que Configurer votre menu, pour voir ce qu’il vous reste à faire dans cette section.