Erstellen von Kundenrechnungen

Eine Rechnung ist eine Abrechnung für Waren oder Dienstleistungen, die ein Kunde zu einem späteren Zeitpunkt über eine bestehende Zahlungsart persönlich bezahlen kann. Rechnungen können gedruckt, per E-Mail versandt oder als PDF-Datei heruntergeladen werden, um sie dem Kunden zur Verfügung zu stellen. Sie können vom Back Office aus einzeln nach Status verfolgt werden, und der ausstehende Gesamtbetrag eines jeden Kunden ist im Back Office und am POS einsehbar.

Die Erstellung einer Kundenrechnung besteht aus zwei Schritten: 1. Bearbeiten Sie eine Bestellung am POS für die auf der Rechnung benötigten Artikel und 2. Erstellen Sie eine Rechnung für diese Bestellung am POS oder im Back Office.

Wichtig: Bevor Sie eine Rechnung erstellen können, müssen Sie die Kundenabrechnung einrichten, indem Sie die hier beschriebenen Schritte ausführen.

Inhaltsverzeichnis:

• Bearbeitung einer Rechnung
• Erstellen einer Rechnung aus dem POS
• Erstellen einer Rechnung aus dem Back Office

Bearbeitung einer Rechnung

Bearbeiten Sie eine Bestellung in der Lightspeed Restaurant POS-App mit der IKDEBT-Zahlungsart, um eine Quittung zu erstellen, die Sie über die POS-App oder das Back Office in eine Rechnung umwandeln können. Dabei wird der Seite Offene Konten (Forderungen) im Back Office eine Transaktion hinzugefügt, wobei der ausgewählte Kunde zum Debitor wird.

1. Fügen Sie in der Lightspeed Restaurant POS-App Artikel für die Rechnung zu einer Bestellung hinzu.
2. Fügen Sie der Bestellung einen Kunden hinzu. Eine schrittweise Anleitung finden Sie unter Hinzufügen eines Kunden zu einer Bestellung.
3. Wenn Sie mit der Bearbeitung der Bestellung fertig sind, tippen Sie auf Bezahlen, um den Betrag zu erhalten.
4. Wählen Sie die IKDEBT -Zahlungsart, die zuvor im Back Office erstellt wurde.
5. Tippen Sie auf Bezahlen, um die Bestellung abzuschließen.
6. Befolgen Sie die Schritte im Abschnitt Restaurant POS oder Back Office, um eine Rechnung aus dem Auftragseingang zu erstellen.

Erstellen einer Rechnung aus dem POS

Erstellen Sie nach der Bearbeitung eines Rechnungsauftrags eine Rechnung für den Auftragseingang am POS oder über die Seite Offene Konten (Forderungen)imBack Office. Wenn Sie die Schritte in diesem oder dem folgenden Abschnitt nicht ausführen, können Sie die Rechnung nicht begleichen, wenn der Kunde sie bezahlt.

1. Tippen Sie in der Lightspeed Restaurant POS-App auf Kunden.
2. Suchen Sie im zuvor bearbeiteten Rechnungsauftrag nach dem Kunden.
3. Tippen Sie auf Ansicht neben dem Namen des Kunden, um sein Profil zu öffnen.
4. Wählen Sie Saldo, um ausstehende Rechnungstransaktionen und offene Rechnungen für den Kunden anzuzeigen.
5. Tippen Sie auf Rechnung erstellen, um eine Rechnung für alle ausstehenden Rechnungsaufträge des Kunden zu erstellen.
   
   
6. Tippen Sie auf Abbrechen, um zum Profil des Kunden zurückzukehren.
7. (Optional) Um eine Rechnung im Belegformat zu drucken oder per E-Mail zu versenden, führen Sie die Schritte 7a–7f aus:
   1. Tippen Sie in der Navigationsleiste auf Quittungen.
   2. Wählen Sie die Quittung für den Rechnungsauftrag aus und tippen Sie dann auf das grüne Optionssymbol.
   3. Tippen Sie auf Rechnung erstellen.
   4. Tippen Sie auf Kunde zur Rechnung hinzufügen und wählen Sie den mit der Rechnung verbundenen Kunden aus.
   5. Tippen Sie auf OK, um die Rechnung im Quittungsformat zu erstellen.
   6. Tippen Sie erneut auf das grüne Optionssymbol und wählen Sie dann Drucken oder E-Mailaus.
8. (Optional) Um eine Rechnung im Briefformat auszudrucken oder eine Kopie im PDF-Format herunterzuladen, befolgen Sie Schritt 8 unter Erstellen einer Rechnung aus dem Back Office.

Erstellen einer Rechnung aus dem Back Office

Erstellen Sie nach der Bearbeitung eines Rechnungsauftrags eine Rechnung für den Auftragseingang auf der Seite Offene Konten (Forderungen) im Back Office oder in der POS-App. Wenn Sie die Schritte in diesem oder dem vorherigen Abschnitt nicht ausführen, können Sie die Rechnung nicht begleichen, wenn der Kunde sie bezahlt.

Wichtig: Deutsche Konten müssen Rechnungen über die Restaurant POS-App erstellen, da sie dies nicht über das Back Office tun können.

1. Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten für Lightspeed Restaurant im Backoffice an.
2. Wählen Sie im Navigationsmenü die Option Kunden > Debitoren > Offene Konten (Forderungen).
3. Wählen Sie Ausstehende Transaktionenaus. Auf dieser Seite werden Belege angezeigt, die mit der IKDEBT-Zahlungsart bezahlt wurden und noch nicht in Rechnungen umgewandelt wurden.
4. Klicken Sie auf das + neben einem Kunden, um alle seine Rechnungsaufträge anzuzeigen.
5. Markieren Sie das Kästchen neben jeder Quittung, die in die Rechnung aufgenommen werden soll, und klicken Sie dann auf Rechnung erstellen, um eine einzelne Rechnung für die ausgewählten Quittungen zu erstellen.
   
   
6. (Optional) Geben Sie einen Kommentar ein, der am oberen Rand der Rechnung angezeigt werden soll.
7. Klicken Sie auf OK, um die Rechnung zu erstellen und die Transaktion von Ausstehende Transaktionen in Offene Rechnungen zu verschieben.
8. Um die Rechnung anzuzeigen, auszudrucken oder herunterzuladen, führen Sie die Schritte 8a–8d aus:
   1. Klicken Sie auf Offene Rechnungen, um alle offenen Rechnungen anzuzeigen.
   2. Klicken Sie auf das + neben dem Kunden, um seine offenen Rechnungen anzuzeigen.
   3. Wählen Sie Rechnung anzeigen neben einer Rechnung, um sie auf dem Bildschirm zu öffnen.
   4. (Optional) Drucken Sie die Rechnung über das Menü Ihres Webbrowsers auf einem angeschlossenen Drucker aus, um sie per Post oder persönlich zuzustellen, oder speichern Sie die Rechnung als PDF-Datei für Ihre eigenen Unterlagen oder zum Anhängen an eine E-Mail.

Nächste Schritte

Kundenrechnungen im Back Office und am POS anzeigen, begleichen und verwalten.