In de webgebaseerde backoffice kun je de meeste zaken voor Lightspeed Restaurant configureren en dingen zoals de menu's, instellingen, rapportage en gewerkte uren van werknemers beheren. In dit artikel leggen we uit wat er allemaal mogelijk is in de backoffice, hoe je de eerste keer kunt inloggen en door de omgeving kunt navigeren, en welke andere belangrijke functies er allemaal zijn.

Inzicht in de backoffice

De backoffice is de operationele machinekamer van je bedrijf. De omgeving speelt een essentiële rol bij verschillende taken, van het configureren van Lightspeed tot het beheren van de dagelijkse gang van zaken. Je start met één set inloggegevens voor de backoffice, maar je kunt altijd meer backoffice-gebruikers aanmaken indien nodig.

De functies en kenmerken van de backoffice

Je gebruikt de backoffice om:

• het grootste deel van de configuratie in de Aan de slag-handleiding uit te voeren;
• kortingen, rekening-/bestelprofielen en shiftperiodes te configureren, net als andere elementen die niet in de handleiding worden genoemd;
• de gewerkte uren van werknemers bekijken en beheren;
• verbinding te maken met Lightspeed-add-ons en deze te beheren, zoals online bestellen via Order Anywhere, Lightspeed Delivery en integraties van externe partijen;
• verkooprapporten te controleren.

Voor de eerste keer inloggen

Bij je eerste login op de backoffice vragen we je om Lightspeed Payments te activeren en te beginnen met het configureren van Lightspeed Restaurant. Nadat je deze stappen hebt voltooid kun je in de toekomst zonder extra handelingen inloggen op de backoffice.

Zoek voordat je inlogt je e-mail voor accountactivatie op en volg de aanwijzingen om een beheerderswachtwoord voor de backoffice in te stellen. Als je meerdere bedrijfslocaties configureert, ontvang je één enkele e-mail voor alle locaties.

1. Ga in een webbrowser naar https://manager.lsk.lightspeed.app/ om naar de inlogpagina voor de backoffice te gaan.
   
   

   Opmerking: We raden aan om een computer te gebruiken voor de backoffice, omdat deze sneller reageert dan een tablet. De backoffice wordt niet ondersteund op mobiele telefoons.

2. Voer je gebruikersnaam (e-mailadres) en wachtwoord in.
3. Klik op inloggen om te door te gaan.
4. Selecteer het bedrijf waarbij je wilt inloggen als daarom wordt gevraagd.
5. Klik in het welkomstscherm op Payments activeren om Lightspeed Payments aan te vragen. De aanvraag is de eerste stap in het configureren van Lightspeed Payments. Je verkoopvertegenwoordiger begeleidt je door dit proces.
   
   

   Opmerking: de aanvraagvereisten voor Lightspeed Payments verschillen enigszins per regio. Controleer de status van je aanvraag, hervat een aanvraag of activeer Lightspeed Payments voor een bedrijfslocatie die een aparte juridische entiteit is vanuit de kopregel in backoffice met behulp van de app-switcher.

   

6. Klik nadat je Payments hebt aangevraagd op Lightspeed Restaurant configureren op het welkomstscherm om te beginnen met het configureren van je POS.
7. Klik op Aan de slag om verder te gaan met de configuratiewizard.
   
   

   Als je de Payments-aanvraag hebt overgeslagen of Lightspeed Payments is niet beschikbaar in jouw regio, dan zie je dit scherm direct na het inloggen op de backoffice.

   

8. Verifieer de handels- en bedrijfsgegevens van je bedrijf, waaronder de naam, het adres en de contactpersoon. Klik op Bevestigen om verder te gaan.
   • Handelsgegevens hebben betrekking op de klantgerichte aanwezigheid van je bedrijf. Hier voer je de naam en het fysieke adres van je bedrijfslocatie in.
   • Bedrijfsgegevens zijn informatie over je juridische eigendom. Bijvoorbeeld de naam van de rechtspersoon, de contactpersoon van het bedrijf en eventuele extra adressen.

   Als je later wijzigingen moet aanbrengen, kun je dat doen vanuit je bedrijfsinstellingen.

