Bedrijven met meerdere locaties kunnen instellingen en menu-items delen tussen locaties om hun activiteiten in Lightspeed Restaurant te stroomlijnen. In deze handleiding wordt uitgelegd hoe je nieuwe bedrijfslocaties configureert, hoe je schakelt tussen de backoffice van elke locatie, welke instellingen worden gedeeld (en welke niet) en hoe je menu-items beheert in je configuratie met meerdere locaties.

Bedrijfslocaties worden gebruikt als je hetzelfde restaurantconcept uitbaat op verschillende fysieke locaties. Als je toezicht houdt op restaurants met verschillende concepten, raden we je aan om voor elk restaurant een apart Lightspeed Restaurant-bedrijf te configureren.

Nieuwe locaties configureren

In Lightspeed kun je met bedrijfslocaties meerdere fysieke restaurants beheren die hetzelfde concept, dezelfde menu-items en dezelfde bedrijfsinstellingen hebben. Je hebt je misschien aangemeld voor meerdere locaties toen je je Lightspeed Restaurant-account aanmaakte. Mogelijk moet je later extra locaties toevoegen als je uitbreidt.

Om bedrijfslocaties toe te voegen aan een bestaande Lightspeed Restaurant-account, neem je contact op met je verkoopvertegenwoordiger. Hier zijn enkele dingen om rekening mee te houden als je nieuwe locaties toevoegt:

• De basis menustructuur, gedeelde en globale instellingen worden gekopieerd van je eerste bedrijfslocatie naar elke nieuwe locatie.
• Globale en gedeelde instellingen worden gesynchroniseerd tussen alle bedrijfslocaties.
• Voor gedeelde items is het noodzakelijk om een consistente combostructuur te handhaven op alle locaties. Het is niet mogelijk om een itemgroep of een afzonderlijk item binnen een groep specifiek voor een locatie uit te schakelen.

Schakelen tussen locaties

Het beheren van meerdere bedrijfslocaties wordt eenvoudiger met de locatieschakelaar. Of je nu menu's bijwerkt of rapporten bekijkt, in de backoffice kun je op elk moment tussen locaties schakelen.

1. Klik in de backoffice op de locatiekeuzelijst in het navigatiemenu van een willekeurig scherm.

   

2. Selecteer een locatie waarnaar je wilt overschakelen. Je wordt automatisch doorgestuurd naar het overeenkomstige gedeelte van de backoffice van de geselecteerde locatie.
   

   

Inzicht in gedeelde functies

Als je inzicht hebt in de verschillen tussen globale, gedeelde en lokale functies in Lightspeed Restaurant, kun je je bedrijfslocaties efficiënter beheren. Sommige instellingen hoeven bijvoorbeeld maar één keer te worden geconfigureerd voor alle locaties (globaal), maar andere instellingen kunnen per locatie verschillen (lokaal).

Items en menu's kunnen op verschillende manieren worden ingedeeld. Daarom bespreken we ze later in een specifiek gedeelte van dit artikel.

Globale functies

Globale functies zijn hetzelfde voor elke locatie die is gekoppeld met je Lightspeed Restaurant-bedrijf. Wanneer je een globale functie of instelling toevoegt aan, verwijdert uit of wijzigt in een bedrijfslocatie, worden deze wijzigingen automatisch gekopieerd naar alle andere gekoppelde locaties.

Globale functies zijn onder andere:

• Omzetgroepen
• Bestelprofielen
• Productie-instructies
• Gebruikersgroepen
• Betaalmethoden
• Kortingen
• Annuleringsredenen
• Talen van items
• Overboekingsacties

Gedeelde functies

Gedeelde functies hebben enkele aspecten die hetzelfde zijn voor alle bedrijfslocaties en andere die verschillend zijn. Klantprofielen worden bijvoorbeeld gedeeld tussen locaties, maar klantfacturen en verschuldigde bedragen zijn specifiek voor elke locatie.

Gedeelde functies zijn onder andere:

• Gebruikers: POS- en backofficegebruikers worden gedeeld tussen locaties, maar gebruikers hebben standaard alleen toegang tot de locatie waar ze zijn aangemaakt. Om gebruikers extra toegang te geven, kun je de bedrijfslocaties waaraan ze zijn toegewezen bewerken.
• Klanten: klantprofielen zijn hetzelfde op verschillende locaties, wat het beheer ervan vereenvoudigt. Facturen, verschuldigde bedragen en debiteuren worden echter op elke locatie apart beheerd.
• Rapportage: hoewel elke bedrijfslocatie zijn eigen set rapporten genereert, worden in Locatierapporten gegevens samengevoegd voor een uitgebreid overzicht van alle locaties.

Lokale functies

Lokale functies moeten voor elke bedrijfslocatie afzonderlijk worden beheerd. De POS-configuratie-instellingen moeten bijvoorbeeld handmatig worden aangepast aan de behoeften van elke bedrijfslocatie.

Lokale functies zijn onder andere:

• Rapportageautomatisering
• Vloerplannen en tafels
• Hardware, zoals printers en betaalterminals
• POS-apparaten
• Productiecentra en printprofielen
• POS-configuraties
• Uren
• Rapportageshifts
• Klantfacturen en verschuldigde bedragen
• Add-onmodules en integraties

Menu-items op verschillende locaties beheren

Als je inzicht hebt in het verschil tussen lokale, gedeelde en globale menu-items in Lightspeed Restaurant, wordt het eenvoudiger om menu's op verschillende locaties te beheren. Globale items zorgen voor merkconsistentie tussen alle locaties, terwijl lokale items kunnen worden aangepast aan regionale voorkeuren.

Items kunnen lokaal, gedeeld of globaal zijn

• Lokale items zijn enkel verkrijgbaar op één bedrijfslocatie.
• Gedeelde items zijn toegankelijk op alle bedrijfslocaties. Ze behouden dezelfde naam maar kunnen op elke locatie anders worden ingesteld. Een item kan bijvoorbeeld op een andere locatie een andere prijs hebben.
• Globale items zijn universeel beschikbaar op alle locaties. Alle wijzigingen aan deze items hebben dezelfde invloed op elke locatie.
• Je kunt de deelstatus van items wijzigen vanuit de itemtabel of door een item te bewerken en door bovenaan op de badge Lokaal / Gedeeld / Globaal te klikken.

Menu's kunnen lokaal of gedeeld zijn

• Standaard zijn nieuwe menu's lokaal voor de bedrijfslocatie waar ze worden toegevoegd.
• Je kunt menu's delen met andere bedrijfslocaties om te voorkomen dat je het menu handmatig opnieuw moet aanmaken op locaties waar je het nodig hebt. Voordat je een menu kunt delen, moeten de items ervan zijn ingesteld op Gedeeld of Globaal.
• Gedeelde menu's kunnen alleen worden bewerkt en bijgewerkt vanaf de bedrijfslocatie waar ze oorspronkelijk zijn aangemaakt.