   

9. Selecteer het bedrijfstype dat je vestiging het beste beschrijft en klik vervolgens op Doorgaan. Door een bedrijfstype te selecteren worden vooraf automatisch bepaalde functies voor je account geconfigureerd, maar je kunt later altijd individuele instellingen wijzigen.

   Bedrijfsprofieltypes

   Opmerking: de beschikbare bedrijfsprofielen kunnen per regio verschillen.

   • Fast casual/QSR

     Ideaal voor restaurants zonder tafels, zoals foodtrucks of bezorgrestaurants. Functies die beschikbaar zijn in het profiel Fast casual/QSR zijn onder andere:

     • basisondersteuning voor tafelnummer zonder vloerplannen;
     • automatisch printen van kassabonnen voor klanten bij het sluiten van bestellingen;
     • geen fooien.

   • Café/bakkerij

     Ideaal voor restaurants met snelle service die wel tafels hebben, zoals een koffiebar of snackbar. Functies die beschikbaar zijn in het profiel Café/bakkerij zijn onder andere:

     • volledige ondersteuning voor tafelnummers, inclusief vloerplannen;
     • automatisch printen van kassabonnen voor klanten bij het sluiten van bestellingen.

   • Bar/kroeg

     Ideaal voor bars, kroegen en cafés met verkoop aan de bar of aan tafel. Functies die beschikbaar zijn in het profiel Bar/kroeg zijn onder andere:

     • volledige ondersteuning voor tafelnummers, inclusief vloerplannen;
     • automatisch printen van kassabonnen voor klanten bij het sluiten van bestellingen;
     • Mogelijkheid om bestellingen te ordenen per zitplaats

   • Casual / Fine dining

     Ideaal voor zowel traditionele als luxe restaurants die volledig tafelbeheer nodig hebben. De functies die beschikbaar zijn in het profiel Casual / Fine dining zijn onder andere:

     • volledige ondersteuning voor tafelnummers, inclusief vloerplannen;
     • op productiebonnen wordt de volledige ganggeschiedenis geprint;
     • geen directeverkoopmodus;
     • gebruikers worden automatisch uitgelogd na het voltooien van een bestelling.

   • Hotel

     Ideaal voor hotels. Functies die beschikbaar zijn in het profiel Hotel zijn onder andere:

     • volledige ondersteuning voor tafelnummers, inclusief vloerplannen;
     • op productiebonnen wordt de volledige ganggeschiedenis en de naam van het vloerplan geprint;
     • geen directeverkoopmodus;
     • gebruikers worden automatisch uitgelogd na het voltooien van een bestelling.
10. Voltooi de rest van de wizard om toegang te krijgen tot je backoffice. Alle stappen zijn optioneel en worden later behandeld in onze gids Aan de slag, dus je kunt alle stappen overslaan die je nog niet wilt voltooien.
    
    

    De wizard helpt je bij:

    • het configureren van je belastinginstellingen (alleen in Noord-Amerika, automatisch in andere regio's);
    • het invoeren van je fiscale gegevens, zoals een btw- of GST-nummer (alleen in Europa, Australië en omliggende regio's);
    • het configureren van omzetgroepen en instellen van de belasting die wordt toegepast op elke verzameling menu-items;
    • het downloaden van de Lightspeed Restaurant-app en toevoegen van een POS-apparaat.

Door de backoffice navigeren

Om je weg te vinden in de backoffice, moet je de twee belangrijkste onderdelen ervan begrijpen: het navigatiemenu en de kopregel. Het navigatiemenu bevat links naar alle backoffice-secties en -functies, en de kopregel geeft je snel toegang tot accountbeheer en supportpagina's.

Navigatiemenu

Het navigatiemenu in de linkerzijbalk categoriseert de verschillende aanwezige functies in de backoffice en bevat een zoekbalk voor een snelle navigatie naar specifieke functies.

Lees verder voor een overzicht van elke standaard menusectie op het hoogste niveau en de functie ervan.

De secties in het navigatiemenu

• Vervolgkeuzemenu voor bedrijfslocatie: als je meerdere bedrijfslocaties hebt, kun je hiermee schakelen tussen de backoffice van elke locatie. Dit menu is niet zichtbaar voor bedrijven met maar één locatie.
• Ga naar: Klik op de zoekbalk om te zoeken naar een specifieke backofficefunctie die opgenomen is in de menu's. De zoekfunctie kan ook worden geactiveerd met de toetsenbordsnelkoppeling Cmd + K (Mac) of Ctrl + K (Windows).
• Home: Ga terug naar het Dashboard dat als eerste verschijnt nadat je inlogt in de backoffice.
• Menubeheer: Waar je items, menu's en omzetgroepen kunt toevoegen, bewerken en beheren.
• Configuratie: Waar je accountinstellingen, POS-apparaten en apparaatconfiguraties, printers en printerinstellingen, gebruikers en gebruikersgroepen en betaalmethoden beheert.
• Rapporten: toegang tot het Verkoopoverzicht en andere rapporten, zoals verkoop- en personeelsrapporten.
• Advanced Insights: Onze add-on Advanced Insights is een bedrijfseigen rapportagesysteem dat uitgebreid toegang geeft tot je belangrijkste bedrijfsstatistieken.
• Uren: Bekijk de gebruikersshifts en gewerkte uren en voeg nieuwe gebruikersshifts toe.
• Integratie: Configureer en beheer add-ons en externe integraties, zoals bijvoorbeeld online bestellen en Lightspeed Delivery.
• Inventaris: Beheer je voorraad met onze Lightspeed Inventory-module die gedetailleerde inzichten en trackingmogelijkheden biedt.
• Klanten: Klantinformatie, cadeaubonnen en loyaliteitskaarten toevoegen, bekijken en beheren.
• Financiële diensten: Meer informatie over Lightspeed Payments en Lightspeed Capital.
• Zoeken in PMS: Zoek naar specifieke kassabonnen wanneer je gebruikmaakt van een externe property management system-integratie.

Kopregel

De kopregel, bovenaan de backoffice, bevat links naar ondersteuningsbronnen en functies voor accountbeheer, zoals het wijzigen van de taal van de backoffice en uitloggen.

Lees verder voor een overzicht van elke sectie in de kopregel en de functie ervan.

De secties in de kopregel

• Configuratiehandleiding: Stapsgewijze handleiding voor het initiële configuratieproces. De Configuratiehandleiding is alleen zichtbaar als je account nog in de configuratiemodus staat.
• Hulp: Klik om je bedrijfs-ID te bekijken en toegang te krijgen tot links naar het Helpcentrum, tutorialvideo's, het e-mailadres voor Support en de pagina Systeemstatus.
• Taal: Wijzig de taal in de menu's en secties van backoffice in Duits, Engels, Spaans, Frans, Italiaans of Nederlands.
• App-switcher (rasterpictogram): Met de app-switcher kun je schakelen tussen je bestaande Lightspeed-add-ons, zoals Order Anywhere. Ook kun je een gratis proefversie proberen van de add-ons waar je nog geen abonnement op hebt. De status van je Lightspeed Payments-aanvraag wordt hier ook weergegeven, zodat je kunt zien of je bent goedgekeurd of een aanvraag kunt starten of hervatten.
• Gebruikersnaam of pictogram: Klik om de naam, het e-mailadres en het wachtwoord voor je account te bekijken en te wijzigen, om je abonnementen en facturen te beheren (alleen voor geselecteerde accounts) en om uit te loggen bij de backoffice.

Over de Configuratiehandleiding

De Configuratiehandleiding, die te vinden is in de rechterbovenhoek van de kopregel in de backoffice, is een handige toevoeging aan onze Aan de slag-handleiding. De handleiding is alleen beschikbaar wanneer je account in de configuratiemodus staat (alle accounts starten in de configuratiemodus tot je live gaat).

Met de handleiding kun je aan de hand van een checklist je voortgang bijhouden tot het starten van Lightspeed Restaurant voor je bedrijf. Klik op een onderwerp in de handleiding, zoals Menu configureren, om te zien of je alle stappen voor dat onderwerp hebt voltooid.